Dette er den komplette guiden til integrasjonen mellom Visma Lønn Norge og Workfeed. Selve integrasjonen er veldig enkel, men det dukker naturligvis opp noen spørsmål underveis når det gjelder lønnsutbetaling. Du finner svar på alle spørsmålene dine nedenfor!
Oppsett av integrasjonen
Sørg for at alle ansatte er opprettet i Visma Lønn Norge.
Åpne "Innstillinger" ⚙️, deretter "Integrasjoner" 🖇️ og bla ned til "Åpne lønnsintegrasjoner".
Åpne deretter Visma Lønn Norge i menyen til høyre.
Deretter må du legge inn ansattnumrene fra Visma Lønn Norge for dine ansatte, eller velge "Ignorer".
Merk: Gå gjennom alle brukere og sørg for at de enten er matchet eller ignorert, da dette avgjør hvordan timer knyttes til riktig ansatt i Visma Lønn Norge. Timer sendes for alle timelønnede ansatte. Timer for ignorerte brukere, ansatte med månedslønn og brukere uten timelønn blir ikke sendt.
Deretter må du legge inn ønsket lønnskode for timelønn.
Sørg for å holde integrasjonen oppdatert når du ansetter nye medarbeidere, ved å gå til integrasjonen du opprinnelig satte opp (se punkt 2). Klikk deretter på "Match brukere" igjen.
Velg om du vil bruke fradrag eller ikke.
Send timer fra Workfeed til Visma Lønn Norge
For å sende timer til Visma Lønn Norge klikker du på "Vaktplan" 📅 øverst til venstre i vaktplanen og velger deretter "Tidsregistrering" 💰.
I tidsregistreringen må du sørge for å velge riktig periode, slik at de riktige timene sendes til Visma Lønn Norge. Hvis du har satt opp lønnsperioden riktig, bør du velge "Siste lønnsperiode", men du kan også velge det datointervallet du trenger å sende timer for.
Merk: Gå til "Innstillinger" ⚙️ > "Tidsregistrering" 💰 > "Lønnsperiode" for å sette opp lønnsperioden, slik at du enkelt kan velge den i fremtiden.
Hvis du bruker stempelur eller på annen måte lar ansatte registrere egne timer, vil alle vakter som venter på godkjenning vises i den blå knappen øverst til høyre. Hvis du ikke godkjenner vaktene før du sender timer til Visma Lønn Norge, sendes de planlagte timene i Workfeed til Visma Lønn Norge. Når du godkjenner vaktene, sendes de godkjente timene til Visma Lønn Norge.
Gå gjennom de ansattes timer og kontroller at alt ser riktig ut før du klikker på "Eksporter..." øverst til høyre.
Et vindu åpnes nå, hvor du får mulighet til å dobbeltsjekke at du har tatt hensyn til alt:
Er perioden avsluttet? Slik at du ikke sender timer som ennå ikke er jobbet.
Er alle ansatte matchet?
Finnes det vakter med endringer som venter på godkjenning?
Merk: Du kan fortsatt eksportere timene selv om ikke alle regler er oppfylt. For eksempel hvis du vet at en ansatt mangler en match, men at timene til vedkommende heller ikke skal eksporteres.
Når alt ser riktig ut, klikker du på "Velg lønnsintegrasjon".
Deretter må du velge en aktiv Visma Lønn Norge-integrasjon eller sette opp en ny integrasjon (følg trinnene i "Oppsett av integrasjonen").
Kontroller at alle brukere er matchet riktig. Hvis det finnes brukere som ikke er matchet, kan du klikke på "Åpne brukermatching" og sørge for at de er satt opp riktig. I tillegg må kundenummer og arbeidsgivernummer være fylt inn korrekt før du klikker på "💰 Fortsett til lønnseksport".
Når alt ser riktig ut, velger du "Send til Visma Lønn Norge".
Deretter lastes det ned en CSV-fil, som kan importeres i Visma Lønn Norge.
Oppsett av tillegg for Visma Lønn Norge-integrasjonen
Hvis du har satt opp tillegg i Workfeed, kan du definere hvilken linje i Visma Lønn Norge tillegget skal havne på. Dette gjøres ved å legge inn en lønnskode på tillegget i Workfeed, som også finnes i Visma Lønn Norge.
Du kan lese mer om tillegg her.
Feil under eksport
Integrasjonen fungerer som regel uten problemer, men noen ganger går ikke alt helt som ønsket. Her er noen tips til hvordan du kan identifisere en feil i eksporten til Visma Lønn Norge.
Sørg for at alt ser riktig ut i Workfeed. Hvis for eksempel tilleggene er satt opp feil i Workfeed, vil de overførte timene i Visma Lønn Norge også bli feil.
Gå gjennom oppsettet i Workfeed på nytt:
Åpne brukermatching i Visma Lønn Norge-integrasjonen (følg forklaringen i "Oppsett av integrasjonen"). Her må du sørge for at alle ansatte er matchet med riktig ansatt i Visma Lønn Norge. Du bør også velge "Ignorer" ved siden av ansatte som ikke skal sendes til lønn. Dette gjelder for eksempel alle heltidsansatte i Workfeed.
Kontroller at alle ansatte som skal sendes til Visma Lønn Norge, har timelønn lagt inn i Workfeed. Dette kan du sjekke for hver ansatt ved å åpne profilen deres i teamlisten, klikke på "Rediger profil" og bla ned til feltet "Lønn".
Er lønnskodene på tilleggene dine i Workfeed riktige? Kontroller at lønnskodene som er lagt inn på tilleggene i Workfeed, er lønnskoder som Visma Lønn Norge gjenkjenner. Feltet må enten stå tomt eller inneholde en lønnskode fra Visma Lønn Norge. Lenger oppe finner du en forklaring av lønnskoder og tillegg.
FAQ
Hvem sendes timer for til Visma Lønn Norge?
Alle matchede ansatte med timelønn sendes til Visma Lønn Norge når du klikker på "Send til Visma Lønn Norge". Vi sender ikke timer for ansatte som mangler ansattnummer, er ignorert, ikke har timelønn eller mottar månedslønn.
Må jeg opprette ansatte i begge systemer?
Ja, du må ha ansatte opprettet i begge systemer. For å sende timer til Visma Lønn Norge er det viktig at den samme ansatte også finnes i Visma Lønn Norge og har riktig ansattnummer lagt inn i Workfeed.
Kan jeg sende timer fra én Workfeed-konto til to Visma Lønn Norge-kontoer?
Ja, du kan sette opp flere Visma Lønn Norge-kontoer og velge hvilke avdelinger/ansatte du vil eksportere timer/lønn for.
Hva skjer hvis jeg ikke godkjenner stemplede tider før jeg eksporterer til Visma Lønn Norge?
Hvis du ikke godkjenner de stemplede tidene, sendes de planlagte tidene til Visma Lønn Norge. Hvis du for eksempel nettopp har aktivert stempeluret og ikke alle har begynt å bruke det ennå, kan du enkelt velge å hoppe over godkjenningen og bare sende de planlagte timene til Visma Lønn Norge.
Hvordan inkluderer jeg regnskapsføreren min?
Hvis du har en regnskapsfører, er det viktig at minst én person har tilgang til begge systemer. Det kan være vanskelig å forstå timeoverføringen hvis man ikke kan se hva som overføres i Workfeed. Du kan opprette regnskapsføreren akkurat som du oppretter en ansatt, og sørge for å gi vedkommende administratortilgang.
Det ser feil ut i Visma Lønn Norge. Hva gjør jeg?
Det kan være flere grunner til at timene ikke ser ut som forventet. Vi anbefaler at du leser hele denne artikkelen. Ellers peker vi på noen ting i siste del av artikkelen som kan hjelpe.