¿Qué es la asignación automática?
La asignación automática es la función de horario automático de Workfeed y te permite asignar a tus empleados a turnos con solo un clic. Así es como funciona: La asignación automática asigna cuidadosamente a tus empleados a los turnos en el horario basado en factores impactantes como la disponibilidad informada de tu equipo, funciones/capacidades, horas mínimas y máximas semanales, y regulaciones de programación para asegurar una distribución ideal. Además, puedes personalizar nuestro algoritmo para satisfacer tus necesidades lo más posible.
Antes de empezar con la asignación automática
Es importante verificar que hayas establecido horas mínimas y máximas para los empleados y/o que hayas asignado empleados como principales en el departamento donde deseas programar automáticamente.
Cómo definir horas mínimas y máximas para los empleados
Puedes definir las horas mínimas y máximas de cada empleado haciendo clic en asignación automática en la vista del horario y seleccionando 'Ajustar mín. y máx. horas'. Esto abre una vista general de las horas mínimas y máximas de todos tus empleados donde puedes hacer ajustes.
Ajustar horas para un empleado individual
Navega a la lista del equipo haciendo clic en el icono '👬' en la parte superior derecha de tu pantalla. Aquí, encuentra al empleado que quieres editar y haz clic en 'Editar perfil'. Después de hacer clic en 'Editar perfil' encontrarás la pestaña 'Laboral'. Cuando hagas clic aquí podrás definir las horas mín. y máx. por semana de los empleados. Asegúrate de hacer clic en 'Guardar' en la parte superior derecha cuando hayas terminado.
Cómo marcar a los empleados como principales en un departamento
La asignación automática solo toma en cuenta a los empleados principales de un departamento cuando asigna empleados a turnos. Cuando marcas a un empleado como principal en un departamento indicas que esta es su área principal de trabajo y aseguras que esté incluido en la asignación automática.
Puedes marcar a un empleado como principal desde el cajón del departamento. Para acceder al cajón del departamento, haz clic en el nombre de tu departamento en la esquina superior izquierda y selecciona "Gestionar departamentos". Cuando hagas clic en un departamento, puedes marcar a los empleados como principales haciendo clic en 'Empleados principales' en la parte inferior derecha. Simplemente marca ☑️ a un empleado si deseas marcarlo como principal.
Cómo personalizar el algoritmo de asignación automática
Una vez que hayas asignado horas mín. y máx. a los empleados, asignado departamentos principales y creado el horario, puedes proceder a personalizar el algoritmo para satisfacer tus necesidades. Puedes hacer esto haciendo clic en 'Asignación automática' en la parte superior derecha de la vista del horario.
Una vez que la asignación automática esté abierta, puedes empezar a personalizar el algoritmo de las siguientes maneras:
Qué empleados y funciones deben ser incluidos por la asignación automática.
El descanso mínimo que un empleado debe tener entre dos turnos.
El número máximo de días de trabajo consecutivos que un empleado puede ser programado.
Si los empleados pueden ser asignados a múltiples turnos en el mismo día.
Cómo usar la asignación automática
Una vez que hayas asignado horas mín. y máx. a los empleados, asignado departamentos principales, creado el horario y personalizado el algoritmo, la asignación automática está lista para completar tu horario. Todo lo que tienes que hacer es hacer clic en el gran botón azul 'Asignación automática'.
Desde aquí solo tienes que sentarte mientras Workfeed asigna los turnos. Ten en cuenta que cuantos más turnos llenes, más tiempo tomará.
Una vez que la asignación automática haya terminado de asignar a los empleados a los turnos, puedes guardar el horario (aún no se publicará) seleccionando 'mantener y guardar cambios', o puedes hacer que la asignación automática sugiera otra opción seleccionando 'deshacer' y comenzando la asignación automática nuevamente.
Después de que la asignación automática se complete y se guarde, verás movimiento en los círculos en el lado izquierdo del horario. Los círculos representan la medida en que se han cumplido las horas semanales de un empleado. El color naranja significa que un empleado tiene menos horas que su mínimo, el verde significa que el empleado está entre el mínimo y el máximo en términos de horas, y el rojo significa que se le han asignado más horas que su máximo (esto no ocurre con la asignación automática).
¿Cómo asegura la asignación automática una distribución precisa?
El algoritmo de asignación automática de Workfeed toma en cuenta los siguientes factores al asignar a tus empleados a los turnos:
La disponibilidad informada de un empleado. Los empleados pueden enviar su disponibilidad en la aplicación Workfeed, esto es sistemáticamente respetado por la asignación automática.
Las horas mínimas y máximas especificadas que se establecen para un empleado. Un empleado nunca será asignado más horas de las máximas.
La función de un empleado. Un empleado no será asignado a un turno si no se le ha asignado la función.
Ausencias como vacaciones y enfermedad. Cuando un empleado está registrado como ausente no será programado.
Regla de 11 horas. La asignación automática toma en cuenta la regla de 11 horas y nunca programa a nadie dentro de las 11 horas posteriores al final de su turno anterior (o la cantidad personalizada que hayas llenado).
5 días de trabajo. No se programan más de 5 días por semana (o la cantidad personalizada que hayas llenado) para un empleado.
FAQ.
La asignación automática no llena todos los turnos en mi horario, ¿por qué?
La asignación automática puede dejar turnos sin asignar si no hay un empleado adecuado disponible basado en los factores mencionados en '¿Cómo asegura la asignación automática una distribución precisa?'.
¿Puedo hacer cambios después de usar la asignación automática?
Sí, la asignación automática es en esencia solo un borrador y puedes hacer tus propios cambios antes de publicar tus turnos.
¿Es posible deshacer la asignación automática?
Sí, una vez que la asignación automática esté lista te preguntará si deseas mantener o deshacer el horario.
No pasa nada cuando hago clic en la asignación automática, ¿por qué?
La razón más común es que no hay empleados principales asignados en el departamento donde deseas usar la asignación automática. Alternativamente, puede ser que simplemente no haya empleados disponibles basados en los factores mencionados en '¿Cómo asegura la asignación automática una distribución precisa?'. No dudes en contactarnos si no puedes resolverlo.
Recibo un mensaje de error cuando hago clic en la asignación automática, ¿por qué?
Puede haber un error en el horario dentro del período seleccionado, un turno con una función asignada que ya no existe, por ejemplo. Puedes revisar el horario y recargarlo o intentar asignar automáticamente unos pocos turnos en otra semana para ver si el mensaje de error desaparece. Si el mensaje de error persiste, por favor contáctanos a través del chat de soporte.