Dieser Leitfaden erklärt dir alles, was du über die Integration zwischen ADP und Workfeed wissen musst. Die Integration selbst ist super einfach, jedoch können bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung einige Fragen auftauchen.
Die Antworten auf alle deine Fragen findest du unten!
Wie die Integration funktioniert
Sobald du die ADP-Integration in Workfeed aktiviert hast, werden die Stundenzettel aus Workfeed automatisch im bevorzugten Format von ADP exportiert. Dadurch kannst du die CSV-Datei mit nur wenigen Klicks in ADP hochladen.
Aktivierung der Integration
Stelle sicher, dass alle Mitarbeiter in ADP eingerichtet sind.
Öffne Workfeed > Einstellungen > Integrationen > ADP > tippe auf Integration starten.
Nun musst du die Mitarbeiter zuordnen. Das machst du, indem du die Mitarbeiternummern/ID aus ADP in das Feld neben der entsprechenden Person in Workfeed einfügst. Wenn du die Daten bestimmter Mitarbeiter nicht an ADP senden möchtest, kannst du neben ihrem Namen Ignorieren auswählen.
Stunden aus Workfeed exportieren
Wechsle oben links in der Einsatzplan-Ansicht von Dienstplan zu Zeiterfassung.
Stelle nun sicher, dass du den richtigen Zeitraum auswählst, um die korrekten Stunden an ADP zu senden.
Wenn du deine Lohnperiode korrekt eingestellt hast, wähle Letzte Lohnperiode. Du kannst aber auch jeden beliebigen Datumsbereich festlegen, für den du Stunden exportieren möchtest.
Unter Einstellungen > Zeiterfassung > Lohnperiode kannst du deine Lohnperiode festlegen, sodass du diese in Zukunft ganz einfach auswählen kannst.
Wenn du die Stempeluhr nutzt oder Mitarbeitern erlaubst, ihre Stunden selbst zu erfassen, werden alle Schichten, die auf Freigabe warten, über die Schaltfläche oben rechts gesammelt. Wenn du die Schichten nicht freigibst, bevor du die Stunden an ADP sendest, werden die geplanten Stunden aus Workfeed exportiert. Sobald du die Schichten freigibst, werden die freigegebenen Stunden exportiert.
Überprüfe die Mitarbeiter und kontrolliere, ob alles korrekt aussieht, bevor du oben rechts auf der Zeiterfassungsseite auf Exportieren klickst.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem du nochmals überprüfen kannst, ob du alles berücksichtigt hast:
a. Ist der Zeitraum beendet? Achte darauf, keine Stunden zu exportieren, die noch nicht gearbeitet wurden.
b. Haben alle Mitarbeitenden einen Stundenlohn zugewiesen bekommen?
c. Gibt es Schichten mit Änderungen, die noch auf Freigabe warten? In dieser Anleitung erfährst du wie du Schichten mit geänderten Arbeitszeiten freigeben kannst.Beachte, dass es trotzdem möglich ist, die Stunden zu exportieren, auch wenn diese Regeln nicht eingehalten werden. Vielleicht weißt du zum Beispiel, dass es bestimmte Schichten gibt, die keine Freigabe benötigen. Mach dir keine Sorgen: Solltest du einen falschen Zeitraum oder etwas Ähnliches exportieren, kannst du einfach eine neue CSV-Datei exportieren und stattdessen diese verwenden.
Wenn alles korrekt aussieht, kannst du fortfahren, indem du auf Lohnabrechnungsanbieter auswählen klickst, um den Export zu starten.
In der nächsten Übersicht kannst du den Anbieter auswählen, zu dem du exportieren möchtest. In diesem Fall ADP.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem du nochmals überprüfen kannst, ob deine Mitarbeitenden korrekt zugeordnet sind.
Wenn alles passt, kannst du fortfahren, indem du auf Mit Export fortfahren klickst.
Im letzten Schritt kannst du noch Anpassungen an der Lohnperiode vornehmen und nach bestimmten Abteilungen oder Rollen filtern. Wenn alles bereit ist, klickst du auf Nach ADP exportieren, um deine individuelle CSV-Datei zu erstellen.
Die CSV-Datei wird automatisch heruntergeladen und du kannst auf das grüne Feld klicken, das unten auf deinem Bildschirm erscheint, um ADP zu öffnen.
Import der CSV-Datei in ADP
Du kannst die CSV-Datei nun in deiner ADP-Umgebung importieren.
Sofern es Fragen gibt oder du Unterstützung benötigst, kannst du dich an den Kundenservice von ADP wenden.
FAQ.
Warum muss ich meine Mitarbeiter zuordnen?
Workfeed exportiert die Lohndaten an die richtigen Personen, indem die Workfeed-Nutzenden mit den ADP-Nutzenden abgeglichen werden.
Wessen Stunden sind im Export enthalten?
Alle zugeordneten Mitarbeiter mit einem Stundenlohn werden exportiert.
Wir senden keine Stunden für Mitarbeiter, die nicht zugeordnet wurden, ignoriert wurden, keinen Stundenlohn haben oder ein Festgehalt beziehen.
Werden die Stunden direkt an ADP gesendet, sobald ich sie aus Workfeed exportiere?
Nein. Es wird lediglich eine CSV-Datei exportiert, die auf deinem Computer gespeichert wird. Diese muss anschließend noch in ADP importiert werden.
Du musst dir also keine Sorgen machen, falls du einmal einen falschen Export machst. Du kannst die Fehler korrigieren und eine neue Datei exportieren, bevor du sie in ADP importierst. Wie das funktioniert, erklärt der Abschnitt Import der CSV-Datei in ADP.
Muss ich die Mitarbeiter in beiden Systemen anlegen?
Ja. Damit die Stunden im richtigen Format exportiert werden, ist es wichtig, dass die gleichen Mitarbeiter auch in ADP existieren.
Mit der eingerichteten Integration kannst du die Mitarbeiter mithilfe der Mitarbeiter/ID aus ADP zuordnen.
Was passiert, wenn ich die gestempelten Stunden nicht freigebe, bevor ich den Export starte?
Wenn du die gestempelten Zeiten nicht freigibst, werden stattdessen die geplanten Zeiten exportiert.
Beispiel: Wenn du die Stempeluhr gerade erst aktiviert hast und nicht alle Mitatbeiter ein- und ausgestempelt haben, kannst du die Freigabe überspringen und einfach die geplanten Stunden exportieren.
Wie binde ich meine Buchhalterin / meinen Buchhalter ein?
Wenn du mit einer Buchhalterin oder einem Buchhalter zusammenarbeitest, ist es wichtig, dass mindestens eine Person Zugriff auf beide Systeme hat.
Es kann sehr schwierig sein, die Übertragung der Stunden nachzuvollziehen, wenn man nicht sieht, was aus Workfeed übertragen wird.
Du kannst für deine Buchhalterin oder deinen Buchhalter ein Konto in Workfeed anlegen und Admin-Zugriff gewähren.
Das Format meiner exportierten Datei sieht seltsam aus.
Das kann an deinen Excel-Einstellungen liegen. Du kannst die exportierte CSV-Datei direkt in ADP importieren.
Falls du die Datei vorher überprüfen möchtest, kannst du sie auch in Google Tabellen öffnen, um die richtige Formatierung zu sehen.