Sieh dir an, wie du Workfeed mit Salary integrierst und die Vorteile verstehst.
Dies ist der vollständige Leitfaden zur Integration zwischen Salary und Workfeed. Die Integration selbst ist sehr einfach, aber natürlich können im Bereich der Lohnabrechnung einige Fragen auftauchen. Die Antworten auf alle deine Fragen findest du unten!
Integration einrichten
Öffne Workfeed > Einstellungen > Integrationen > Lohnabrechnungsintegration öffnen.
Wähle dann Salary aus dem Menü auf der rechten Seite aus.
2. Gib deinen Salary-Schlüssel ein:
Öffne Salary.
Gehe zu Unternehmen > API-Schlüssel > klicke auf "API-Schlüssel hinzufügen."
Gib dem Schlüssel eine Beschreibung, z. B. „Workfeed.“
Kopiere den Schlüssel und füge ihn in Workfeed ein.
3. Jetzt musst du die Mitarbeiter abgleichen. Der Abgleich erfolgt automatisch durch den Vergleich der E-Mail-Adresse und der Sozialversicherungsnummer zwischen Workfeed und Salary, aber du kannst auch wählen, die Mitarbeiter manuell abzugleichen.
Der Abgleich wird nur verwendet, um die Mitarbeiterprofile in Workfeed und Salary auf dem neuesten Stand zu halten. Zum Beispiel, wenn du die E-Mail-Adresse in Workfeed für einen abgeglichenen Mitarbeiter aktualisierst, wird die E-Mail auch in Salary aktualisiert.
Beim Übertragen der Stunden an Salary werden die Stunden basierend auf der E-Mail-Adresse und der Sozialversicherungsnummer übertragen, unabhängig davon, ob der Mitarbeiter abgeglichen ist oder nicht.
4. Stelle sicher, dass du die Integration auf dem neuesten Stand hältst, wenn du neue Mitarbeiter hinzufügst, indem du zu Einstellungen > Integrationen > Salary > Einstellungen > „Mitarbeiter erneut abgleichen“ gehst.
5. Die Einrichtung ist nun abgeschlossen, und du bist bereit, die Lohnabrechnung durchzuführen.
Automatische Erstellung von Mitarbeitern
Stelle sicher, dass die Integration wie in den oben beschriebenen Schritten korrekt eingerichtet ist.
Öffne die Teamliste und klicke oben rechts auf das blaue "➕", um einen neuen Mitarbeiter zu erstellen.
Da du mit Salary integriert bist, siehst du ein grünes Kontrollkästchen „Zu Salary hinzufügen“. Wenn dieses Kontrollkästchen markiert ist, wird der Mitarbeiter automatisch in Salary erstellt, sobald er sein Profil in Workfeed abgeschlossen hat.
Stunden an Salary von Workfeed senden
Wechsle in der oberen linken Ecke des Arbeitsplans von „Dienstplan“ zu „Zeiterfassung“.
Hier stelle sicher, dass du den richtigen Zeitraum einstellst, damit du die korrekten Stunden an Salary sendest. Wenn du deinen Abrechnungszeitraum korrekt eingerichtet hast, wähle „Letzter Abrechnungszeitraum“, aber du kannst auch den genauen Datumsbereich festlegen, für den du Stunden senden möchtest.
Unter Einstellungen > Zeiterfassung > Abrechnungszeitraum kannst du deinen Abrechnungszeitraum festlegen, damit du ihn in Zukunft leicht auswählen kannst.
Wenn du die Stechuhr verwendest oder es den Mitarbeitern erlaubst, ihre Stunden auf andere Weise zu registrieren, erscheinen alle Schichten, die auf die Genehmigung warten, im Button oben rechts. Wenn du das Genehmigen der Schichten überspringst, bevor du die Stunden an Salary sendest, werden die eingeplanten Stunden in Workfeed an Salary gesendet. Sobald du die Schichten genehmigst, werden die genehmigten Stunden an Salary gesendet.
Überprüfe die Mitarbeiter und stelle sicher, dass alles korrekt aussieht, bevor du auf „Exportieren...“ in der oberen rechten Ecke der Zeiterfassungsansicht klickst.
Ein Fenster wird geöffnet, in dem du noch einmal überprüfen kannst, ob alles in Ordnung ist:
Ist der Zeitraum abgeschlossen? So stellst du sicher, dass keine Stunden für Schichten gesendet werden, die noch nicht stattgefunden haben.
Wurde jedem Mitarbeiter ein Stundenlohn zugewiesen?
Gibt es Schichten mit Änderungen, die auf die Genehmigung warten?
Du kannst die Stunden trotzdem exportieren, auch wenn nicht alle Regeln beachtet wurden. Zum Beispiel, wenn du weißt, dass einige Schichten keine Genehmigung benötigen.
Klicke auf „Lohnabrechnungsintegration auswählen“.
Wähle eine aktive Salary-Integration unter „Aktive Lohnabrechnungsintegrationen“ aus oder richte eine neue Salary-Integration unter „Neue Lohnabrechnungsintegration einrichten“ ein.
Stelle anschließend sicher, dass alle Mitarbeiter entweder „abgeglichen“ oder „ignoriert“ wurden, bevor du auf „💰 Weiter zum Lohnabrechnungs-Export“ klickst.
Wenn du den Lohnabrechnungs-Export geöffnet hast, solltest du erneut sicherstellen, dass die Informationen für folgende Punkte korrekt sind:
Zeitraum
Abteilungen
Rollen
Du wirst auch sehen können, wie viele Schichten exportiert wurden und ob es Schichten gibt, die nicht exportiert wurden.
Sobald der Export abgeschlossen ist, zeigen wir dir ein Status-Update darüber, wie der Transfer verlaufen ist.
Wie viele Nutzer ihre Schichten gesendet bekommen haben.
Wie viele Nutzer ihre Schichten nicht gesendet bekommen haben. Dies sind Mitarbeiter, bei denen Workfeed keinen passenden Mitarbeiter in Salary mit der exakt gleichen E-Mail-Adresse oder Sozialversicherungsnummer (CPR) finden konnte.
Alle Fehler, die von Salary zurückgegeben wurden. Dies sind einzigartige Fehler, die Workfeed nicht erkennt, daher wird empfohlen, diese Fehlermeldungen an den Support von Salary zu senden, der dir helfen kann, das Problem zu lösen, bevor du versuchst, die Stunden erneut zu senden.
Du kannst auch „Die Backup-Datei für Salary herunterladen“, die du an den Support von Salary senden kannst, um bei der Lösung von Problemen zu helfen.
Lohnabrechnung im CSV-Format speichern
Es kann sehr nützlich sein, Stunden aus Workfeed manuell herunterzuladen und hochzuladen. Dies erfolgt im CSV-Format, das von Salary gelesen werden kann. Es ist genau dasselbe wie beim Klicken auf „An Salary senden“, aber anstatt dass Workfeed die Stunden direkt an Salary sendet, übernimmst du das Herunterladen der Stunden und das Hochladen in Salary selbst.
Öffne Zeiterfassung > „Exportieren...“ > „Lohnabrechnungsintegration auswählen“ > „💰 Weiter zur Lohnabrechnungsintegration“ > Lade die Backup-Datei für Salary herunter.
Die Datei wird höchstwahrscheinlich in deinem Download-Ordner auf deinem Computer gespeichert. Es ist wichtig, dass du diese Datei nicht öffnest, da dies das Format stören könnte.
Gehe zu Salary > Registrierungen > „Aus Datei importieren“
Wähle „Workfeed CSV-Datei im speziellen Salary-Format“ aus > Klicke auf „Weiter, um hochzuladen“
Wähle, ob du „Nicht lohnabrechnete Zeiterfassungen vor dem Speichern des Imports entfernen“ möchtest.
Wenn du die Lohnabrechnung für mehrere Workfeed-Abteilungen bearbeitest und sowohl die API als auch die CSV-Datei verwendest, solltest du diese Funktion NICHT aktivieren.
Wenn du nur eine Datei hochlädst, wird empfohlen, die Funktion zu aktivieren, um sicherzustellen, dass alte, nicht lohnabrechnete Daten überschrieben werden.
Klicke schließlich auf „Workfeed-Datei hochladen“, überprüfe die Mitarbeiter, bevor du auf „Genehmigen“ klickst.
Fehler im Export
Die Integration läuft normalerweise reibungslos, aber manchmal läuft nicht alles so wie gewünscht. Hier sind einige Tipps, wie du einen möglichen Fehler im Export zu Salary identifizieren kannst:
Stelle sicher, dass in Workfeed alles korrekt aussieht.
Wenn zum Beispiel die Zulagen in Workfeed falsch eingerichtet sind, werden auch die Stunden, die an Salary übertragen werden, falsch angezeigt.Überprüfe, dass alle Mitarbeiter, deren Löhne an Salary gesendet werden müssen, einen Stundenlohn in Workfeed eingetragen haben.
Du kannst dies einfach unter Einstellungen > Zeiterfassung > Stundenlohn tun. Du kannst es auch individuell für jeden Mitarbeiter machen, indem du die Teamliste öffnest > einen Mitarbeiter auswählst > „Profil bearbeiten“ klickst > Lohn > Stundenlohn.Überprüfe den Exportstatus in Workfeed.
Nachdem du Stunden exportiert hast, geben wir dir eine gute Übersicht darüber, wie der Export verlaufen ist und erklären alles. Wenn es Benutzer gibt, deren Schichten nicht exportiert wurden, kannst du auf sie klicken, um genau zu sehen, welche Benutzer betroffen sind. Dies liegt höchstwahrscheinlich daran, dass wir keinen Mitarbeiter in Salary mit der exakt gleichen E-Mail-Adresse oder Sozialversicherungsnummer (CPR) finden konnten.Salary kann auch einzigartige Exportfehler zurückgeben.
Dies tritt häufig auf, wenn:Du versuchst, mehr als 24 Stunden am selben Datum zu übertragen (z. B. wenn du versehentlich überlappende Schichten erstellt hast).
Du versuchst, Schichten für einen Mitarbeiter zu senden, dessen Salary-Vertrag noch nicht begonnen hat.
Führe einen manuellen Export zu Salary mit einer CSV-Datei durch.
Wenn du die CSV-Datei in Salary hochlädst, erhältst du eine leicht verständliche Fehlermeldung, die dir hilft, die Einrichtung zu aktualisieren, bevor du den Export erneut versuchst.
FAQ
Wie funktioniert das Importieren von Mitarbeitern aus Salary?
Du kannst deine Mitarbeiter direkt aus Salary über die Teamliste ➕ importieren. Im Menü kannst du auswählen, welche Mitarbeiter importiert werden sollen, und ihnen eine direkte E-Mail-Einladung zu Workfeed senden.
Wer hat seine Stunden an Salary gesendet?
Alle Mitarbeiter, die eine übereinstimmende E-Mail-Adresse oder Sozialversicherungsnummer (CPR) in Salary haben und die auch einen Stundenlohn in Workfeed haben. Stunden werden gesendet, wenn du auf „An Salary senden“ unter Zeiterfassung klickst. Wir senden keine Stunden für Mitarbeiter, die keinen Stundenlohn haben oder die auf einem Vollzeitgehalt sind.Muss ich Mitarbeiter in beiden Systemen anlegen?
Ja, um Stunden an Salary zu senden, ist es wichtig, dass derselbe Mitarbeiter auch in Salary existiert und eine übereinstimmende E-Mail-Adresse oder Sozialversicherungsnummer (CPR) hat. Mit der eingerichteten Integration werden Mitarbeiter automatisch in Salary mit der korrekten E-Mail-Adresse und Sozialversicherungsnummer erstellt, wenn sie in Workfeed angelegt werden.Was passiert, wenn ich Zeiterfassungen nicht genehmige, bevor ich sie an Salary exportiere?
Wenn du die Zeiterfassungen nicht genehmigst, werden die eingeplanten Stunden stattdessen an Salary gesendet. Zum Beispiel, wenn du die Stechuhr gerade erst aktiviert hast und nicht alle Mitarbeiter sich ein- und ausgebucht haben, kannst du die Genehmigung überspringen und einfach die eingeplanten Stunden an Salary senden.Wie beziehe ich meinen Buchhalter mit ein?
Wenn du einen Buchhalter hast, ist es wichtig, dass mindestens eine Person Zugang zu beiden Systemen hat. Es kann schwierig sein, den Übertrag von Stunden nachzuvollziehen, wenn du nicht siehst, was aus Workfeed gesendet wird. Du kannst deinen Buchhalter genauso hinzufügen wie einen Mitarbeiter und sicherstellen, dass er Administratorzugriff erhält.Es sieht in Salary falsch aus, was soll ich tun?
Es gibt einige verschiedene Gründe, warum die Stunden möglicherweise nicht genau so aussehen, wie du es erwartest. Wir empfehlen dir, diesen gesamten Artikel durchzulesen. Andernfalls weisen wir in der letzten Sektion des Artikels auf einige Dinge hin, die dir weiterhelfen könnten.