Dette er den komplette guide til integrationen mellem ProLøn og Workfeed. Integrationen i sig selv er super simpel, men der opstår naturligt nogle spørgsmål undervejs når det drejer sig om udbetaling af løn. Du kan finde svar på alle dine spørgsmål nedenfor!
Opsætning af integration
Sørg for at alle dine medarbejdere er oprettet i ProLøn
Åbn Workfeed > Indstillinger > Integrationer > ProLøn > tryk på "Start integration".
Herefter åbner du ProLøn via menuen til højre
Du bliver nu bedt om at indtaste dit ProLøn-firma-ID.
Aktivering af ProLøn-firma-ID
For at aktivere dit ProLøn-firma-ID skal du gøre følgende:
Tryk på "Hvordan aktivere jeg mit firma-ID så du får vist nedenstående guide:
Her vises det grafisk hvad du skal gøre i ProLøn:
Når du har oprettet den eksterne bruger skifter du tilbage til Workfeed hvor du indtaster dit ProLøn-firma-ID og trykker på "integrer".
Nu er integrationen sat op 🎉
Importer medarbejdere
Har du allerede oprettet dine medarbejdere i Workfeed kan du blot springe videre til "Match medarbejdere".
Hvis du endnu ikke har oprettet alle dine medarbejdere i Workfeed kan du importere dem direkte fra ProLøn via teamlisten i højre side. Her kan du trykke på det blå ➕ og vælge "importere". Du kan via menuen vælge hvilke medarbejdere der skal importeres direkte til Workfeed.
Match medarbejdere
Herefter skal du matche dine medarbejdere. Matchingen sker automatisk ved at sammenligne e-mail og navn mellem Workfeed og Proløn, men man kan også vælge at matche dem manuelt.
Det er vigtigt at du gennemgår alle brugere og sørger for at de enten matcher eller bliver ignoreret. Dette bliver brugt til at sende timer til de rigtige medarbejdere i ProLøn. Timer bliver sendt for alle timelønnede. Ignorerede brugere, fuldtidslønnede og brugere uden timeløn får ikke sendt timer.Sørg for at holde integrationen opdateret, når du får nye medarbejdere, ved at gå til indstillinger >åbn integrationer > ProLøn > åbn bruger-matchning.
Opsætningen og matchningen er nu færdig.
Opsætning af tillæg i Workfeed
Det er muligt at vælge hvilken lønkode tillæggene i Workfeed skal ende på i ProLøn.
Når du oprettet et tillæg i Workfeed kan du vælge hvilken lønkode fra ProLøn tillægget skal ligge på.
Hvis du ikke udfylder noget samler vi tillæg på lønkode 2326.
Du kan finde de forskellige lønarter direkte i ProLøn:
Send timer til ProLøn fra Workfeed
I øverste venstre hjørne af vagtplanen skal du skifte fra "Vagtplan" til "Tidsregistrering"
Herinde skal du sørge for at sætte den korrekte periode, så du sender de korrekt timer til ProLøn. Hvis du har indstillet din lønperiode korrekt skal du vælge "Sidste lønperiode", men du kan sætte lige det dato interval du har brug for at sende timer for.
Under indstillinger > Tidsregistrering > Lønperiode kan du indstille din lønperiode så du nemt kan vælge din lønperiode fremover.
Hvis du bruger stempeluret eller på andre måder tillader at medarbejdere kan registrere deres egne timer vil alle de vagter, der afventer godkendelse, lægge sig i knappen i øverste højre hjørne. Hvis du undlader at godkende vagter inden du sender timer til ProLøn vil det være de planlagte timer i Workfeed der bliver sendt til ProLøn. Når du godkender vagterne vil det være de godkendte timer, der bliver sendt til ProLøn.
Gennemgå medarbejdere og tjek at alt ser rigtig ud inden du trykker på "Eksporter..." i øverste højre hjørne af tidsregistrering.
Der åbner sig nu et vindue hvor du har mulighed for at dobbelttjekke, at du har taget højde for det hele:
Er perioden afsluttet? Så du ikke sender timer der ikke er afholdt endnu
Er alle medarbejdere matched?
Har alle fået tildelt timeløn?
Er der nogen vagter med ændringer der afventer godkende?
Du kan godt eksporterer timerne selvom alle reglerne ikke bliver overholdt. Feks du ved, at der er en medarbejder der mangler match, men heller ikke skal have eksporteret sine timer
Når alt ser rigtigt ud trykker du på "vælg lønintegration"
Du skal nu vælge en aktiv ProLøn-integration eller opsætte en nye integration (se punkt 1).
Tjek at alle brugere er matchet korrekt. Hvis der er brugere som ikke er matchet kan du trykke på "åbn bruger-matching" og sikre at de står korrekt inden du trykker på "💰Fortsæt til løn-eksport.
Når alt ser rigtigt ud vælger du "send til Proløn"
Find de sendte timer i ProLøn
Når du har eksporteret timerne fra Workfeed er du klar til at finde dem i ProLøn. Timerne bliver ikke lagt direkte på lønsedlen i Proløn, du har i stedet mulighed for at tjekke om det ser rigtigt ud i ProLøn inden timerne endeligt bliver indlæst.
Log ind på ProLøn
Gå til "Indberet løn"
Gennemgå timerne og sikre dig at de stemmer overens med dem i Workfeed
Tryk "ja" i feltet for hvilke medarbejdere der skal køres løn for.
Tryk på "bestil lønkørsel" når alt ser rigtigt ud.
Forklaring af format i ProLøn
Som udgangspunkt bliver alle timer for en medarbejder sendt til 2 linjer i ProLøn
Alle timer med almindelig timeløn lægger sig på 1002
Alle forskellige løntillæg bliver lagt sammen i en total og lægger sig på 2326
Hvis du har angivet en lønkode på tillægget vil tillægget blive lagt på denne lønkode - se mere her.
Fejl I eksport
Integrationen kører som regel helt problemfrit, men nogle gange går det ikke helt så nemt som man gerne vil have det. Her er et par tips til hvordan du kan finde en evt. fejl i din eksport til ProLøn.
Sørg for at alt ser rigtigt ud i Workfeed. Hvis tillæggende feks er sat forkert op i Workfeed så vil de overførte timer til ProLøn også se forkerte ud.
Gennemgå opsætningen i Workfeed igen
Åbn indstillinger > Integrationer > Åbn lønintegrationer >ProLøn > "Åbn bruger-matchning". Her skal du sørge for, at alle medarbejdere er matched til den korrekte medarbejder i ProLøn. Desuden skal du vælge "Ignorer" ud for de medarbejdere, der ikke skal have sendt løn. Dette er feks. alle fuldtidsmedarbejdere og administratorer i Workfeed.
Tjek at alle medarbejdere, der skal have sendt løn til ProLøn, har fået indtastet en timeløn i Workfeed. Dette kan du nemt gøre under indstillinger > Tidsregistrering > Timeløn. Du kan også gøre det enkeltvis på medarbejderne ved at åbne Team listen > Vælg en medarbejder > Tryk på "Rediger profil" > Løn > Timeløn.
FAQ
Hvordan fungerer import af medarbejdere fra ProLøn?
Du kan via teamlisten ➕ importere dine medarbejdere direkte fra ProLøn. Du kan via menuen vælge hvilke medarbejdere der skal importeres direkte til Workfeed.
Hvem bliver der sendt timer for til ProLøn?
Alle matchede medarbejdere med en timeløn bliver sendt til ProLøn når du trykker på "Send til ProLøn". Vi sender ikke timer for medarbejdere der mangler et match, er blevet ignoreret, ikke har en timeløn eller har en fuldtidsløn.
Skal jeg oprette medarbejdere i begge systemer?
Ja, for at sende timerne til ProLøn er det vigtigt at den samme medarbejder også findes i ProLøn og er korrekt matched i Workfeed.
Kan jeg sende timer fra 1 Workfeed konto til 2 ProLøn konti?
Ja, det er nu blevet muligt at du kan opsætte flere ProLøn konti og vælge hvilke afdelinger/medarbejdere du ønsker at eksportere timer/løn for.
Hvad sker der hvis jeg ikke godkender stempeltider inden eksport til ProLøn?
Hvis du ikke godkender dine stempeltider vil det være de planlagte tider, der bliver sendt til ProLøn. Hvis du feks lige har slået stempeluret til og ikke alle har fået gjort det kan du sagtens vælge at springe godkendelsen over og bare sende de planlagte timer til ProLøn.
Hvordan inkluderer jeg min bogholder?
Når man har en bogholder er det vigtigt, at mindst 1 person har adgang til begge systemer. Det kan nemlig være rigtig svært at gennemskue overførslen af timer, hvis man ikke kan se, det der bliver overført fra Workfeed. Du kan oprette din bogholder præcis ligesom du ville en medarbejder og sørge for at give dem administrator-adgang.
Det ser forkert ud i ProLøn hvad gør jeg?
Der er lidt forskellige ting, der kan være skyld i, at timerne ikke ser ud helt præcis som man gerne vil have dem. Vi opfordrer til, at man læser hele denne artikel igennem. Ellers påpeger vi et par ting i det nederste punkt i artiklen som kan hjælpe.