Dette er den komplette guide til integrationen mellem Intect og Workfeed. Integrationen i sig selv er super simpel, men der opstår naturligt nogle spørgsmål undervejs når det drejer sig om udbetaling af løn. Du kan finde svar på alle dine spørgsmål nedenfor!
1. Opsætning af integration
Sørg for at alle dine medarbejdere er oprettet i Intect
Åbn Workfeed > Indstillinger > Integrationer > Intect> tryk på "Start integration".
Herefter vælger du Intect via menuen til højre.
Herefter skal du indtaste medarbejdernumre fra Intect ud for dine medarbejdere eller vælge "ignorer"
Det er vigtigt at du gennemgår alle brugere og sørger for at de enten matcher eller bliver ignoreret. Dette bliver brugt til at sende timer til de rigtige medarbejdere i Intect. Timer bliver sendt for alle timelønnede. Ignorerede brugere, fuldtidslønnede og brugere uden timeløn får ikke sendt timer.
Sørg for at holde integrationen opdateret, når du får nye medarbejdere, ved at gå til indstillinger >åbn integrationer > Intect >Åbn bruger-matchning.
2. Send timer til Intect
I øverste venstre hjørne af vagtplanen skal du skifte fra "Vagtplan" til "Tidsregistrering"
Herinde skal du sørge for at sætte den korrekte periode, så du sender de korrekt timer til Intect. Hvis du har indstillet din lønperiode korrekt skal du vælge "Sidste lønperiode", men du kan sætte lige det dato interval du har brug for at sende timer for.
Under indstillinger > Tidsregistrering > Lønperiode kan du indstille din lønperiode så du nemt kan vælge din lønperiode fremover.
Hvis du bruger stempeluret eller på andre måder tillader at medarbejdere kan registrere deres egne timer vil alle de vagter, der afventer godkendelse, lægge sig i knappen i øverste højre hjørne. Hvis du undlader at godkende vagter inden du sender timer til Intect vil det være de planlagte timer i Workfeed der bliver sendt til Intect. Når du godkender vagterne vil det være de godkendte timer, der bliver sendt til Intect.
Gennemgå medarbejdere og tjek at alt ser rigtig ud inden du trykker på "Eksporter..." i øverste højre hjørne af tidsregistrering.
Der åbner sig nu et vindue hvor du har mulighed for at dobbelttjekke, at du har taget højde for det hele:
Er perioden afsluttet? Så du ikke sender timer der ikke er afholdt endnu
Har alle fået tildelt timeløn?
Er der nogen vagter med ændringer der afventer godkende?
Du kan godt eksporterer timerne selvom alle reglerne ikke bliver overholdt. Feks du ved, at der er en medarbejder der mangler match, men heller ikke skal have eksporteret sine timer
Når alt ser rigtigt ud trykker du på "Vælg lønintegration"
Du skal nu vælge en aktiv Intect-integration eller opsætte en nye integration (se hvordan du opsætter integrationen her).
Tjek at alle brugere er matchet korrekt. Hvis der er brugere som ikke er matchet kan du trykke på "åbn bruger-matching" og sikre at de står korrekt. Derudover skal kundeforholdsnummer og arbejdsgivernummer være udfyldt korrekt inden du trykker på "💰Fortsæt til løn-eksport.
Når alt ser rigtigt ud vælger du "Send til Visma Løn"
Herefter hentes en CSV fil som kan indlæses i Intect
4. Opsætning af tillæg til Intect integration
Hvis du har opsat tillæg i Workfeed har du mulighed for at definere hvilken linje i Intect tillægget skal ende på. Dette gøres ved at indtaste en løntype på tillægget i Workfeed som også findes i Intect
5. Fejl I eksport
Integrationen kører som regel helt problemfrit, men nogle gange går det ikke helt så nemt som man gerne vil have det. Her er et par tips til hvordan du kan finde en evt. fejl i din eksport til Intect.
Sørg for at alt ser rigtigt ud i Workfeed. Hvis tillæggende feks er sat forkert op i Workfeed så vil de overførte timer til Intect også se forkerte ud.
Gennemgå opsætningen i Workfeed igen
Åbn indstillinger > Integrationer > Åbn lønintegrationer >Intect > "Åbn bruger-matchning". Her skal du sørge for, at alle medarbejdere har det korrekte medarbejdernummer fra Intect. Desuden skal du vælge "Ignorer" ud for de medarbejdere, der ikke skal have sendt løn. Dette er feks. alle fuldtidsmedarbejdere og administratorer i Workfeed.
Tjek at alle medarbejdere, der skal have sendt løn til Intect, har fået indtastet en timeløn i Workfeed. Dette kan du nemt gøre under indstillinger > Tidsregistrering > Timeløn. Du kan også gøre det enkeltvis på medarbejderne ved at åbne Team listen > Vælg en medarbejder > Tryk på "Rediger profil" > Løn > Timeløn.
Er løntyperne på dine Workfeed tillæg korrekte? Tjek at de løntyper der er indtastet på dine Workfeed tillæg er nogle løntyper som Intect forstår. Feltet skal enten være tomt eller være en Intect-løntype.
FAQ
Hvem bliver der sendt timer for til Visma Løn?
Alle matchede medarbejdere med en timeløn bliver sendt til Intect når du trykker på "Send til Intect". Vi sender ikke timer for medarbejdere der mangler et medarbejdernummer, er blevet ignoreret, ikke har en timeløn eller har en fuldtidsløn.
Skal jeg oprette medarbejdere i begge systemer?
Ja, for at sende timerne til Intect er det vigtigt at den samme medarbejder også findes i Intect og har fået anført korrekt medarbejdernummer i Workfeed.
Kan jeg sende timer med 1 Workfeed konto til 2 Intect konti?
Ja, du kan opsætte flere Intect konti og vælge hvilke afdelinger/medarbejdere du ønsker at eksportere timer/løn for
Hvad sker der hvis jeg ikke godkender stempeltider inden eksport til Intect?
Hvis du ikke godkender dine stempeltider vil det være de planlagte tider, der bliver sendt til Intect. Hvis du feks lige har slået stempeluret til og ikke alle har fået gjort det kan du sagtens vælge at springe godkendelsen over og bare sende de planlagte timer til Intect.
Hvordan inkluderer jeg min bogholder?
Når man har en bogholder er det vigtigt, at mindst 1 person har adgang til begge systemer. Det kan nemlig være rigtig svært at gennemskue overførslen af timer, hvis man ikke kan se, det der bliver overført fra Workfeed. Du kan oprette din bogholder præcis ligesom du ville en medarbejder og sørge for at give dem administrator-adgang.
Det ser forkert ud i Intect hvad gør jeg?
Der er lidt forskellige ting, der kan være skyld i, at timerne ikke ser ud helt præcis som man gerne vil have dem. Vi opfordrer til, at man læser hele denne artikel igennem. Ellers påpeger vi et par ting i det nederste punkt i artiklen som kan hjælpe.