Dette er den komplette guide til integrationen mellem Zenegy og Workfeed. Integrationen i sig selv er super simpel, men der opstår naturligt nogle spørgsmål undervejs når det drejer sig om udbetaling af løn. Du kan finde svar på alle dine spørgsmål nedenfor!
1. Opsætning af integration
Sørg for at alle dine medarbejdere er oprettet i Zenegy
Åbn Workfeed > Indstillinger > Integrationer > Zenegy> tryk på "Start integration".
Herefter åbner du Zenegy vi menuen til højre.
Du bliver nu spurgt om du vil forbinde Workfeed og Zenegy hvortil du skal svare "Ja, forbind"
Du vil nu blive bedt om at logge ind på Zenegy og give tilladelse til, at Workfeed kan sende data til Zenegy. Tryk på "godkend adgang"
Du vil nu blive sendt tilbage til Workfeed hvor du skal matche medarbejdere.
Matchingen sker automatisk ved at sammenligne e-mail og navn mellem Workfeed og Zenegy, men man kan også vælge at matche dem manuelt ved at trykke på "Åbn bruger matchning".
Det er vigtigt at du gennemgår alle brugere og sørger for at de enten matcher eller bliver ignoreret. Dette bliver brugt til at sende timer til de rigtige medarbejdere i Zenegy. Timer bliver sendt for alle timelønnede. Ignorerede brugere, fuldtidslønnede og brugere uden timeløn får ikke sendt timer.Sørg for at holde integrationen opdateret, når du får nye medarbejdere, ved at gå til indstillinger >åbn integrationer > Zenegy > Match medarbejdere igen.
Opsætningen er nu færdig og du er klar til at eksportere løn og fravær.
2. Hvad kan integrationen?
Med integrationen mellem Workfeed og Zenegy kan du automatisk oprette og importere medarbejdere samt eksportere dine medarbejderes timer og fravær fra Workfeed til Zenegy. Derudover kan du oprette medarbejdere automatisk.
Import og automatisk oprettelse af medarbejdere
Der findes 2 muligheder for oprettelse af medarbejdere i Zenegy/Workfeed. Hvis medarbejderne allerede er oprettet i Zenegy kan du importere dem til Workfeed. Hvis der er tale om en helt ny medarbejder kan du oprette medarbejderen i Workfeed og bruge "automatisk oprettelse i Zenegy.
Import af medarbejdere
Du kan via teamlisten ➕ importere dine medarbejdere direkte fra Zenegy. Du kan via menuen vælge hvilke medarbejdere der skal importeres og sende dem en direkte e-mail invitation til Workfeed.
Automatisk oprettelse af medarbejdere
Sørg for at integrationen er sat korrekt op som anvist i trinene ovenfor.
Åbn team listen og tryk på det blå "➕", i øverste højre hjørne for at oprette en ny medarbejder.
Fordi du er integreret med Zenegy vil du kunne se et grønt flueben "Tilføj til Zenegy". Med dette flueben markeret vil medarbejderen automatisk blive oprettet i Zenegy, ligeså snart medarbejderen færdiggør sin profil i Workfeed.
Send timer til Zenegy
I øverste venstre hjørne af vagtplanen skal du skifte fra "Vagtplan" til "Tidsregistrering"
Herinde skal du sørge for at sætte den korrekte periode, så du sender de korrekt timer til Zenegy. Hvis du har indstillet din lønperiode korrekt skal du vælge "Sidste lønperiode", men du kan sætte lige det dato interval du har brug for at sende timer for.
Under indstillinger > Tidsregistrering > Lønperiode kan du indstille din lønperiode så du nemt kan vælge din lønperiode fremover.
Hvis du bruger stempeluret eller på andre måder tillader at medarbejdere kan registrere deres egne timer vil alle de vagter, der afventer godkendelse, lægge sig i knappen i øverste højre hjørne. Hvis du undlader at godkende vagter inden du sender timer til Zenegy vil det være de planlagte timer i Workfeed der bliver sendt til Zenegy. Når du godkender vagterne vil det være de godkendte timer, der bliver sendt til Zenegy.
Gennemgå medarbejdere og tjek at alt ser rigtig ud inden du trykker på "Eksporter..." i øverste højre hjørne af tidsregistrering.
Der åbner sig nu et vindue hvor du har mulighed for at dobbelttjekke, at du har taget højde for det hele:
Er perioden afsluttet? Så du ikke sender timer der ikke er afholdt endnu
Har alle fået tildelt timeløn?
Er der nogen vagter med ændringer der afventer godkende?
Du kan godt eksporterer timerne selvom alle reglerne ikke bliver overholdt. Feks du ved, at der er en medarbejder der mangler match, men heller ikke skal have eksporteret sine timer
Når alt ser rigtigt ud trykker du på "Vælg lønintegration"
Du skal nu vælge en aktiv Zenegy-integration eller opsætte en nye integration (se hvordan du opsætter integrationen her).
Tjek at alle brugere er matchet korrekt. Hvis der er brugere som ikke er matchet kan du trykke på "åbn bruger-matching" og sikre at de står korrekt inden du trykker på "💰Fortsæt til løn-eksport.
Når alt ser rigtigt ud vælger du "send til Zenegy"
Find de sendte timer i Zenegy
Når du har eksporteret timerne fra Workfeed er du klar til at finde dem i Zenegy. De bliver ikke lagt direkte på lønsedlen i Zenegy, du har i stedet mulighed for at tjekke om det ser rigtigt ud i Zenegy inden timerne endeligt bliver indlæst.
Log ind på Zenegy
Gå til "Registreringer" > "Timer"
Gennemgå timerne og sikre dig at de stemmer overens med dem i Workfeed
Tryk på "Godkend" i højre side af skærmen.
Opsætning af tillæg til Zenegy integration
Hvis du har opsat tillæg i Workfeed har du mulighed for at definere hvilken linje i Zenegy tillægget skal ende på. Dette gøres ved at indtaste en løntype på tillægget i Workfeed som også findes i Zenegy. I eksemplet her hedder tillæggene O1 og O2.
Du kan oprette dine egne løntyper og navngive dem som du har lyst til i Zengy under min virksomhed > tillæg og fravær > opret tillæg eller fravær. Hvis du er tvivl om hvilke løntyper du burde bruge, så anbefaler vi at du bruger løntypen "O (overtidstillæg) 1, 2, 3 osv." da du har mulighed for at oprette uendeligt mange hvis du skulle få brug for det.
Obs: Du skal sikre at alle løntyper er fuldstændig ens i Workfeed og Zenegy eller alternativt aktivere "Navn kan overskrives" og "sats kan overskrives". Dette sikre at informationen fra Workfeed overskriver oplysninger i Zenegy.
Find de sendte tillæg i Zenegy
Log ind på Zenegy
Gå til "Registreringer" > "Tillæg og fradrag"
Gennemgå timerne og sikre dig at de stemmer overens med dem i Workfeed
Tryk på "Godkend" i højre side af skærmen.
Send fravær til Zenegy
I øverste venstre hjørne af vagtplanen skal du skifte fra "Vagtplan" til "Tidsregistrering"
Herinde skal du sørge for at sætte den korrekte periode, så du sender de korrekt timer til Zenegy. Hvis du har indstillet din lønperiode korrekt skal du vælge "Sidste lønperiode", men du kan sætte lige det dato interval du har brug for at sende timer for.
Under indstillinger > Tidsregistrering > Lønperiode kan du indstille din lønperiode så du nemt kan vælge din lønperiode fremover.
Hvis du bruger stempeluret eller på andre måder tillader at medarbejdere kan registrere deres egne timer vil alle de vagter, der afventer godkendelse, lægge sig i knappen i øverste højre hjørne. Hvis du undlader at godkende vagter inden du sender timer til Zenegy vil det være de planlagte timer i Workfeed der bliver sendt til Zenegy. Når du godkender vagterne vil det være de godkendte timer, der bliver sendt til Zenegy.
Gennemgå medarbejdere og tjek at alt ser rigtig ud inden du trykker på "Eksporter..." i øverste højre hjørne af tidsregistrering.
Der åbner sig nu et vindue hvor du har mulighed for at dobbelttjekke, at du har taget højde for det hele:
Er perioden afsluttet? Så du ikke sender timer der ikke er afholdt endnu
Har alle fået tildelt timeløn?
Er der nogen vagter med ændringer der afventer godkende?
Du kan godt eksporterer timerne selvom alle reglerne ikke bliver overholdt. Feks du ved, at der er en medarbejder der mangler match, men heller ikke skal have eksporteret sine timer
Når alt ser rigtigt ud trykker du på "vælg lønintegration"
Du skal nu vælge en aktiv Zenegy-integration eller opsætte en nye integration (se hvordan du opsætter integrationen her).
Tjek at alle brugere er matchet korrekt. Hvis der er brugere som ikke er matchet kan du trykke på "åbn bruger-matching" og sikre at de står korrekt inden du trykker på "🌴Fortsæt til fravær-eksport".
Her skal du vælge hvilket fravær du ønsker at sende samt matche dine fraværstyper i Workfeed med fraværstyperne du har i Zenegy.
Når alt ser rigtigt ud vælger du "send til Zenegy"
Find fravær i Zenegy
Når du har eksporteret fravær fra Workfeed er du klar til at finde det i Zenegy. Fraværet bliver ikke lagt direkte på lønsedlen i Zenegy, du har i stedet mulighed for at tjekke om det ser rigtigt ud i Zenegy inden fraværet endeligt bliver indlæst.
Log ind på Zenegy
Gå til "Registreringer" > "ferie og fravær"
Gennemgå fraværet og sikre dig at de stemmer overens med det som er registeret i Workfeed
Tryk på "Godkend" i højre side af skærmen.
3. Gem et Zenegy CSV format
Det kan være rigtig rart at kunne downloade og uploade timerne fra Workfeed manuelt. Det gør man med et CSV format som Zenegy kan læse. Det er fuldstændig det samme som når man trykker på "Send til Zenegy", men i stedet for at Workfeed sender timerne direkte til Zenegy, så står du for at downloade timerne og uploade dem i Zenegy.
Åbn tidsregistrering > "Eksporter..." > vælg en aktiv "Zenegy" integration eller sæt en ny op> "💰Fortsæt til løn-eksport" > "Download backup-filen til Zenegy"
Filen vil højst sandsynlig blive gemt i dine overførsler på din computer. Som udgangspunkt er det vigtigt at du ikke åbner denne fil, da det kan forstyrre formatet.
For at uploade filen i Zenegy skal du vælge "Apps" >"Zenegy fil import". Har du den allerede kan du vælge gå til app, hvis det er første gang du skal bruge den skal du først hente appen.
Herefter vælge du om du ønsker at indlæse timer eller fravær og finder den hentede fil hvorefter dataene indlæses manuelt.
Du vil nu få et overblik over timerne, ligesom når du sender timerne direkte fra Workfeed, inden du til sidst kan trykke på "Indlæs" for at få timerne på lønsedlerne.
OBS: For at CSV-eksporten virker skal følgende være gældende:
Der skal være CPR-nummer på medarbejderen i Workfeed
Workfeed lønkoden på løntillægget skal findes i Zenegy og navnet og lønsatsen på løntillægget skal være ens, hvis ikke der i Zenegy ikke er givet tilladelse til at den/de kan overskrives.
Lønkoden i Zenegy på almindelige timer, skal være sat som
"Standard",ellers skal det ændres i selve CSV-filen. Her skal lønsatsen også være ens i de to systemer, hvis der ikke er givet tilladelse i Zenegy til at det kan overskrives.
4. Fejl I eksport
Integrationen kører som regel helt problemfrit, men nogle gange går det ikke helt så nemt som man gerne vil have det. Her er et par tips til hvordan du kan finde en evt. fejl i din eksport til Zenegy.
Sørg for at alt ser rigtigt ud i Workfeed. Hvis tillæggende feks er sat forkert op i Workfeed så vil de overførte timer til Zenegy også se forkerte ud.
Gennemgå opsætningen i Workfeed igen
Åbn indstillinger > Integrationer > Åbn lønintegrationer >Zenegy > "Åbn bruger-matchning". Her skal du sørge for, at alle medarbejdere er matched til den korrekte medarbejder i Zenegy. Desuden skal du vælge "Ignorer" ud for de medarbejdere, der ikke skal have sendt løn. Dette er feks. alle fuldtidsmedarbejdere og administratorer i Workfeed.
Tjek at alle medarbejdere, der skal have sendt løn til Zenegy, har fået indtastet en timeløn i Workfeed. Dette kan du nemt gøre under indstillinger > Tidsregistrering > Timeløn. Du kan også gøre det enkeltvis på medarbejderne ved at åbne Team listen > Vælg en medarbejder > Tryk på "Rediger profil" > Løn > Timeløn.
Er løntyperne på dine Workfeed tillæg korrekte? Tjek at de løntyper der er indtastet på dine Workfeed tillæg er nogle løntyper som Zenegy forstår. Feltet skal enten være tomt eller være en Zenegy-løntype. Længere oppe har jeg lavet et eksempel hvor jeg bruger løntyperne O1 og O2.
Lav en manuel eksport til Zenegy med CSV-fil ved at trykke på "Download backup-filen til Zenegy.
For at oploade filen i Zenegy skal du vælge "Apps" >"Zenegy fil import". Har du den allerede kan du vælge gå til app, hvis det er første gang du skal bruge den skal du først hente appen.
Herefter vælge du om du ønsker at indlæse timer eller fravær og finder den hentede fil hvorefter dataene indlæses manuelt.
FAQ
Hvem bliver der sendt timer for til Zenegy?
Alle matchede medarbejdere med en timeløn bliver sendt til Zenegy når du trykker på "Send til Zenegy". Vi sender ikke timer for medarbejdere der mangler et match, er blevet ignoreret, ikke har en timeløn eller har en fuldtidsløn.
Skal jeg oprette medarbejdere i begge systemer?
Ja, for at sende timerne til Zenegy er det vigtigt at den samme medarbejder også findes i Zenegy og er korrekt matched i Workfeed.
Kan jeg sende timer med 1 Workfeed konto til 2 Zenegy konti?
Ja, du kan opsætte flere Zenegy konti og vælge hvilke afdelinger/medarbejdere du ønsker at eksportere timer/løn for
Hvad sker der hvis jeg ikke godkender stempeltider inden eksport til Zenegy?
Hvis du ikke godkender dine stempeltider vil det være de planlagte tider, der bliver sendt til Zenegy. Hvis du feks lige har slået stempeluret til og ikke alle har fået gjort det kan du sagtens vælge at springe godkendelsen over og bare sende de planlagte timer til Zenegy.
Hvordan inkluderer jeg min bogholder?
Når man har en bogholder er det vigtigt, at mindst 1 person har adgang til begge systemer. Det kan nemlig være rigtig svært at gennemskue overførslen af timer, hvis man ikke kan se, det der bliver overført fra Workfeed. Du kan oprette din bogholder præcis ligesom du ville en medarbejder og sørge for at give dem administrator-adgang.
Det ser forkert ud i Zenegy hvad gør jeg?
Der er lidt forskellige ting, der kan være skyld i, at timerne ikke ser ud helt præcis som man gerne vil have dem. Vi opfordrer til, at man læser hele denne artikel igennem. Ellers påpeger vi et par ting i det nederste punkt i artiklen som kan hjælpe.