Dette er den komplette guide til integrationen mellem Visma Løn og Workfeed. Integrationen i sig selv er super simpel, men der opstår naturligt nogle spørgsmål undervejs når det drejer sig om udbetaling af løn. Du kan finde svar på alle dine spørgsmål nedenfor!
1. Opsætning af integration
Sørg for at alle dine medarbejdere er oprettet i Visma Løn
Åbn Workfeed > Indstillinger > Integrationer > Visma Løn> tryk på "Start integration".
Herefter vælger du Visma Løn via menuen til højre.
Herefter skal du indtaste medarbejdernumre fra Visma Løn ud for dine medarbejdere eller vælge "ignorer"
Det er vigtigt at du gennemgår alle brugere og sørger for at de enten matcher eller bliver ignoreret. Dette bliver brugt til at sende timer til de rigtige medarbejdere i Visma Løn. Timer bliver sendt for alle timelønnede. Ignorerede brugere, fuldtidslønnede og brugere uden timeløn får ikke sendt timer.Derefter skal du indsætte dit kundeforholdsnummer og arbejdsgivernummer fra Visma Løn.
Sørg for at holde integrationen opdateret, når du får nye medarbejdere, ved at gå til indstillinger >åbn integrationer > Visma Løn >Åbn bruger-matchning.
2. Send timer til Visma Løn
I øverste venstre hjørne af vagtplanen skal du skifte fra "Vagtplan" til "Tidsregistrering"
Herinde skal du sørge for at sætte den korrekte periode, så du sender de korrekt timer til Visma Løn. Hvis du har indstillet din lønperiode korrekt skal du vælge "Sidste lønperiode", men du kan sætte lige det dato interval du har brug for at sende timer for.
Under indstillinger > Tidsregistrering > Lønperiode kan du indstille din lønperiode så du nemt kan vælge din lønperiode fremover.
Hvis du bruger stempeluret eller på andre måder tillader at medarbejdere kan registrere deres egne timer vil alle de vagter, der afventer godkendelse, lægge sig i knappen i øverste højre hjørne. Hvis du undlader at godkende vagter inden du sender timer til Visma Løn vil det være de planlagte timer i Workfeed der bliver sendt til Visma Løn. Når du godkender vagterne vil det være de godkendte timer, der bliver sendt til Visma Løn.
Gennemgå medarbejdere og tjek at alt ser rigtig ud inden du trykker på "Eksporter..." i øverste højre hjørne af tidsregistrering.
Der åbner sig nu et vindue hvor du har mulighed for at dobbelttjekke, at du har taget højde for det hele:
Er perioden afsluttet? Så du ikke sender timer der ikke er afholdt endnu
Har alle fået tildelt timeløn?
Er der nogen vagter med ændringer der afventer godkende?
Du kan godt eksporterer timerne selvom alle reglerne ikke bliver overholdt. Feks du ved, at der er en medarbejder der mangler match, men heller ikke skal have eksporteret sine timer
Når alt ser rigtigt ud trykker du på "Vælg lønintegration"
Du skal nu vælge en aktiv Visma Løn-integration eller opsætte en nye integration (se hvordan du opsætter integrationen her).
Tjek at alle brugere er matchet korrekt. Hvis der er brugere som ikke er matchet kan du trykke på "åbn bruger-matching" og sikre at de står korrekt. Derudover skal kundeforholdsnummer og arbejdsgivernummer være udfyldt korrekt inden du trykker på "💰Fortsæt til løn-eksport.
OBS: Integrationen understøtter kun lønkoder hvor det kun er "antal timer" der eksporteres. Se lønartskatalog her:
Når alt ser rigtigt ud vælger du "Send til Visma Løn"
Herefter hentes en CSV fil som kan indlæses i Visma Løn
4. Opsætning af tillæg til Visma Løn integration
Hvis du har opsat tillæg i Workfeed har du mulighed for at definere hvilken linje i VismaLøn tillægget skal ende på. Dette gøres ved at indtaste en løntype på tillægget i Workfeed som også findes i Visma Løn.
OBS: Integrationen understøtter kun lønkoder hvor det kun er "antal timer" der eksporteres. Se lønartskatalog her:
5. Fejl I eksport
Integrationen kører som regel helt problemfrit, men nogle gange går det ikke helt så nemt som man gerne vil have det. Her er et par tips til hvordan du kan finde en evt. fejl i din eksport til Visma Løn.
Sørg for at alt ser rigtigt ud i Workfeed. Hvis tillæggende feks er sat forkert op i Workfeed så vil de overførte timer til Visma Løn også se forkerte ud.
Gennemgå opsætningen i Workfeed igen
Åbn indstillinger > Integrationer > Åbn lønintegrationer >Visma Løn > "Åbn bruger-matchning". Her skal du sørge for, at alle medarbejdere har det korrekte korrekte medarbejdernummer fra Visma Løn. Desuden skal du vælge "Ignorer" ud for de medarbejdere, der ikke skal have sendt løn. Dette er feks. alle fuldtidsmedarbejdere og administratorer i Workfeed.
Tjek at alle medarbejdere, der skal have sendt løn til Visma Løn, har fået indtastet en timeløn i Workfeed. Dette kan du nemt gøre under indstillinger > Tidsregistrering > Timeløn. Du kan også gøre det enkeltvis på medarbejderne ved at åbne Team listen > Vælg en medarbejder > Tryk på "Rediger profil" > Løn > Timeløn.
Er løntyperne på dine Workfeed tillæg korrekte? Tjek at de løntyper der er indtastet på dine Workfeed tillæg er nogle løntyper som Visma Løn forstår. Feltet skal enten være tomt eller være en Visma Løn-løntype.
FAQ
Hvem bliver der sendt timer for til Visma Løn?
Alle matchede medarbejdere med en timeløn bliver sendt til Visma Løn når du trykker på "Send til Visma Løn". Vi sender ikke timer for medarbejdere der mangler et medarbejdernummer, er blevet ignoreret, ikke har en timeløn eller har en fuldtidsløn.
Skal jeg oprette medarbejdere i begge systemer?
Ja, for at sende timerne til Visma Løn er det vigtigt at den samme medarbejder også findes i Visma Løn og har fået anført korrekt medarbejdernummer i Workfeed.
Kan jeg sende timer med 1 Workfeed konto til 2 Visma Løn konti?
Ja, du kan opsætte flere Visma Løn konti og vælge hvilke afdelinger/medarbejdere du ønsker at eksportere timer/løn for
Hvad sker der hvis jeg ikke godkender stempeltider inden eksport til Visma Løn?
Hvis du ikke godkender dine stempeltider vil det være de planlagte tider, der bliver sendt til Visma Løn. Hvis du feks lige har slået stempeluret til og ikke alle har fået gjort det kan du sagtens vælge at springe godkendelsen over og bare sende de planlagte timer til Visma Løn.
Hvordan inkluderer jeg min bogholder?
Når man har en bogholder er det vigtigt, at mindst 1 person har adgang til begge systemer. Det kan nemlig være rigtig svært at gennemskue overførslen af timer, hvis man ikke kan se, det der bliver overført fra Workfeed. Du kan oprette din bogholder præcis ligesom du ville en medarbejder og sørge for at give dem administrator-adgang.
Det ser forkert ud i Visma Løn hvad gør jeg?
Der er lidt forskellige ting, der kan være skyld i, at timerne ikke ser ud helt præcis som man gerne vil have dem. Vi opfordrer til, at man læser hele denne artikel igennem. Ellers påpeger vi et par ting i det nederste punkt i artiklen som kan hjælpe.