Hvad er auto-udfyld?
Auto-udfyld er Workfeeds automatiske planlægningsfunktion som giver dig mulighed for at tildele dine medarbejdere til vagter med bare et enkelt klik.
Sådan gør du:
Auto-udfyld tildeler omhyggeligt dine medarbejdere til vagter i vagtplanen baseret på dit teams angivende tilgængelighed, roller, minimum og maksimum ugentlige timer og planlægningsregler for at sikre en optimal fordeling. Derudover kan du også tilpasse vores algoritme for at imødekomme dine behov bedst muligt.
Inden du begynder med auto assign.
Det er vigtigt at kontrollere, om du har fastlagt minimum og maksimum timer for medarbejderne og/eller om du har udpeget medarbejdere som primære i de afdelinger, hvor du ønsker at auto-udfylde.
Sådan definerer du minimum og maksimum timer for medarbejdere.
Du kan definere minimum og maksimum timer for hver medarbejder ved at klikke på auto-udfyld i oversigten over vagtplanen og vælge 'Juster min. og max timer'. Dette åbner en oversigt over minimums- og maksimumstimer for alle dine medarbejdere, hvor du kan foretage justeringer.
Juster timer for en enkelt medarbejder.
Gå til holdoversigten ved at klikke på '👬' -ikonet øverst til højre på din skærm. Her finder du den medarbejder, du vil redigere, og klikker på 'Rediger profil'. Når du har klikket på 'Rediger profil', finder du fanen 'løn'. Når du klikker her, kan du definere medarbejdernes min. og max. timer pr. uge. Sørg for at klikke på 'Gem' øverst til højre, når du er klar.
Sådan markerer du medarbejdere som primære i en afdeling.
Auto-udfyld tager kun afdelingens primære medarbejdere i betragtning, når medarbejdere tildeles vagter. Når du markerer en medarbejder som primær i en afdeling, angiver du, at dette er deres hovedområde, og sikrer, at de inkluderes i auto-udfyld. Du kan markere en medarbejder som primær fra afdelingsskuffen. For at få adgang til afdelingsskuffen skal du klikke på navnet på din afdeling i øverste venstre hjørne og vælge "Administrer afdelinger. Når du klikker på en afdeling, kan du markere medarbejdere som primære ved at klikke på 'Primære medarbejdere' i nederste højre hjørne. Bare afkryds ☑️ ud for en medarbejder, hvis du vil markere dem som primære.
Sådan tilpasses auto-udfyld algoritmen.
Når du har tildelt min. og maks. timer til medarbejdere, udpeget primære afdelinger og oprettet vagtplanen, kan du gå videre med at tilpasse algoritmen for at imødekomme dine behov. Du kan gøre dette ved at klikke på 'Auto-udfyld' øverst til højre i oversigten over vagtplanen.
Når auto-udfyld er åbnet, kan du begynde at tilpasse algoritmen på følgende måder:
Hvilke medarbejdere og roller skal inkluderes af auto assign.
Den minimale pause, en medarbejder skal have mellem to vagter.
Det maksimale antal sammenhængende arbejdsdage, en medarbejder kan planlægges.
Om medarbejdere kan tildeles flere vagter på samme dag.
Sådan bruger du auto assign.
Når du har tildelt min. og maks. timer til medarbejdere, udpeget primære afdelinger, oprettet vagtplanen og tilpasset algoritmen, er auto-udfyld klar til at udfylde din vagtplan. Alt du skal gøre er at klikke på den store blå 'Auto-udfyld' -knap.
Herfra skal du bare læne dig tilbage, mens Workfeed tildeles vagter. Bemærk, at jo flere vagter du udfylder, jo længere tid vil det tage.
Når auto-udfyld er færdig med at tildele medarbejdere til vagterne, kan du gemme vagtplanen (den vil ikke blive offentliggjort endnu) ved at vælge 'Behold og gem ændringer' eller du kan lade auto-udfyld foreslå en anden mulighed ved at vælge 'Fortryd' og starte autoudfyld igen.
Efter auto-udfyld er fuldført og gemt, vil du se bevægelse i cirklerne på venstre side af vagtplanen. Cirklerne repræsenterer, i hvilken grad en medarbejders ugentlige timer er opfyldt. Orange betyder, at en medarbejder har færre timer end deres minimum, grøn betyder, at medarbejderen er et sted mellem minimum og maksimum i timer, og rød betyder, at de har fået tildelt flere timer end deres maksimum (dette sker ikke med auto-udfyld).
Hvordan sikrer auto-udfyld nøjagtig fordeling?
Workfeeds auto-udfyld algoritme tager følgende faktorer i betragtning, når medarbejdere tildeles vagter:
En medarbejders rapporterede tilgængelighed. Medarbejdere kan indsende deres tilgængelighed i Workfeed-appen, dette overholdes systematisk af auto-udfyld.
De specificerede minimums- og maksimumtimer, der er fastsat for en medarbejder. En medarbejder vil aldrig blive tildelt flere timer end deres maksimale timer.
En medarbejders rolle. En medarbejder vil ikke blive tildelt en vagt, hvis de ikke er tildelt rollen.
Fravær som ferie og sygdom. Når en medarbejder er registreret som fraværende, vil de ikke blive planlagt.
11-timers reglen. Auto-udfyld tager hensyn til 11-timers reglen og planlægger aldrig nogen inden for 11 timer efter afslutningen af deres forrige vagt (eller det tilpassede interval udfyldt af dig).
5 arbejdsdage. Ikke mere end 5 dage om ugen (eller det tilpassede antal udfyldt af dig) er planlagt for en medarbejder.
FAQ
Auto-udfyld udfylder ikke alle vagter i min plan, hvorfor?
Auto-udfyld kan efterlade vagter ubesatte, hvis der ikke er nogen passende medarbejder tilgængelig baseret på de faktorer, der er nævnt i 'Hvordan sikrer auto assign nøjagtig fordeling?'.
Kan jeg lave ændringer efter brug af auto-udfyd?
Ja, auto-udfyld er kun et udkast, og du kan lave dine egne ændringer, inden du offentliggør vagtplanen.
Er det muligt at fortryde auto-udfyld?
Ja, når auto-udfydl er klar, vil du blive spurgt, om du vil beholde eller fortryde planen.
Ingenting sker, når jeg klikker på auto-udfyld, hvorfor?
Den mest almindelige årsag er, at der ikke er tildelt primære medarbejdere i den afdeling, hvor du ønsker at bruge auto-udfyld. Alternativt kan det være, at der simpelthen ikke er tilgængelige medarbejdere baseret på de faktorer, der er nævnt i 'Hvordan sikrer auto assign nøjagtig fordeling?'. Kontakt os gerne, hvis du ikke kan få det til at fungere.
Jeg får en fejl meddelelse, når jeg klikker på auto-udfyld, hvorfor?
Der kan være en fejl i vagtplanen inden for den valgte periode, f.eks. en vagt med en tildelt rolle, der ikke længere eksisterer. Du kan kontrollere vagtplanen og genindlæse den eller forsøge at auto-udfylde nogle vagter i en anden uge for at se, om fejlmeddelelsen forsvinder. Hvis fejl meddelelsen varer ved, bedes du kontakte os via supportchat.