Hvis du gør brug af mange af de samme vagter i din vagtplan, kan du med fordel bruge skabeloner til at effektivisere din vagtplanlægning. Her kan du gemme vagter som en skabelon, som du nemt kan finde frem til og tilføje til din vagtplan.
Sådan oprettes en skabelon
For at oprette en skabelon skal du først oprette en vagtplan. Når vagtplanen er klar, kan du gemme den som en skabelon ved at klikke på 'Skabelon' øverst til højre for vagtplanen og vælge 'Gem som skabelon'.
Bagefter kan du navngive skabelonen og beslutte, om skabelonen skal gemmes med eller uden medarbejdere tildelt vagterne (dette er kun relevant, når du har tildelt medarbejdere til vagterne i den periode, du gemmer som en skabelon).
Sådan indsættes en skabelon
Når du har oprettet en eller flere skabeloner, kan du indsætte dem i en valgt periode ved at klikke på 'Skabelon' og vælge 'Indsæt en skabelon'.
Herefter kan du bestemme, over hvilken periode skabelonen skal indsættes, hvilket som standard er det valgte datointerval, samt hvilken af dine skabeloner du vil bruge. Når du har foretaget alle dine valg, trykker du til sidst på 'Indsæt den valgte skabelon'.
OBS. Når du indsætter en skabelon, vil du desuden få en advarsel, hvis der allerede er vagter i vagtplanen i den valgte periode, som du forsøger at indsætte en skabelon i. På denne måde kan du tage stilling til, om du vil indsætte skabelonen oveni vagterne eller ej.
Når du har indsat skabelonen, har du to valgmuligheder: at beholde og indsætte den eller fortryde og fjerne den. Hvis du vil beholde den, trykker du blot på 'Behold og gem ændringer'. Hvis du fortryder og vil fjerne den igen, trykker du blot på 'Fortryd'.
Sådan indsættes en skabelon over en længere periode
Det er muligt at indsætte en skabelon over en længere periode end en uge. Her er et praktisk eksempel på, hvordan det gøres:
Hvis du har lavet vagtplan for én måned, skal du først gemme en skabelon, der kun dækker den ene måned. Derefter kan du indsætte skabelonen igen og på den måde udfylde endnu en måned.
Når du har lavet en vagtplan for to måneder, kan du gemme en ny skabelon, der dækker begge måneder, og derefter indsætte den over en periode på to måneder. Herefter kan processen gentages for fire måneder osv.
Vi anbefaler dog, at man kun lægger vagtplanen et passende antal måneder frem, f.eks. for tre måneder (eller hvad der ellers giver mening). På den måde er det nemmere at foretage ændringer, hvis behovet ændrer sig undervejs.
Sådan redigeres en skabelon
For at redigere en skabelon kan du indsætte den i en tom periode/en periode uden vagter. Herfra kan du foretage ændringer og gemme vagtplanen som en ny skabelon. Du kan valgfrit slette den gamle skabelon efter dette. Mere om det nedenfor.
Sådan slettes en skabelon
For at slette en skabelon skal du trykke på 'Skabelon' i vagtplanen og vælge 'Indsæt skabelon'. Herfra åbner du listen over skabeloner for at se alle dine skabeloner. Tryk på det røde kryds til højre for den skabelon, du vil slette.
FAQ
Kan en skabelon strække sig over en længere periode end 1 uge?
Ja, du kan gemme en skabelon i så mange uger, som du ønsker. Når du gemmer en skabelon, kan du bestemme det datointerval, du vil gemme, hvor alle vagter i denne periode gemmes i skabelonen.
Kan jeg få en skabelon til at gentage sig?
Ja, du kan få en skabelon til at gentage sig. Når du indsætter en skabelon, angiver du den periode, den skal dække. Hvis denne periode er længere end skabelonen, vil skabelonen gentage sig selv indtil den valgte slutdato.
Kan jeg lave skabeloner med fast personale?
Ja, hvis du vil lave en skabelon med fast personale på, skal du oprette vagterne og tildele de faste medarbejdere til vagterne, inden du gemmer ugen som en skabelon. Husk at sætte flueben i 'Roller, tidsperiode og medarbejdere', når du gemmer skabelonen.
Min skabelon mangler vagter. Hvorfor?
Sørg for, at du har gemt skabelonen for den rigtige periode og med den korrekte vagtplan i den rigtige afdeling. Hvis du har gemt en skabelon, der indeholder tomme dage, vil disse dage også blive gemt i skabelonen.