Hvad er auto-udfyld?
Auto-udfyld er Workfeeds automatiske planlægningsfunktion, som giver dig mulighed for at tildele dine medarbejdere til vagter med bare et enkelt klik.
Sådan fungerer det
Auto-udfyld tildeler omhyggeligt dine medarbejdere til vagter i vagtplanen baseret på dit teams angivende tilgængelighed, roller, minimum og maksimum ugentlige timer og planlægningsregler for at sikre en optimal fordeling. Derudover kan du også tilpasse vores algoritme for at imødekomme dine behov bedst muligt.
Inden du begynder med auto-udfyld
Det er vigtigt at kontrollere, om du har fastlagt minimum og maksimum timer for medarbejderne og/eller om du har sat medarbejdere som primære i de afdelinger, hvor du ønsker at auto-udfylde.
Sådan definerer du minimum og maksimum timer for medarbejdere
Du kan definere minimum og maksimum timer for hver medarbejder ved at klikke på auto-udfyld i oversigten over vagtplanen og vælge 'Juster min. og maks. timer'. Dette åbner en oversigt over minimums- og maksimumstimer for alle dine medarbejdere, hvor du kan foretage justeringer.
Juster timer for en enkelt medarbejder
Gå til teamlisten ved at klikke på '👬' -ikonet øverst til højre på din skærm. Her finder du den medarbejder, du vil redigere, og klikker på 'Rediger profil'. Når du har klikket på 'Rediger profil', finder du fanen 'Min. og maks. timer/uge'. Sørg for at klikke på 'Gem' øverst til højre, når du har lavet dine ændringer.
Sådan markerer du medarbejdere som primære i en afdeling
Auto-udfyld tager kun afdelingens primære medarbejdere i betragtning, når medarbejdere tildeles vagter. Når du markerer en medarbejder som primær i en afdeling, angiver du, at dette er deres hovedområde, og sikrer, at de inkluderes i auto-udfyld.
Du kan markere en medarbejder som primær fra afdelingsskuffen. For at få adgang til afdelingsskuffen skal du klikke på navnet på din afdeling i øverste venstre hjørne og vælge 'Administrer afdelinger'. Når du klikker på en afdeling, kan du markere medarbejdere som primære ved at klikke på 'Primære medarbejdere' i nederste højre hjørne. Bare afkryds ☑️ ud for en medarbejder, hvis du vil markere dem som primære.
Sådan tilpasses auto-udfyld algoritmen
Når du har tildelt min. og maks. timer til medarbejdere, angivet primære afdelinger og oprettet vagtplanen, kan du begynde at tilpasse algoritmen for at imødekomme dine behov. Du kan gøre dette ved at klikke på 'Auto-udfyld' øverst til højre i oversigten over vagtplanen.
Når auto-udfyld er åbnet, kan du begynde at tilpasse algoritmen på følgende måder:
Hvilke medarbejdere og roller skal inkluderes af auto-udfyld.
Den minimale pause, en medarbejder skal have mellem to vagter.
Det maksimale antal sammenhængende arbejdsdage, en medarbejder kan planlægges.
Om medarbejdere kan tildeles flere vagter på samme dag.
Sådan bruger du auto-udfyld
Når du har tildelt min. og maks. timer til medarbejdere, angivet primære afdelinger, oprettet vagtplanen og tilpasset algoritmen, er auto-udfyld klar til at udfylde din vagtplan. Alt du skal gøre er at klikke på den store blå 'Auto-udfyld'-knap.
Herfra skal du bare læne dig tilbage, mens Workfeed tildeler vagter. Bemærk, at jo flere vagter du udfylder, jo længere tid vil det tage.
Når auto-udfyld er færdig med at tildele medarbejdere til vagterne, kan du gemme vagtplanen (den vil ikke blive offentliggjort endnu) ved at vælge 'Behold og gem ændringer' eller du kan lade auto-udfyld foreslå en anden mulighed ved at vælge 'Fortryd' og starte autoudfyld igen.
Efter at auto-udfyld er færdigt og gemt, vil du se bevægelse i cirklerne på venstre side af vagtplanen. Cirklerne repræsenterer, i hvilken grad en medarbejders ugentlige timer er opfyldt:
Orange betyder, at en medarbejder har færre timer end deres minimum.
Grøn betyder, at medarbejderen er et sted mellem minimum og maksimum i timer.
Rød betyder, at de har fået tildelt flere timer end deres maksimum (dette sker ikke med auto-udfyld).
Hvordan sikrer auto-udfyld nøjagtig fordeling?
Workfeeds auto-udfyld algoritme tager følgende faktorer i betragtning, når medarbejdere tildeles vagter:
En medarbejders rapporterede tilgængelighed. Medarbejdere kan indsende deres tilgængelighed i Workfeed-appen, hvilket overholdes systematisk af auto-udfyld.
De specificerede minimums- og maksimumtimer, der er fastsat for en medarbejder. En medarbejder vil aldrig blive tildelt flere timer end deres maksimale antal timer.
En medarbejders rolle. En medarbejder vil ikke blive tildelt en vagt, hvis de ikke er tildelt rollen.
Fravær som ferie og sygdom. Når en medarbejder er registreret som fraværende, vil de ikke blive planlagt.
11-timers reglen. Auto-udfyld tager hensyn til 11-timers reglen og planlægger aldrig nogen inden for 11 timer efter afslutningen af deres forrige vagt (eller det tilpassede interval udfyldt af dig).
5 arbejdsdage. Ikke mere end 5 dage om ugen (eller det tilpassede antal udfyldt af dig) er planlagt for en medarbejder.
FAQ
Auto-udfyld udfylder ikke alle vagter i min plan. Hvorfor?
Auto-udfyld kan efterlade vagter som ledige, hvis der ikke er nogen passende medarbejder tilgængelig baseret på de faktorer, der er nævnt i 'Hvordan sikrer auto assign nøjagtig fordeling?'.
Kan jeg lave ændringer efter brug af auto-udfyld?
Ja, auto-udfyld er kun et udkast, og du kan lave dine egne ændringer, inden du offentliggør vagtplanen.
Er det muligt at fortryde auto-udfyld?
Ja, du kan fortryde auto-udfyld. Når den er klar, vil du blive spurgt, om du vil beholde eller fortryde vagtplanen.
Ingenting sker, når jeg klikker på auto-udfyld. Hvorfor?
Den mest almindelige årsag til, at der ikke sker noget, når du klikker på auto-udfyld, er, at der ikke er tildelt nogen primære medarbejdere til den afdeling, hvor du vil bruge auto-udfyld. Det kan også skyldes, at der simpelthen ikke er nogen ledige medarbejdere ud fra de faktorer, der er nævnt i 'Hvordan sikrer auto assign en præcis fordeling?'.
Jeg får en fejlmeddelelse, når jeg klikker på auto-udfyld. Hvorfor?
Hvis du får en fejlmeddelelse, kan der være noget i vagtplanen inden for den valgte periode, der skaber problemer, f.eks. en vagt med en tilknyttet rolle som ikke længere eksisterer. Prøv at gennemgå og genindlæse vagtplanen, eller test auto-udfyld på et par vagter i en anden uge for at se, om fejlen forsvinder. Hvis fejlmeddelelsen stadig vises, er du meget velkommen til at kontakte os via supportchatten.
Jeg kan ikke se auto-udfyld-knappen i min vagtplan. Hvorfor?
Hvis auto-udfyld ikke vises i din Workfeed, kan det enten skyldes, at du ikke har et Pro- eller Pro+-abonnement, hvor auto-udfyld er inkluderet, eller at du har flere afdelinger åbne på samme tid i vagtplanen. Auto-udfyld kan kun bruges på én afdeling ad gangen.