Hvad er auto-udfyld?
Auto-udfyld tildeler dine medarbejdere til de ledige vagter i vagtplanen med ét klik. Den tager højde for medarbejdernes tilgængelighed og ønsker, roller, min. og maks. timer, fravær og dine regler.
Sådan bruger du auto-udfyld
Opret vagterne
Auto-udfyld fylder de ledige vagter i perioden ud. Du kan selv oprette vagterne, bruge en skabelon eller lade Workfeed oprette dem ud fra din vagtplan i de seneste uger:
Auto-skabelon: Klik på "Skabelon", og vælg "Auto-skabelon". Vagterne bliver oprettet som ledige, så du kan se og rette dem, før du bruger auto-udfyld. Læs mere i Sådan bruger du auto-skabelon.
Generer manglende vagter først: Slå knappen til i auto-udfyld. Så opretter og udfylder auto-udfyld vagterne i ét trin. Den er beskrevet længere nede.
Åbn auto-udfyld
Vælg den periode og den afdeling, du vil udfylde, og klik på "Auto-udfyld" øverst til højre i vagtplanen. Auto-udfyld kan kun bruges på én afdeling ad gangen.
Hvordan virker auto-udfyld?
Øverst i panelet kan du folde "Hvordan virker auto-udfyld?" ud. Her står alt det, auto-udfyld tager højde for, for eksempel fravær, tilgængelighed, ønsker, regler og vagter i andre afdelinger. Vagter, der allerede er tildelt, bliver ikke ændret.
Medarbejdere
Under "Medarbejdere" vælger du, hvem og hvad auto-udfyld skal bruge:
Medarbejdere: Vælg, hvilke medarbejdere der skal med. Auto-udfyld bruger kun afdelingens primære medarbejdere.
Roller: Vælg, hvilke roller der skal udfyldes. En medarbejder får kun vagter med roller, de har.
Juster min. og maks timer: Ret min. og maks. timer pr. uge for alle medarbejdere på én gang. Maks. timer bliver regnet i gennemsnit over perioden, så én uge kan være lidt højere end en anden.
Primære medarbejdere: Mangler der medarbejdere, så tjek, at de er primære i afdelingen. Klik på afdelingens navn øverst til venstre, vælg "Administrer afdelinger", klik på afdelingen og derefter på "Primære medarbejdere" nederst til højre. Sæt flueben, og klik på "Gem". En medarbejder kan kun være primær i én afdeling.
Min. og maks. timer: Når du klikker på "Juster min. og maks timer", ser du alle medarbejdere med deres timer. Du kan også rette timerne for en enkelt medarbejder under "Rediger profil" i teamlisten.
Regler
Under "Regler" kan du se, hvor mange regler der er aktive. Klik på dem for at slå regler til og fra eller oprette nye, for eksempel hvile mellem vagter eller maks. vagter pr. dag. Auto-udfyld bryder aldrig en aktiv regel.
Generer manglende vagter først og sædvanlige vagttider
Generer manglende vagter først: Opretter først de vagter, der mangler, ud fra din vagtplan i de foregående uger, og udfylder dem derefter. Knappen vises kun for administratorer, og når den valgte periode er højst 31 dage.
Tildel medarbejdere deres sædvanlige vagttider: Giver medarbejderne de tidspunkter, de plejer at arbejde. En medarbejder, der plejer at arbejde torsdage kl. 9, får for eksempel forrang til den vagt frem for andre medarbejdere.
Udfyld vagtplanen
Nederst i panelet står perioden, afdelingen og hvor mange ledige vagter der er klar til at blive udfyldt. Klik på den blå "Auto-udfyld"-knap.
Når auto-udfyld er færdig, kan du vælge "Behold og gem ændringer" eller "Fortryd". Vagtplanen bliver ikke offentliggjort, så du kan stadig rette i den. Fortryder du, bliver vagter, der er oprettet med "Generer manglende vagter først", også slettet.
Cirklerne ved medarbejderne i venstre side viser, hvor langt de er fra deres timer: Orange er under minimum, grøn er mellem minimum og maksimum, og rød er over maksimum.
FAQ
Auto-udfyld udfylder ikke alle vagter. Hvorfor?
Hvis der ikke er en medarbejder, der passer ud fra det, der står under "Hvordan virker auto-udfyld?", bliver vagten stående som ledig.
Knappen "Auto-udfyld" i panelet er grå. Hvorfor?
Der er ingen ledige vagter i perioden, eller afdelingen har ingen primære medarbejdere. Opret vagterne, eller slå "Generer manglende vagter først" til, og tjek de primære medarbejdere.
Kan jeg rette i vagtplanen bagefter?
Ja. Auto-udfyld offentliggør ikke vagtplanen, så du kan lave dine egne ændringer, før du offentliggør.
Jeg får en fejl, når jeg bruger auto-udfyld. Hvorfor?
Der kan være noget i perioden, der giver problemer, for eksempel en vagt med en rolle, der ikke findes længere. Genindlæs vagtplanen, eller prøv en anden uge. Hjælper det ikke, så skriv til os i supportchatten.
Jeg kan ikke se "Auto-udfyld" i vagtplanen. Hvorfor?
Auto-udfyld kræver et Pro- eller Pro+-abonnement, og den kan kun bruges på én afdeling ad gangen. Har du flere afdelinger åbne, så vælg kun én.