Dette er den komplette guide til integrationen mellem DataLøn og Workfeed. Integrationen i sig selv er super simpel, men der opstår naturligt nogle spørgsmål undervejs, når det drejer sig om udbetaling af løn. Du kan finde svar på alle dine spørgsmål nedenfor!
Opsætning af integration
Sørg for at alle dine medarbejdere er oprettet i DataLøn.
Åbn 'Indstillinger' ⚙️, derefter 'Integrationer' 🖇️ og rul ned til 'Åbn lønintegrationer'.
Herefter vælger du Visma DataLøn i menuen til højre.
Indtast din DataLøn-nøgle.
Log på DataLøn.
Vælg 'Opsætning' > 'Integration til andre systemer'.
Find Workfeed i listen under 'Tidsregistreringssystemer' og tryk på 'Administrer'.
Kopier nøglen og indsæt den i Workfeed.
Du skal nu matche medarbejdere. Matchingen sker automatisk ved at sammenligne navne mellem Workfeed og DataLøn, men man kan også vælge at matche dem manuelt.
OBS. Det er vigtigt, at du gennemgår alle brugere og sørger for, at de enten bliver matchet eller ignoreret, da dette bliver brugt til at sende timer til de rigtige medarbejdere i DataLøn. Timer bliver sendt for alle timelønnede. Timer for ignorerede brugere, fuldtidslønnede og brugere uden timeløn vil ikke blive sendt.
Sørg for at holde integrationen opdateret, når du får nye medarbejdere, ved at gå til integrationen, som du opsatte den (se punkt 2). Herefter trykker du på 'Match brugere' igen.
Opsætningen er nu færdig, og du er klar til at køre løn.
Send timer fra Workfeed til DataLøn
For at sende timer til DataLøn, skal du trykke på 'Vagtplan' 📅 i øverste venstre hjørne af vagtplanen og derefter vælge 'Tidsregistrering' 💰.
I tidsregistreringen skal du sørge for at sætte den korrekte periode, så de korrekte timer sendes til DataLøn. Hvis du har indstillet din lønperiode korrekt, skal du vælge 'Sidste lønperiode', men du kan sætte lige det datointerval, du har brug for at sende timer for.
OBS. Gå til 'Indstillinger' ⚙️ > 'Tidsregistrering' 💰 > 'Lønperiode' for at indstille din lønperiode, så du nemt kan vælge din lønperiode fremover.
Hvis du anvender stempeluret eller på andre måder tillader, at medarbejdere kan registrere deres egne timer, vil alle de vagter, der afventer godkendelse, lægge sig i den blå knap i øverste højre hjørne. Hvis du undlader at godkende vagter, inden du sender timer til DataLøn, vil det være de planlagte timer i Workfeed, der bliver sendt til DataLøn. Når du godkender vagterne, vil det være de godkendte timer, der bliver sendt til DataLøn.
Gennemgå medarbejdere og tjek, at alt ser rigtig ud, inden du trykker på 'Eksporter...' i øverste højre hjørne.
Der åbner sig nu et vindue, hvor du har mulighed for at dobbelttjekke, at du har taget højde for det hele:
Er perioden afsluttet? Så du ikke sender timer, der ikke er afholdt endnu.
Har alle fået tildelt timeløn?
Er alle medarbejdere matchet?
Er der nogle vagter med ændringer, der afventer godkendelse?
Er der angivet lønkode for timeløn? (vi anbefaler lønkode 0013).
OBS. Du kan godt eksportere timerne, selvom alle regler ikke bliver overholdt. F.eks. Hvis du ved, at der er en medarbejder der mangler et match, men heller ikke skal have eksporteret sine timer.
Når alt ser rigtigt ud, trykker du på 'Vælg lønintegration'.
Herefter skal du vælge en aktiv DataLøn-integration eller opsætte en ny integration (følg trinnene i 'Opsætning af integrationen').
Tjek at alle brugere er matchet korrekt. Hvis der er brugere som ikke er matchet, kan du trykke på 'Åbn bruger-matching' og sikre, at de står korrekt, inden du trykker på '💰Fortsæt til løn-eksport'.
Når alt ser rigtigt ud, vælger du 'Send til Visma DataLøn'.
Find de sendte timer i DataLøn
Efter du har sendt timerne fra Workfeed til DataLøn skal du logge på DataLøn og gøre følgende:
Vælg: 'Lønindberetning' > 'Ny løn' > 'Importer' > 'Workfeed'.
Vælg den periode, du har sendt timer for, fra Workfeed.
Tryk 'Indlæs registrering'.
Gem et DataLøn CSV-format
Det er muligt at downloade og uploade timerne fra Workfeed manuelt i et CSV-format, som DataLøn kan læse. Det er fuldstændig det samme som når man trykker på 'Send til Visma DataLøn'. Men i stedet for at Workfeed sender timerne direkte til Dataløn, står du for at downloade timerne og uploade dem i DataLøn. Sådan gør du:
Åbn 'Tidsregistrering og tryk på 'Eksporter...'
Vælg en aktiv Dataløn-integration eller sæt en ny op
Vælg '💰Fortsæt til løn-eksport'
Tryk til sidst på 'Download backup-filen til Visma Dataløn'
OBS. Filen vil højst sandsynligt blive gemt i dine overførsler på din computer. Som udgangspunkt er det vigtigt, at du ikke åbner denne fil, da det kan forstyrre formatet.
Opsætning af tillæg til Dataløn-integrationen
Hvis du har opsat tillæg i Workfeed og ønsker at tillæggene skal angives på forskellige lønkoder, er dette kun muligt via CSV-fil. Du skal derfor downloade backup-filen og indlæse den manuelt i DataLøn. Inden da skal du også have indtastet lønkoden på tillægget i Workfeed, som også findes i DataLøn. Læs mere om tillæg her.
OBS. Hvis du ikke angiver en lønkode eller eksporterer via 'Send til Visma DataLøn', bliver tillæggene samlet på 03.
Fejl i eksport
Integrationen kører som regel helt problemfrit, men nogle gange går det ikke helt så nemt som man gerne vil have det. Her er et par tips til hvordan du kan finde en evt. fejl i din eksport til Dataløn.
Sørg for at alt ser rigtigt ud i Workfeed. Hvis tillæggende f.eks. er sat forkert op i Workfeed, så vil de overførte timer til DataLøn også se forkerte ud.
Gennemgå opsætningen i Workfeed igen:
Åbn bruger-matchningen i DataLøn-integrationen (Følg forklaringen i 'Opsætning af integrationen'). Her skal du sørge for, at alle medarbejdere er matchet til den korrekte medarbejder i DataLøn. Desuden skal du vælge 'Ignorer' ud for de medarbejdere, der ikke skal have sendt løn. Dette er f.eks. alle fuldtidsmedarbejdere i Workfeed.
Tjek at alle medarbejdere, der skal have sendt løn til DataLøn, har fået indtastet en timeløn i Workfeed. Du kontrollerer dette for hver enkelt medarbejder ved at tilgå deres profil i teamlisten, trykke på 'Rediger profil' og gå ned til feltet 'Løn'.
Er løntyperne på dine Workfeed-tillæg korrekte? Tjek at de løntyper, der er indtastet på dine Workfeed-tillæg, er nogle løntyper som DataLøn forstår. Længere oppe er en forklaring af lønkoder og tillæg i DataLøn.
FAQ
Hvordan fungerer import af medarbejdere fra DataLøn?
Du kan via teamlisten ➕ importere dine medarbejdere direkte fra DataLøn. Du kan via menuen vælge, hvilke medarbejdere, der skal importeres, og sende dem en direkte email-invitation til Workfeed.
Hvis du allerede er integreret med DataLøn, så skal den lige have lov til at indlæse, hvorefter du har mulighed for at importere nye eller gamle medarbejdere fra DataLøn.
Hvem bliver der sendt timer for til DataLøn?
Alle matchede medarbejdere med en timeløn bliver sendt til DataLøn, når du trykker på 'Send til Visma DataLøn'. Vi sender ikke timer for medarbejdere, der mangler et match, er blevet ignoreret, ikke har en timeløn eller har en fuldtidsløn.
Hvorfor lander mine tillæg ikke på den rigtige lønkode i DataLøn?
DataLøns API understøtter ikke fordeling af tillæg til forskellige lønkoder. Hvis du ønsker, at dine tillæg skal placeres på hver sin linje, skal du under tillægget angive en lønkode og bruge CSV-filen til at flytte data til DataLøn.
Skal jeg oprette medarbejdere i begge systemer?
Ja, du skal have medarbejdere oprettet i begge systemer. For at sende timerne til DataLøn er det vigtigt, at den samme medarbejder også findes i DataLøn og er korrekt matchet i Workfeed.
Hvad sker der, hvis jeg ikke godkender stempeltider inden eksport til DataLøn?
Hvis du ikke godkender dine stempeltider, vil det være de planlagte tider, der bliver sendt til DataLøn. Hvis du f.eks. lige har slået stempeluret til og ikke alle har fået gjort det, kan du sagtens vælge at springe godkendelsen over og bare sende de planlagte timer til DataLøn.
Hvordan inkluderer jeg min bogholder?
Når man har en bogholder, er det vigtigt, at mindst én person har adgang til begge systemer. Det kan nemlig være rigtig svært at gennemskue overførslen af timer, hvis man ikke kan se det, der bliver overført fra Workfeed. Du kan oprette din bogholder præcis ligesom du ville en medarbejder og sørge for at give dem administrator-adgang.
Jeg kan ikke se Workfeed under 'Tidsregistreringssystemer' i DataLøn. Hvorfor?
Hvis du ikke kan se Workfeed under 'Opsætning' > 'Integration til andre systemer' > 'Tidsregistreringssystemer' > 'Workfeed' i DataLøn, kan det skyldes, at du bruger 'DataLøn Lønadministration'. Hvis det er tilfældet, skal du sende en kundebesked til DataLøn og bede om at blive overført til en almindelig Dataløn-konto. Herefter kan du opsætte integrationen som beskrevet her.