Dette er den komplette guide til integrationen mellem Danløn og Workfeed. Integrationen i sig selv er super simpel, men der opstår naturligt nogle spørgsmål undervejs, når det drejer sig om udbetaling af løn. Du kan finde svar på alle dine spørgsmål nedenfor!
Opsætning af integrationen
Sørg for at alle dine medarbejdere er oprettet i Danløn.
Åbn 'Indstillinger' ⚙️, derefter 'Integrationer' 🖇️ og rul ned til 'Åbn lønintegrationer'.
Herefter åbner du Danløn i menuen til højre.
Du bliver nu spurgt, om du vil forbinde Workfeed og Danløn. Tryk her på 'Ja, forbind'.
Du vil nu blive bedt om at logge ind på Danløn og give tilladelse til, at Workfeed kan sende data til Danløn.
Herefter bliver du sendt tilbage til Workfeed, hvor du skal matche medarbejdere. Matchingen sker automatisk ved at sammenligne email og navn mellem Workfeed og Danløn, men man kan også vælge at matche dem manuelt.
OBS. Det er vigtigt, at du gennemgår alle brugere og sørger for, at de enten bliver matchet eller ignoreret, da dette bliver brugt til at sende timer til de rigtige medarbejdere i Danløn. Timer bliver sendt for alle timelønnede. Timer for ignorerede brugere, fuldtidslønnede og brugere uden timeløn vil ikke blive sendt.Sørg for at holde integrationen opdateret, når du får nye medarbejdere, ved at gå til integrationen, som du opsatte den (se punkt 2). Herefter trykker du på 'Match brugere' igen.
Opsætningen er nu færdig og du er klar til at køre løn.
Send timer fra Workfeed til Danløn
For at sende timer til Danløn, skal du trykke på 'Vagtplan' 📅 i øverste venstre hjørne af vagtplanen og derefter vælge 'Tidsregistrering' 💰.
2. I tidsregistreringen skal du sørge for at sætte den korrekte periode, så de korrekte timer sendes til Danløn. Hvis du har indstillet din lønperiode korrekt, skal du vælge 'Sidste lønperiode', men du kan sætte lige det datointerval, du har brug for at sende timer for.
OBS. Gå til 'Indstillinger' ⚙️ > 'Tidsregistrering' 💰 > 'Lønperiode' for at indstille din lønperiode, så du nemt kan vælge din lønperiode fremover.
3. Hvis du anvender stempeluret eller på andre måder tillader, at medarbejdere kan registrere deres egne timer, vil alle de vagter, der afventer godkendelse, lægge sig i den blå knap i øverste højre hjørne. Hvis du undlader at godkende vagter, inden du sender timer til Danløn, vil det være de planlagte timer i Workfeed, der bliver sendt til Danløn. Når du godkender vagterne, vil det være de godkendte timer, der bliver sendt til Danløn.
4. Gennemgå medarbejdernes timer og tjek, at alt ser rigtig ud, inden du trykker på 'Eksporter...' i øverste højre hjørne.
5. Der åbner sig nu et vindue, hvor du har mulighed for at dobbelttjekke, at du har taget højde for det hele:
Er perioden afsluttet? Så du ikke sender timer, der ikke er afholdt endnu.
Er alle medarbejdere matchet?
Er der nogen vagter med ændringer, der afventer godkendelse?
OBS. Du kan godt eksportere timerne, selvom alle regler ikke bliver overholdt. F.eks. Hvis du ved, at der er en medarbejder der mangler et match, men heller ikke skal have eksporteret sine timer.
6. Når alt ser rigtigt ud, trykker du på 'Vælg lønintegration'.
7. Herefter skal du vælge en aktiv Danløn-integration eller opsætte en ny integration (følg trinnene i 'Opsætning af integrationen').
8. Du vælger selv, hvilken lønkode grundlønnen skal placeres på. Har du ingen præference, anbefaler vi at bruge T4.
9. Tjek at alle brugere er matchet korrekt. Hvis der er brugere som ikke er matchet, kan du trykke på 'Åbn bruger-matching' og sikre, at de står korrekt, inden du trykker på '💰Fortsæt til løn-eksport'.
10. Når alt ser rigtigt ud, vælger du 'Send til Danløn'.
Find de sendte timer i Danløn
Når du har eksporteret timerne fra Workfeed, er du klar til at finde dem i Danløn. Timerne bliver ikke sat direkte på lønsedlen i Danløn, men du har i stedet mulighed for at tjekke, om det ser rigtigt ud i Danløn, inden timerne bliver indlæst endeligt. Sådan gør du:
Log ind på din Danløn-konto.
Gå til 'Løn' og tryk på 'Indlæs fra integration'.
Gennemgå timerne for at sikre, at de stemmer overens med timerne fra Workfeed.
Tryk på 'Indlæs' i bunden af skærmen.
Forklaring af format i Danløn
Som udgangspunkt bliver alle timer for en medarbejder sendt til 2 linjer i Danløn:
Alle timer med almindelig timeløn lægger sig på T4.
Alle forskellige løntillæg bliver lagt sammen i en total og lægges på T5.
Du har ikke mulighed for at ændre, hvor den almindelige timeløn ender. Det er derfor vigtigt, at T4 er ledig i Danløn. Du har dog mulighed for at vælge, lige hvor de forskellige tillæg skal lande i Danløn. Dette er specielt smart, hvis du har flere forskellige tillæg, så medarbejderen nemt kan se, hvor meget af de forskellige tillæg de har fået på deres lønseddel.
(Vi anbefaler, at du sørger for, at T4 i Danløn er ledig til overførsel af timer, men der findes et trick til at sende timelønnen til en anden linje i Danløn, hvis du fortsætter til vores FAQ i bunden).
Opsætning af tillæg til Danløn-integrationen
Hvis du har opsat tillæg i Workfeed, har du mulighed for at definere, hvilken linje i Danløn tillægget skal ende på. Dette gøres ved at indtaste lønkoden på tillægget i Workfeed, som også findes i Danløn. Læs mere om tillæg her.
Du kan oprette dine egne lønkoder og navngive dem som du har lyst til i Danløn under 'Virksomhed' > 'Teksttilpasninger'. Hvis du er i tvivl om hvilke lønkoder du bør bruge, så anbefaler vi at du bruger lønkoden "Overtidstillæg 1, 2, 3" osv., da du har mulighed for at oprette så mange som du har brug for.
OBS. Hvis du ikke angiver en lønkode, bliver tillæggene samlet på T5.
Danløn forklarer, hvordan deres lønkoder fungerer på denne side.
Eksempel på overførsel med timeløn og tillæg
Du har 2 tillæg i Workfeed: et aftentillæg, der træder i kraft efter klokken 18, og et overtidstillæg, der træder i kraft på vagter længere end 8 timer. De 2 typer tillæg vil du gerne have fordelt på 2 forskellige linjer i Danløn:
Åbn Indstillinger ⚙️ > Tidsregistrering 💰 > Tillæg > Vælg dit 'Aftentillæg'.
Fold 'Tilføj' ud og rul ned til 'Lønkode (Til lønintegration)'.
Indtast 'O1', der refererer til Danløns overtidstillæg 1.
Gør det samme for overtidstillægget og indtast 'O2', der refererer til Danløns overtidstillæg 2.
For at det ser korrekt ud på lønsedlen, giver du Danløns overtidstillæg 1 og 2 nye navne.
Åbn Danløn > 'Virksomhed' > 'Teksttilpasninger'.
Navngiv overtidstillæg 1 'Aftentillæg' i stedet.
Navngiv overtidstillæg 2 'Overtid efter 8 timer' i stedet.
Nu er du klar til at eksportere timer til Danløn. Lad os tage et eksempel med medarbejderen Johanne Trier, der har 2 vagter i perioden:
Vagt 1: 10 timer med 30 minutters pause, hvilket giver hende 1,5 timers overtidstillæg.
Vagt 2: 8 timer med 30 minutters pause med 2 timers aftentillæg.
I alt er der arbejdet 17 timer med 1,5 x overtid og 2 x aftentillæg.
Gå nu til 'Tidsregistrering', tryk derefter på 'Eksporter...' og til sidst 'Send til Danløn'.
Efter eksporten åbner du Danløn > Løn > 'Indlæs fra integration'.
Du kan nu se timelønnen og de 2 tillæg fordelt på 3 linjer i Danløn. Når det ser rigtigt ud, trykker du på 'Indlæs' i bunden, så lønnen er klar til at blive kørt.
Tilføj fradrag inden eksport
Inden du eksporterer data til Danløn, kan du aktivere fradrag pr. vagt. Feltet kan bruges til alle typer fradrag, f.eks. kostfradrag. Dette gør du ved at trykke på 'Fradrag pr. vagt' i lønintegrationen og herefter angive sats og lønkode.
Gem et Danløn CSV-format
Det er muligt at downloade og uploade timerne fra Workfeed manuelt i et CSV-format, som Danløn kan læse. Det er fuldstændig det samme som når man trykker på 'Send til Danløn'. Men i stedet for at Workfeed sender timerne direkte til Danløn, står du for at downloade timerne og uploade dem i Danløn. Sådan gør du:
Åbn 'Tidsregistrering og tryk på 'Eksporter...'
Vælg en aktiv Danløn-integration eller sæt en ny op
Vælg '💰Fortsæt til løn-eksport'
Tryk til sidst på 'Download backup-filen til Danløn'.
OBS. Filen vil højst sandsynligt blive gemt i dine overførsler på din computer. Som udgangspunkt er det vigtigt, at du ikke åbner denne fil, da det kan forstyrre formatet.
Herefter logger du ind på din Danløn-konto.
Gå til 'Løn' og vælg 'Indlæs fra fil'.
Tryk på 'Vælg fil' og vælg filen.
Tryk til sidst på 'Indlæs' i bunden.
Du vil nu få et overblik over timerne, ligesom når du sender timerne direkte fra Workfeed, inden du til sidst kan trykke på 'Indlæs' for at få timerne på lønsedlerne.
Fejl i eksport
Integrationen kører som regel helt problemfrit, men nogle gange går det ikke helt så nemt, som man gerne vil have det. Her er et par tips til, hvordan du kan finde frem til en fejl i din eksport til Danløn.
Sørg for at alt ser rigtigt ud i Workfeed. Hvis tillæggene f.eks. er sat forkert op i Workfeed, så vil de overførte timer til Danløn også se forkerte ud.
Gennemgå opsætningen i Workfeed igen:
Åbn bruger-matchningen i Danløn-integrationen (Følg forklaringen i 'Opsætning af integrationen'). Her skal du sørge for, at alle medarbejdere er matchet til den korrekte medarbejder i Danløn. Desuden skal du vælge 'Ignorer' ud for de medarbejdere, der ikke skal have sendt løn. Dette er f.eks. alle fuldtidsmedarbejdere i Workfeed.
Tjek at alle medarbejdere, der skal have sendt løn til Danløn, har fået indtastet en timeløn i Workfeed. Du kontrollerer dette for hver enkelt medarbejder ved at tilgå deres profil i teamlisten, trykke på 'Rediger profil' og gå ned til feltet 'Løn'.
Er løntyperne på dine Workfeed-tillæg korrekte? Tjek at de løntyper, der er indtastet på dine Workfeed-tillæg, er nogle løntyper som Danløn forstår. Feltet skal enten være tomt eller være en Danløn-løntype. Længere oppe er et eksempel med løntyperne O1 og O2.
Lav en manuel eksport til Danløn med CSV-fil. Når du uploader CVS-filen til Danløn, vil Danløn give dig en letforståelig fejlbesked, f.eks. at løntypen ikke findes eller at CVR-nummeret er forkert. Du kan bruge denne information til at rette til i Workfeed, inden du overfører timerne igen.
Tjek at løntyperne på dine tillæg i Workfeed er sat op korrekt (Følg forklaringen i 'Eksempel på overførsel med timeløn og tillæg').
FAQ
Hvordan fungerer import af medarbejdere fra Danløn?
Du kan via teamlisten ➕ importere dine medarbejdere direkte fra Danløn. Du kan via menuen vælge, hvilke medarbejdere, der skal importeres, og sende dem en direkte email-invitation til Workfeed.
Hvem bliver der sendt timer for til Danløn?
Alle matchede medarbejdere med en timeløn bliver sendt til Danløn, når du trykker på 'Send til Danløn'. Vi sender ikke timer for medarbejdere der mangler et match, er blevet ignoreret, ikke har en timeløn eller har en fuldtidsløn.
Skal jeg oprette medarbejdere i begge systemer?
Ja, du skal have medarbejdere oprettet i begge systemer. For at sende timerne til Danløn er det vigtigt, at den samme medarbejder også findes i Danløn og er korrekt matchet i Workfeed.
Kan jeg sende timer fra én Workfeed konto til to Danløn-konti?
Ja, det er muligt at opsætte flere Danløn-konti og vælge hvilke afdelinger/medarbejdere, du ønsker at eksportere timer/løn for.
Kan jeg skifte timelønnen til en anden lønkode end T4?
Du kan desværre ikke skifte lønkoden for timelønnen direkte i Workfeed. I stedet kan du dog downloade en CSV-fil i tidsregisteringen. I denne fil kan du ændre alle felter med løntypen T4 til lige den løntype du vil have, f.eks. T1. Sørg for at du gemmer filen i det korrekte CSV-format igen inden du uploader filen til Danløn under 'Løn' > 'Indlæs fra fil'.
Hvad sker der, hvis jeg ikke godkender stempeltider inden eksport til Danløn?
Hvis du ikke godkender dine stempeltider, vil det være de planlagte tider, der bliver sendt til Danløn. Hvis du f.eks. lige har slået stempeluret til og ikke alle har fået gjort det, kan du sagtens vælge at springe godkendelsen over og bare sende de planlagte timer til Danløn.
Hvordan inkluderer jeg min bogholder?
Når man har en bogholder, er det vigtigt, at mindst én person har adgang til begge systemer. Det kan nemlig være rigtig svært at gennemskue overførslen af timer, hvis man ikke kan se det, der bliver overført fra Workfeed. Du kan oprette din bogholder præcis ligesom du ville en medarbejder og sørge for at give dem administrator-adgang.
Det ser forkert ud i Danløn. Hvad gør jeg?
Der kan være forskellige ting, der er skyld i, at timerne ikke ser ud helt præcis som man gerne vil have dem.
En mulighed er, at der sandsynligvis er ældre data i Danløn, som ikke er lønkørt. Hvis du åbner Danløn og vælger 'Indlæs fra integration', skal du sætte et virkeligt bredt datointerval (det kan være flere år). Herefter skal de data, der blot ligger, slettes, så du ikke får fejlen fremover.
Vi opfordrer desuden til, at man læser hele denne artikel igennem. Ellers påpeger vi et par ting i det nederste punkt i artiklen, som kan hjælpe.
Kan jeg tilføje fradrag i integrationen?
Ja, du kan tilføje fradrag i Danløn-integrationen. Her vælger du 'Fradrag pr. vagt' inden eksport, hvor du angiver sats og lønkode. Det kan f.eks. bruges til kostfradrag.