Dette er den komplette guide til integrationen mellem Visma Lønn Norge og Workfeed. Integrationen i sig selv er super simpel, men der opstår naturligt nogle spørgsmål undervejs, når det drejer sig om udbetaling af løn. Du kan finde svar på alle dine spørgsmål nedenfor!
Opsætning af integration
Sørg for at alle dine medarbejdere er oprettet i Visma Lønn Norge.
Åbn 'Indstillinger' ⚙️, derefter 'Integrationer' 🖇️ og rul ned til 'Åbn lønintegrationer'.
Herefter åbner du Visma Lønn Norge i menuen til højre.
Herefter skal du indtaste medarbejdernumre fra Visma Lønn Norge ud for dine medarbejdere eller vælge 'Ignorer'.
OBS. Det er vigtigt, at du gennemgår alle brugere og sørger for, at de enten bliver matchet eller ignoreret, da dette bliver brugt til at sende timer til de rigtige medarbejdere i Visma Lønn Norge. Timer bliver sendt for alle timelønnede. Timer for ignorerede brugere, fuldtidslønnede og brugere uden timeløn vil ikke blive sendt.Derefter skal du indsætte ønsket lønkode for timeløn.
Sørg for at holde integrationen opdateret, når du får nye medarbejdere, ved at gå til integrationen, som du opsatte den (se punkt 2). Herefter trykker du på 'Match brugere' igen.
Vælg, om du ønsker at bruge fradrag eller ej.
Send timer fra Workfeed til Visma Lønn Norge
For at sende timer til Visma Lønn Norge, skal du trykke på 'Vagtplan' 📅 i øverste venstre hjørne af vagtplanen og derefter vælge 'Tidsregistrering' 💰.
Herinde skal du sørge for at sætte den korrekte periode, så du sender de korrekte timer til Visma Lønn Norge. Hvis du har indstillet din lønperiode korrekt, skal du vælge "Sidste lønperiode", men du kan sætte lige det datointerval, du har brug for at sende timer for.
OBS. Gå til 'Indstillinger' ⚙️ > 'Tidsregistrering' 💰 > 'Lønperiode' for at indstille din lønperiode, så du nemt kan vælge din lønperiode fremover.
Hvis du anvender stempeluret eller på andre måder tillader, at medarbejdere kan registrere deres egne timer, vil alle de vagter, der afventer godkendelse, lægge sig i den blå knap i øverste højre hjørne. Hvis du undlader at godkende vagter, inden du sender timer til Visma Lønn Norge, vil det være de planlagte timer i Workfeed, der bliver sendt til Visma Lønn Norge. Hvis du godkender vagterne, vil det være de godkendte timer, der bliver sendt til Visma Lønn Norge.
Gennemgå medarbejdere og tjek, at alt ser rigtig ud, inden du trykker på 'Eksporter...' i øverste højre hjørne af tidsregistrering.
Der åbner sig nu et vindue hvor du har mulighed for at dobbelttjekke, at du har taget højde for det hele:
Er perioden afsluttet? Så du ikke sender timer, der ikke er afholdt endnu.
Har alle fået tildelt timeløn?
Er alle medarbejdere matchet?
Er der nogen vagter med ændringer, der afventer godkendelse?
OBS. Du kan godt eksportere timerne, selvom alle regler ikke bliver overholdt. F.eks. Hvis du ved, at der er en medarbejder der mangler et match, men heller ikke skal have eksporteret sine timer.
Når alt ser rigtigt ud, trykker du på 'Vælg lønintegration'.
Herefter skal du vælge en aktiv Visma Lønn Norge-integration eller opsætte en ny integration (følg trinnene i 'Opsætning af integrationen').
Tjek at alle brugere er matchet korrekt. Hvis der er brugere som ikke er matchet, kan du trykke på 'Åbn bruger-matching' og sikre at de står korrekt. Derudover skal kundeforholdsnummer og arbejdsgivernummer være udfyldt korrekt, inden du trykker på '💰Fortsæt til løn-eksport'.
Når alt ser rigtigt ud, vælger du 'Send til Visma Lønn Norge'.
Herefter downloades en CSV-fil, som kan indlæses i Visma Lønn Norge.
Opsætning af tillæg til Visma Lønn Norge-integrationen
Hvis du har opsat tillæg i Workfeed, har du mulighed for at definere, hvilken linje i VismaLønn Norge tillægget skal ende på. Dette gøres ved at indtaste en lønkode på tillægget i Workfeed, som også findes i Visma Lønn Norge.
Du kan læse mere om tillæg her.
Fejl i eksport
Integrationen kører som regel helt problemfrit, men nogle gange går det ikke helt så nemt som man gerne vil have det. Her er et par tips til hvordan du kan finde en evt. fejl i din eksport til Visma Lønn Norge.
Sørg for at alt ser rigtigt ud i Workfeed. Hvis tillæggende f.eks. er sat forkert op i Workfeed, så vil de overførte timer til Visma Lønn Norge også se forkerte ud.
Gennemgå opsætningen i Workfeed igen:
Åbn bruger-matchningen i Visma Lønn Norge-integrationen (Følg forklaringen i 'Opsætning af integrationen'). Her skal du sørge for, at alle medarbejdere er matchet til den korrekte medarbejder i Visma Lønn Norge. Desuden skal du vælge 'Ignorer' ud for de medarbejdere, der ikke skal have sendt løn. Dette er f.eks. alle fuldtidsmedarbejdere i Workfeed.
Tjek at alle medarbejdere, der skal have sendt løn til Visma Lønn Norge, har fået indtastet en timeløn i Workfeed. Du kontrollerer dette for hver enkelt medarbejder ved at tilgå deres profil i teamlisten, trykke på 'Rediger profil' og gå ned til feltet 'Løn'.
Er lønkoderne på dine Workfeed-tillæg korrekte? Tjek at de lønkoder, der er indtastet på dine Workfeed-tillæg, er nogle lønkoder, som Visma Lønn Norge forstår. Feltet skal enten være tomt eller være en Visma Lønn Norge-lønkode. Længere oppe er en forklaring af lønkoder og tillæg.
FAQ
Hvem bliver der sendt timer for til Visma Lønn Norge?
Alle matchede medarbejdere med en timeløn bliver sendt til Visma Lønn Norge, når du trykker på 'Send til Visma Lønn Norge'. Vi sender ikke timer for medarbejdere, der mangler et medarbejdernummer, er blevet ignoreret, ikke har en timeløn eller har en fuldtidsløn.
Skal jeg oprette medarbejdere i begge systemer?
Ja, du skal have medarbejdere oprettet i begge systemer. For at sende timerne til Visma Lønn Norge er det vigtigt, at den samme medarbejder også findes i Visma Lønn Norge og har fået anført korrekt medarbejdernummer i Workfeed.
Kan jeg sende timer med én Workfeed-konto til to Visma Lønn Norge-konti?
Ja, du kan opsætte flere Visma Lønn Norge-konti og vælge hvilke afdelinger/medarbejdere du ønsker at eksportere timer/løn for.
Hvad sker der, hvis jeg ikke godkender stempeltider inden eksport til Visma Lønn Norge?
Hvis du ikke godkender dine stempeltider, vil det være de planlagte tider, der bliver sendt til Visma Lønn Norge. Hvis du f.eks. lige har slået stempeluret til og ikke alle har fået gjort det, kan du sagtens vælge at springe godkendelsen over og bare sende de planlagte timer til Visma Lønn Norge.
Hvordan inkluderer jeg min bogholder?
Når man har en bogholder, er det vigtigt, at mindst én person har adgang til begge systemer. Det kan nemlig være rigtig svært at gennemskue overførslen af timer, hvis man ikke kan se det, der bliver overført fra Workfeed. Du kan oprette din bogholder præcis ligesom du ville en medarbejder og sørge for at give dem administrator-adgang.
Det ser forkert ud i Visma Lønn Norge. Hvad gør jeg?
Der er lidt forskellige ting, der kan være skyld i, at timerne ikke ser ud helt præcis som man gerne vil have dem. Vi opfordrer til, at man læser hele denne artikel igennem. Ellers påpeger vi et par ting i det nederste punkt i artiklen som kan hjælpe.