Vad är automattilldelning?

Automattilldelning är Workfeeds automatiska planeringsfunktion som gör det möjligt att tilldela dina anställda pass med bara ett klick.

Så fungerar det

Automattilldelning tilldelar noggrant dina anställda till pass i schemat baserat på ditt teams angivna tillgänglighet, roller, minsta och högsta antal veckotimmar samt planeringsregler för att säkerställa en optimal fördelning. Dessutom kan du också anpassa vår algoritm så att den passar dina behov på bästa möjliga sätt.

Innan du börjar med automattilldelning

Det är viktigt att kontrollera om du har fastställt minsta och högsta antal timmar för de anställda och/eller om du har angett anställda som primära i de avdelningar där du vill använda automattilldelning.

Hur du definierar min och max timmar för anställda

Du kan definiera min och max timmar för varje anställd genom att klicka på automattilldelning i översikten över schemat och välja 'Justera min och max timmar'. Då öppnas en översikt över min och max timmar för alla dina anställda, där du kan göra justeringar.

Justera timmar för en enskild anställd

Gå till teamlistan genom att klicka på '👬'-ikonen längst upp till höger på skärmen. Här hittar du den anställda du vill redigera och klickar på 'Redigera profil'. När du har klickat på 'Redigera profil' hittar du fliken 'Min och max timmar/vecka'. Se till att klicka på 'Spara' längst upp till höger när du har gjort dina ändringar.

Hur du markerar anställda som primära i en avdelning

Automattilldelning tar bara hänsyn till avdelningens primära anställda när anställda tilldelas pass. När du markerar en anställd som primär i en avdelning anger du att detta är deras huvudområde och säkerställer att de inkluderas i automattilldelning.

Du kan markera en anställd som primär från avdelningspanelen. För att komma åt avdelningspanelen klickar du på namnet på din avdelning längst upp till vänster och väljer 'Hantera avdelningar'. När du klickar på en avdelning kan du markera anställda som primära genom att klicka på 'Primära anställda' längst ned till höger. Kryssa bara i ☑️ bredvid en anställd om du vill markera dem som primära.

Hur du anpassar algoritmen för automattilldelning

När du har tilldelat min och max timmar till anställda, angett primära avdelningar och skapat schemat kan du börja anpassa algoritmen så att den passar dina behov. Du kan göra detta genom att klicka på 'automattilldelning' längst upp till höger i översikten över schemat.

När automattilldelning har öppnats kan du börja anpassa algoritmen på följande sätt:

Vilka anställda och roller som ska inkluderas av automattilldelning.

Den minsta rasten en anställd ska ha mellan två pass.
Det högsta antalet sammanhängande arbetsdagar en anställd kan schemaläggas.
Om anställda kan tilldelas flera pass samma dag.

Hur du använder automattilldelning

När du har tilldelat min och max timmar till anställda, angett primära avdelningar, skapat schemat och anpassat algoritmen är automattilldelning redo att fylla i ditt schema. Allt du behöver göra är att klicka på den stora blå knappen 'Automattilldelning'.

Härifrån kan du bara luta dig tillbaka medan Workfeed tilldelar pass. Observera att ju fler pass du fyller i, desto längre tid tar det.

När automattilldelning är klar med att tilldela anställda till passen kan du spara schemat (det kommer inte att publiceras ännu) genom att välja 'Behåll och spara ändringar', eller låta automattilldelning föreslå ett annat alternativ genom att välja 'Ångra' och starta automattilldelning igen.

När automattilldelning är klar och sparad ser du rörelse i cirklarna på vänster sida av schemat. Cirklarna visar i vilken grad en anställds veckotimmar är uppfyllda:

Orange betyder att en anställd har färre timmar än sitt minimum.
Grön betyder att den anställda ligger någonstans mellan min och max timmar.
Röd betyder att de har tilldelats fler timmar än sitt maximum (detta händer inte med automattilldelning).

Hur säkerställer automattilldelning en korrekt fördelning?

Workfeeds algoritm för automattilldelning tar hänsyn till följande faktorer när anställda tilldelas pass:

En anställds rapporterade tillgänglighet. Anställda kan skicka in sin tillgänglighet i Workfeed-appen, vilket automattilldelning systematiskt tar hänsyn till.
De specificerade min och max timmar som har fastställts för en anställd. En anställd kommer aldrig att tilldelas fler timmar än sitt maximala antal timmar.
En anställds roll. En anställd kommer inte att tilldelas ett pass om de inte har tilldelats rollen.
Frånvaro som semester och sjukdom. När en anställd är registrerad som frånvarande kommer de inte att schemaläggas.
11-timmarsregeln. Automattilldelning tar hänsyn till 11-timmarsregeln och schemalägger aldrig någon inom 11 timmar efter slutet av deras föregående pass (eller det anpassade intervallet som du har angett).
5 arbetsdagar. En anställd schemaläggs inte fler än 5 dagar i veckan (eller det anpassade antal som du har angett).

FAQ

Varför fyller inte automattilldelning i alla pass i mitt schema?
Automattilldelning kan lämna pass lediga om det inte finns någon lämplig anställd tillgänglig baserat på de faktorer som nämns i 'Hur säkerställer automattilldelning en korrekt fördelning?'.
Kan jag göra ändringar efter att ha använt automattilldelning?
Ja, automattilldelning är bara ett utkast och du kan göra egna ändringar innan du publicerar schemat.
Är det möjligt att ångra automattilldelning?
Ja, du kan ångra automattilldelning. När den är klar får du frågan om du vill behålla eller ångra schemat.
Ingenting händer när jag klickar på automattilldelning. Varför?
Den vanligaste orsaken till att inget händer när du klickar på automattilldelning är att inga primära anställda har tilldelats till den avdelning där du vill använda automattilldelning. Det kan också bero på att det helt enkelt inte finns några tillgängliga anställda baserat på de faktorer som nämns i 'Hur säkerställer automattilldelning en korrekt fördelning?'.
Jag får ett felmeddelande när jag klickar på automattilldelning. Varför?
Om du får ett felmeddelande kan det finnas något i schemat inom den valda perioden som orsakar problem, till exempel ett pass med en tilldelad roll som inte längre finns. Försök att gå igenom och ladda om schemat eller testa automattilldelning på några pass under en annan vecka för att se om felet försvinner. Om felmeddelandet fortfarande visas är du varmt välkommen att kontakta oss via supportchatten.
Jag kan inte se knappen för automattilledelning i mitt schema. Varför?
Om automattilledelning inte visas i ditt Workfeed kan det antingen bero på att du inte har ett Pro- eller Pro+-abonnemang där automattilledelning ingår, eller att du har flera avdelningar öppna samtidigt i schemat. Automattilledelning kan bara användas på en avdelning åt gången.