Wat is automatisch toewijzen?
Automatisch toewijzen is de automatische roosterfunctie van Workfeed waarmee je met één klik je werknemers aan shifts kunt toewijzen: Automatisch toewijzen wijst je werknemers zorgvuldig toe aan de shifts in het rooster op basis van factoren die van invloed zijn, zoals de gemelde beschikbaarheid van je team, rollen/capaciteiten, minimale en maximale wekelijkse uren en planningsregels om een ideale verdeling te garanderen.
Voordat je aan de slag gaat met automatisch toewijzen.
Het is belangrijk om te controleren of je minimum en maximum uren hebt ingesteld voor werknemers en/of dat je werknemers hebt toegewezen als primaire werknemer in de afdeling waar je automatisch wilt plannen.
Minimum en maximum uren voor werknemers instellen.
Je kunt de minimum- en maximumuren van elke werknemer definiëren door op Automatisch toewijzen te klikken in het roosteroverzicht en 'Min. en max. uren aanpassen' te selecteren. Dit opent een overzicht van de minimale en maximale uren van al je werknemers waar je aanpassingen kunt maken.
Uren aanpassen voor een individuele werknemer.
Navigeer naar de lijst met teams door op het pictogram '👬' rechtsboven in je scherm te klikken. Zoek hier de werknemer die je wilt bewerken en klik op 'Profiel bewerken'. Nadat je op 'Profiel bewerken' hebt geklikt, vind je het tabblad 'Salaris'. Als je hier klikt, kun je de min. en max. uren per week van de werknemer instellen. Zorg ervoor dat je rechtsboven op 'Opslaan' klikt als je klaar bent.
Werknemers markeren als primair in een afdeling.
Automatisch toewijzen houdt alleen rekening met de primaire werknemers van een afdeling bij het toewijzen van werknemers aan shifts. Wanneer je een werknemer als primair in een afdeling markeert, geef je aan dat dit hun voornaamste werkgebied is en zorg je ervoor dat ze worden meegenomen in automatisch toewijzen.
Je kunt een werknemer als primair markeren vanuit de afdelingslade. Om de afdelingslade te openen, klik je op de naam van je afdeling in het bovenste gedeelte van het scherm. Wanneer je op een afdeling klikt, kun je werknemers als primair markeren door rechtsonder op 'Primaire werknemers' te klikken. Vink ☑️ aan als je een werknemer als primaire werknemers wilt markeren.
Het algoritme voor automatisch toewijzen aanpassen.
Nadat je min. en max. uren hebt toegewezen aan werknemers, primaire afdelingen hebt toegekend en het rooster hebt gemaakt, kun je het algoritme naar wens aanpassen. Dit kan door rechtsboven in de rooster weergave op "Automatisch toewijzen" te klikken.
Zodra automatisch toewijzen is geopend, kun je het algoritme op de volgende manieren aanpassen:
Welke werknemers en rollen moeten worden meegenomen door auto assign.
De minimale pauze die een medewerker moet hebben tussen twee shifts.
Het maximum aantal opeenvolgende werkdagen dat een werknemer kan worden ingeroosterd.
Of werknemers kunnen worden toegewezen aan meerdere shifts op dezelfde dag.
Hoe gebruik ik automatisch toewijzen?
Zodra je min. en max. uren hebt toegewezen aan werknemers, primaire afdelingen hebt toegekend, het rooster hebt gemaakt en het algoritme hebt aangepast, is automatisch toewijzen klaar om je rooster in te vullen. Je hoeft alleen maar op de grote blauwe knop "Automatisch toewijzen" te klikken.
Vanaf hier hoef je alleen maar achterover te leunen terwijl Workfeed de shifts toewijst aan je werknemers. Houd er rekening mee dat hoe meer shifts er gevuld worden, hoe langer het zal duren.
Zodra automatisch toewijzen klaar is met het toewijzen van werknemers aan de shifts kun je het rooster opslaan (het wordt nog niet gepubliceerd) door 'bewaar en sla wijzigingen op' te selecteren, of je kunt automatisch toewijzen een andere optie laten voorstellen door 'ongedaan maken' te selecteren en opnieuw te beginnen met automatisch toewijzen.
Nadat automatisch toewijzen is voltooid en de shifts zijn toegewezen, zie je beweging in de cirkels aan de linkerkant van het rooster. De cirkels geven aan in hoeverre de wekelijkse uren van een werknemer zijn gehaald. Oranje betekent dat een werknemer minder uren heeft dan het minimum, groen betekent dat de werknemer ergens tussen het minimum en maximum aantal uren zit, en rood betekent dat de werknemer meer uren heeft gekregen dan het maximum (dit gebeurt niet met automatisch toewijzen).
Hoe zorgt automatisch toewijzen voor een nauwkeurige verdeling?
Het auto-toewijzingsalgoritme van Workfeed houdt rekening met de volgende factoren bij het toewijzen van werknemers aan shifts:
De doorgegeven beschikbaarheid van een werknemer. Medewerkers kunnen hun beschikbaarheid opgeven in de Workfeed app, dit wordt systematisch gehonoreerd door auto-assign.
De minimale en maximale uren die zijn opgegeven voor een werknemer. Een werknemer zal nooit meer uren toegewezen krijgen dan het maximum aantal uren.
De rol van een werknemer. Een werknemer wordt niet toegewezen aan een shift als de rol niet aan hen is toegewezen.
Afwezigheden zoals vakantie en ziekte. Als een werknemer als afwezig staat geregistreerd, wordt hij/zij niet ingeroosterd.
11-uurs regel. Automatisch toewijzen houdt rekening met de 11-urenregel (of de aangepaste hoeveelheid die je hebt ingevuld) en roostert nooit iemand in binnen 11 uur na het einde van zijn/haar vorige shift.
5 werkdagen. Er worden nooit meer dan 5 dagen per week (of de aangepaste hoeveelheid die je hebt ingevuld) ingeroosterd voor een werknemer.
FAQ.
Automatisch toewijzen vult niet alle shifts in mijn rooster, waarom?
Automatisch toewijzen kan shifts niet toegewezen laten als er geen geschikte werknemer beschikbaar is op basis van de factoren die vermeld staan in "Hoe zorgt automatisch toewijzen voor een nauwkeurige verdeling?".
Kan ik wijzigingen aanbrengen nadat ik automatisch heb toegewezen?
Ja, automatisch toewijzen is in wezen slechts een opzet en je kunt je eigen wijzigingen aanbrengen voordat je het rooster publiceert.
Is het mogelijk om automatisch toewijzen ongedaan te maken?
Ja, zodra automatisch toewijzen klaar is, wordt gevraagd of je het rooster wilt behouden of ongedaan wilt maken.
Er gebeurt niets als ik op automatisch toewijzen klik, waarom?
De meest voorkomende reden is dat er geen primaire werknemers zijn toegewezen aan de afdeling waar je automatisch wilt toewijzen. Het kan ook zijn dat er simpelweg geen beschikbare werknemers zijn op basis van de factoren vermeld in 'Hoe zorgt automatisch toewijzen voor een nauwkeurige verdeling? Neem gerust contact met ons op als je er niet uitkomt.
Ik krijg een foutmelding als ik op automatisch toewijzen klik, waarom?
Het kan zijn dat er een fout is opgetreden in het rooster binnen de geselecteerde periode, bijvoorbeeld een shift met een toegewezen rol die niet meer bestaat. Je kunt het rooster controleren en opnieuw laden of proberen een paar shifts automatisch toe te wijzen in een andere week om te zien of de foutmelding verdwijnt. Als de foutmelding aanhoudt, neem dan contact met ons op via de support chat.