Wat is automatisch toewijzen?
Automatisch toewijzen wijst je werknemers met één klik toe aan de niet-toegewezen shifts in het rooster. Het houdt rekening met de beschikbaarheid en wensen van werknemers, rollen, min. en max. uren, verlof en je regels.
Zo gebruik je automatisch toewijzen
Maak de shifts aan
Automatisch toewijzen vult de niet-toegewezen shifts in de periode in. Je kunt de shifts zelf aanmaken, een template gebruiken of Workfeed ze laten aanmaken op basis van je rooster van de afgelopen weken:
Auto-template: Klik op "Template" en kies "Auto-template". De shifts worden aangemaakt als niet-toegewezen, zodat je ze kunt bekijken en aanpassen voordat je automatisch toewijzen gebruikt. Lees meer in Zo gebruik je auto-template.
Ontbrekende shifts eerst genereren: Zet de knop aan in automatisch toewijzen. Dan maakt automatisch toewijzen de shifts aan en vult ze in één stap in. Dit wordt verderop beschreven.
Open automatisch toewijzen
Kies de periode en de afdeling die je wilt invullen, en klik rechtsboven in het rooster op "Automatisch toewijzen". Automatisch toewijzen kan maar voor één afdeling tegelijk worden gebruikt.
Hoe werkt automatisch toewijzen?
Bovenaan het paneel kun je "Hoe werkt automatisch toewijzen?" openklappen. Hier staat alles waar automatisch toewijzen rekening mee houdt, zoals verlof, beschikbaarheid, wensen, regels en shifts op andere afdelingen. Shifts die al zijn toegewezen, worden niet gewijzigd.
Werknemers
Onder "Werknemers" kies je wie en wat automatisch toewijzen moet gebruiken:
Werknemers: Kies welke werknemers worden meegenomen. Automatisch toewijzen gebruikt alleen de primaire werknemers van de afdeling.
Rollen: Kies welke rollen moeten worden ingevuld. Een werknemer krijgt alleen shifts met rollen die hij of zij heeft.
Min. en max. uren aanpassen: Pas de min. en max. uren per week voor alle werknemers tegelijk aan. Max. uren worden gemiddeld over de periode, dus de ene week kan iets hoger zijn dan de andere.
Primaire werknemers: Ontbreken er werknemers, controleer dan of ze primair zijn in de afdeling. Klik linksboven op de naam van de afdeling, kies "Afdelingen beheren", klik op de afdeling en daarna rechtsonder op "Primaire werknemers". Vink de werknemers aan en klik op "Opslaan". Een werknemer kan maar in één afdeling primair zijn.
Min. en max. uren: Als je op "Min. en max. uren aanpassen" klikt, zie je alle werknemers met hun uren. Je kunt de uren voor één werknemer ook aanpassen onder "Profiel bewerken" in de teamlijst.
Regels
Onder "Regels" zie je hoeveel regels actief zijn. Klik erop om regels aan en uit te zetten of nieuwe aan te maken, bijvoorbeeld rust tussen shifts of max. shifts per dag. Automatisch toewijzen overtreedt nooit een actieve regel.
Ontbrekende shifts eerst genereren en gebruikelijke shifttijden
Ontbrekende shifts eerst genereren: Maakt eerst de ontbrekende shifts aan op basis van je rooster van de afgelopen weken en vult ze daarna in. De knop wordt alleen getoond aan beheerders en alleen als de gekozen periode maximaal 31 dagen is.
Werknemers op hun gebruikelijke shifttijden inplannen: Geeft werknemers de tijden waarop ze meestal werken. Een werknemer die bijvoorbeeld meestal op donderdag om 9:00 werkt, krijgt voor die shift voorrang op andere werknemers.
Vul het rooster in
Onderaan het paneel staan de periode, de afdeling en hoeveel shifts klaar zijn om te worden toegewezen. Klik op de blauwe knop "Automatisch toewijzen".
Als automatisch toewijzen klaar is, kun je kiezen voor "Wijzigingen bewaren" of "Ongedaan maken". Het rooster wordt niet gepubliceerd, dus je kunt nog wijzigingen aanbrengen. Maak je het ongedaan, dan worden shifts die met "Ontbrekende shifts eerst genereren" zijn aangemaakt ook verwijderd.
De cirkels bij de werknemers aan de linkerkant laten zien hoe ver ze van hun uren af zitten: oranje is onder het minimum, groen is tussen het minimum en maximum, en rood is boven het maximum.
FAQ
Automatisch toewijzen vult niet alle shifts in. Waarom?
Als er geen werknemer past op basis van wat onder "Hoe werkt automatisch toewijzen?" staat, blijft de shift niet-toegewezen.
De knop "Automatisch toewijzen" in het paneel is grijs. Waarom?
Er zijn geen niet-toegewezen shifts in de periode, of de afdeling heeft geen primaire werknemers. Maak de shifts aan of zet "Ontbrekende shifts eerst genereren" aan, en controleer de primaire werknemers.
Kan ik het rooster daarna nog aanpassen?
Ja. Automatisch toewijzen publiceert het rooster niet, dus je kunt zelf wijzigingen aanbrengen voordat je publiceert.
Ik krijg een foutmelding als ik automatisch toewijzen gebruik. Waarom?
Er kan iets in de periode problemen geven, bijvoorbeeld een shift met een rol die niet meer bestaat. Laad het rooster opnieuw of probeer een andere week. Helpt dat niet, schrijf ons dan in de supportchat.
Ik zie "Automatisch toewijzen" niet in het rooster. Waarom?
Automatisch toewijzen vereist een Pro- of Pro+-abonnement en kan maar voor één afdeling tegelijk worden gebruikt. Heb je meerdere afdelingen open, kies er dan maar één.