Standaard kun je shifts maken in Workfeed als je beheerder bent of een autorisatieprofiel hebt waarmee je shifts kunt bekijken en bewerken. Zo doe je dat:
Een shift maken
Je kunt eenvoudig een shift maken door ergens in het rooster te klikken. Er verschijnt dan een vervolgkeuzemenu met verschillende opties, waaronder de mogelijkheid om een nieuwe shift aan te maken.
De verschillende velden van een shift
Nadat je een nieuwe shift hebt gemaakt, kun je deze specificeren. Je kunt bijvoorbeeld aangeven welke rol bij de shift hoort, welke werknemer toegewezen moet worden (of geen), de tijdspanne, pauze en eventuele opmerkingen. Hieronder vind je een korte uitleg van elk veld:
Een rol, in de afbeelding hieronder weergegeven als "manager", is een manier om aan te geven welke werkzaamheden de aan een shift toegewezen persoon zal uitvoeren. Je kunt rollen aanmaken en toewijzen aan geschikte werknemers.
De toegewezen werknemer is degene die de shift uitvoert.
De tijdspanne verwijst naar de begin- en eindtijd van een shift.
De pauze verwijst naar de hoeveelheid pauze die de werknemer tijdens deze shift krijgt toegewezen, je kunt de pauzeregels beheren in de instellingen.
In het commentaargedeelte, weergegeven als 💬, kun je een opmerking achterlaten over iemands shift, of voor iedereen die die dag werkt.
Shifts publiceren
Wanneer je nieuwe shifts maakt, zijn deze niet automatisch zichtbaar voor je werknemers. Zolang er een blauwe lijn naast een shift staat, betekent dit dat deze nog niet is gepubliceerd. De shifts zijn dan alleen zichtbaar voor beheerders en werknemers met een geschikt autorisatieprofiel.
Je kunt alle shifts binnen de weergegeven periode (zie screenshot) in één keer publiceren of shifts afzonderlijk publiceren. Zodra de shifts zijn gepubliceerd, ontvangen je werknemers een melding en kunnen zij de shifts zien. Publiceer je een niet-toegewezen shift, dan wordt deze toegevoegd aan de lijst met beschikbare shifts waarop je werknemers kunnen reageren. Lees hier meer over.
Alle shifts binnen de periode in één keer publiceren
Klik op de blauwe knop 'Publiceren' rechtsboven in het scherm om alle shifts binnen de geselecteerde periode in één keer te publiceren. Het getal achter de knop geeft aan hoeveel shifts er worden gepubliceerd.
Individuele shifts publiceren
Om slechts één shift te publiceren, klik je met de rechtermuisknop op de betreffende shift. Kies vervolgens voor 'Shift publiceren'. Alleen die specifieke shift wordt dan gepubliceerd. Je kunt ook het filter gebruiken door op het trechterpictogram te klikken, de weergave te filteren en vervolgens alleen de weergegeven shifts te publiceren.
FAQ
Wie kan shifts maken?
Iedereen met toestemming om shifts te maken, kan shifts aanmaken. Lees hier meer over autorisatieprofielen.
Kan ik mijn werknemers toestemming geven om hun eigen shifts te maken?
Ja, dat kan. Ga naar de instellingen (klik op ⚙️ rechtsboven) en ga naar 'Rooster'. Onderaan vind je de optie 'Sta werknemers toe zelf shifts aan te maken'. Zodra je deze instelling inschakelt, kunnen werknemers zelf shifts aanmaken (alleen voor zichzelf). De shifts die zij aanmaken, worden eerst naar jou gestuurd ter goedkeuring voordat ze worden gepubliceerd. Lees hier hoe je shifts goedkeurt.
Kan ik gepubliceerde shifts bewerken?
Ja, dat kan. Klik op de shift die je wilt bewerken en kies vervolgens voor "Shift bewerken". Breng de gewenste wijzigingen aan en klik daarna onderaan op 'Opslaan' om de wijzigingen op te slaan en de toegewezen werknemer hiervan op de hoogte te stellen.
Hoe kan ik de publicatie van shifts ongedaan maken?
Om een shift weer niet gepubliceerd te maken, klik je met de rechtermuisknop op de betreffende shift, kopieer je deze en plak je hem opnieuw. Daarna kun je de oorspronkelijke shift verwijderen. Je hebt dan een nieuwe, identieke shift die nog niet is gepubliceerd.
Ik wil mijn hele rooster aanpassen. Kan ik meerdere shifts tegelijk bewerken?
Ja, je kunt shifts bulksgewijs bewerken, zodat je niet iedere shift afzonderlijk handmatig hoeft aan te passen. Lees hier meer over.