Esta guía te dice todo lo que necesitas saber sobre la integración entre ADP y Workfeed. La integración en sí es muy simple, pero surgen algunas preguntas naturales en el camino cuando se trata de la nómina. ¡Puedes encontrar respuestas a todas tus preguntas a continuación!
Cómo funciona la integración
Una vez que hayas habilitado la integración de ADP en Workfeed, las hojas de tiempo de Workfeed se exportarán automáticamente en el formato preferido de ADP. Esto te permite cargar el archivo CSV en ADP con unos pocos clics.
Habilitar la integración
Asegúrate de que todos tus empleados estén configurados en ADP.
Abre Workfeed > Configuraciones > Integraciones > ADP > toca Iniciar integración.
Ahora necesitas emparejar empleados. Puedes emparejar empleados pegando el número/ID de empleado de ADP en el campo junto al empleado correspondiente en Workfeed. Si no deseas enviar los datos de ciertos empleados a ADP, puedes seleccionar ignorar junto a su nombre.
Exportar horas desde Workfeed
En la esquina superior izquierda de la vista de horario, cambia de Horario a Registro de tiempo.
Aquí, asegúrate de seleccionar el período correcto para enviar las horas correctas a ADP. Si has configurado correctamente tu período de pago, selecciona Último período de pago, pero puedes establecer el rango de fechas que necesites para enviar horas.
En Configuraciones > Registro de tiempo > Período de pago, puedes configurar tu período de pago para que puedas seleccionar fácilmente tu período de pago en el futuro.
Si utilizas el reloj de tiempo o permites que los empleados registren sus propias horas, todos los turnos que esperan aprobación se agregarán al botón en la esquina superior derecha. Si no apruebas los turnos antes de enviar las horas a ADP, se exportarán las horas programadas en Workfeed. Cuando apruebas los turnos, se exportarán las horas aprobadas.
Revisa a los empleados y verifica que todo esté correcto antes de hacer clic en Exportar en la esquina superior derecha de la página de registro de tiempo.
Una ventana se abrirá donde podrás verificar que has considerado todo:
¿Ha terminado el período? Asegúrate de no exportar horas que aún no se han trabajado.
¿Se ha asignado un salario por hora a todos?
¿Hay turnos con cambios que esperan aprobación? Esta guía muestra cómo puedes aprobar turnos con horas de trabajo modificadas.
Nota que aún es posible exportar las horas incluso si no se siguen las reglas. Por ejemplo, sabes que hay algunos turnos que no necesitan aprobación. Pero no te preocupes, en caso de que exportes un período incorrecto o algo similar, simplemente puedes exportar un nuevo archivo CSV y usar ese en su lugar.
Cuando todo esté bien, puedes continuar haciendo clic en Seleccionar proveedor de nómina para comenzar la exportación.
En el siguiente resumen, puedes seleccionar el proveedor al que deseas exportar. En este caso, ADP.
Se abrirá una ventana donde puedes verificar si tus empleados están emparejados correctamente.
Si todo se ve bien, puedes continuar haciendo clic en Continuar para exportar.
En el paso final, aún puedes hacer ajustes al período de pago y filtrar por departamentos o roles específicos. Cuando estés listo, puedes hacer clic en Exportar a ADP para extraer tu archivo CSV personalizado.
El archivo CSV se descargará automáticamente y puedes hacer clic en el campo verde que aparece en la parte inferior de tu pantalla para abrir ADP.
Importar el archivo CSV a ADP
Ahora puedes importar el archivo CSV en tu entorno de ADP, para ayuda o preguntas, puedes contactar al servicio al cliente de ADP.
FAQ.
¿Por qué tengo que emparejar a mis empleados?
Workfeed exporta datos de nómina a los empleados correctos emparejando a los usuarios de Workfeed con los usuarios de ADP.
¿De quiénes se incluyen las horas en la exportación?
Se exportarán todos los empleados emparejados con un salario por hora. No enviamos horas para empleados que no tienen un emparejamiento, han sido ignorados, no tienen un salario por hora o tienen un salario a tiempo completo.
¿Las horas se envían directamente a ADP tan pronto como las exporto desde Workfeed?
No, simplemente se exporta un archivo CSV que se guarda en tu computadora. Esto aún debe importarse a ADP. Por lo tanto, no tienes que preocuparte si realizas una exportación incorrecta, puedes corregir los errores y exportar un nuevo archivo antes de importarlo a ADP. La sección Importar el archivo CSV a ADP explica cómo funciona.
¿Necesito crear empleados en ambos sistemas?
Sí, para exportar las horas en el formato correcto, es importante que el mismo empleado también exista en ADP. Con la integración configurada, puedes emparejar empleados utilizando el número/ID de empleado de ADP.
¿Qué sucede si no apruebo las horas registradas antes de ejecutar la exportación?
Si no apruebas los tiempos registrados, se exportarán los tiempos programados. Por ejemplo, si acabas de activar el reloj de tiempo y no todos han registrado su entrada y salida, puedes elegir fácilmente omitir la aprobación y simplemente exportar las horas programadas.
¿Cómo incluyo a mi contador?
Cuando tienes un contador, es importante que al menos una persona tenga acceso a ambos sistemas. Puede ser muy difícil entender la transferencia de horas si no puedes ver lo que se está transfiriendo desde Workfeed. Puedes crear una cuenta para tu contador en Workfeed y otorgarle acceso de administrador.
El formato de mi archivo exportado se ve extraño.
Esto puede ocurrir debido a la configuración de Excel. Puedes importar el archivo CSV exportado directamente a ADP o, si aún deseas revisarlo, puedes abrirlo en Google Spreadsheets para obtener el formato correcto.