Mit Arbeitszeitprofilen kannst du festlegen, wie die wöchentlichen Arbeitsstunden auf die Wochentage verteilt werden, damit Überstunden und Abwesenheiten deiner Mitarbeiter korrekt erfasst werden können.
In einem Arbeitszeitprofil kannst du folgende Details festlegen:
Die wöchentlichen Standardarbeitsstunden des Mitarbeiters.
An welchen Tagen und zu welchen Zeiten der Mitarbeiter arbeitet.
Ob der Mitarbeiter an Feiertagen arbeitet.
Ob die Überstunden des Mitarbeiters erfasst werden sollen.
Arbeitszeitprofile sind ebenfalls ein wichtiges Werkzeug, um monatlich bezahlte Mitarbeiter in die Berechnung von beispielsweise Lohnprozentsätzen einzubeziehen.
So erstellst du ein neues Arbeitszeitprofil
Um ein neues Arbeitszeitprofil zu erstellen, öffne das Einstellungsmenü und wähle "Zeiterfassung". Dort findest du "Arbeitszeitprofile" und wählst "Verwalten". Klicke auf das blaue "➕"-Symbol in der oberen rechten Ecke, um ein neues Arbeitszeitprofil zu erstellen.
Planungsintervall
Nachdem du das Profil benannt hast, kannst du angeben, ob sich der Plan wöchentlich, alle zwei Wochen, zyklisch oder nach einem flexiblen Dienstplan wiederholt:
Wenn sich der Dienstplan wöchentlich wiederholt, wähle "Eine Woche hinzufügen".
Wenn sich der Dienstplan alle zwei Wochen wiederholt, wähle "Zwei Wochen hinzufügen".
Wenn der Dienstplan zyklisch ist und sich z. B. alle 9 Tage wiederholt, wähle "Benutzerdefinierte Anzahl von Tagen hinzufügen...".
Wenn der Dienstplan flexibel ist, wähle "Durchschnittlichen Arbeitstag hinzufügen".
Arbeitszeiten
Nachdem du eine passende Option ausgewählt hast, kannst du die genauen Arbeitstage, Stunden und Pausen festlegen. Die Gesamtstunden für das Profil werden automatisch berechnet und unter den Tagen angezeigt.
Feiertage
Nachdem du die Stunden festgelegt hast, kannst du angeben, ob der Mitarbeiter, für den das Profil gedacht ist, an Feiertagen arbeitet:
Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, werden die erwarteten Stunden an Feiertagen auf 0 Stunden gesetzt (gilt nur, wenn das Überstundenkonto oder die Abwesenheitsansammlung aktiviert ist).
Wenn du diese Einstellung aktivierst, werden Feiertage als normale Arbeitstage betrachtet, an denen der Mitarbeiter voraussichtlich arbeitet (gilt nur, wenn das Überstundenkonto oder die Abwesenheitsansammlung aktiviert ist).
Überstunden
Abschließend kannst du festlegen, ob die Überstunden des Mitarbeiters erfasst werden sollen.
Wenn du diese Einstellung deaktivierst, werden für die Mitarbeiter, denen dieses Arbeitszeitprofil zugewiesen ist, keine Überstunden erfasst.
Wenn die Einstellung aktiviert ist, wird dem Profil des Mitarbeiters ein Überstundenkonto hinzugefügt, und Überstunden werden automatisch erfasst.
So weist du einem Mitarbeiter ein Arbeitszeitprofil zu
Du kannst einem Mitarbeiter ein Arbeitszeitprofil über sein Profil zuweisen. Öffne die Teamliste, suche den entsprechenden Mitarbeiter, klicke auf "Profil bearbeiten", wähle "Überstundenkonto" und klicke auf "Profil zuweisen".
Beachte, dass das Zuweisen eines Arbeitszeitprofils an einen Mitarbeiter nicht automatisch seine Schichten erstellt; die Schichten müssen manuell hinzugefügt werden.
Von hier aus kannst du das Startdatum des Arbeitszeitprofils festlegen, das du zuweist, um anzugeben, wann das Profil in Kraft treten soll. Sobald du das Startdatum festgelegt hast, klickst du auf "Profil zuweisen", um entweder ein bestehendes Profil zuzuweisen oder ein neues zu erstellen.
Zuweisung eines bestehenden Arbeitszeitprofils
Wenn du ein bestehendes Profil zuweisen möchtest, suche einfach nach dem entsprechenden Profil und klicke auf "Profil zuweisen". Optional kannst du ein Datum angeben, bis zu dem das Arbeitszeitprofil aktiv sein soll. Wenn es unbefristet zugewiesen werden soll, kannst du diese Option ignorieren. Sobald du bereit bist, das Profil zuzuweisen, klickst du auf "Zuweisung aktualisieren".
Zuweisung eines neuen Arbeitszeitprofils
Wenn du ein neues Profil erstellen möchtest, kannst du auf das blaue "➕"-Symbol in der oberen rechten Ecke klicken, indem du die Arbeitszeitprofile über die Einstellungen aufrufst. Nachdem du das Profil erstellt hast, kannst du es speichern, indem du auf die blaue Schaltfläche "Speichern" klickst. Nachdem du das Profil gespeichert hast, kannst du zur Liste der Profile zurückkehren, indem du auf "←" klickst. Von hier aus kannst du es einem Mitarbeiter zuweisen, indem du auf "Profil zuweisen" klickst.
So bearbeitest du ein Arbeitszeitprofil
Alle deine Arbeitszeitprofile findest du in den Zeiterfassungseinstellungen. Wenn du das Einstellungsmenü öffnest und "Zeiterfassung" auswählst, findest du "Arbeitszeitprofile". Klicke auf "Verwalten", um die Liste deiner Profile zu öffnen. Hier klickst du auf "Bearbeiten", wenn du ein Profil bearbeiten möchtest.
Beachte, dass Änderungen an einem Arbeitszeitprofil rückwirkend gelten. Wenn sich die Beschäftigungsbedingungen eines Mitarbeiters ändern, ist es sinnvoller, seinem aktuellen Arbeitszeitprofil ein Enddatum hinzuzufügen. Du kannst dann ein neues Profil zuweisen, das seine neuen Bedingungen ab einem bestimmten Datum widerspiegelt.
So weist du einem Mitarbeiter, der bereits ein anderes Profil hat, ein neues Arbeitszeitprofil zu
Wenn sich die Beschäftigungsbedingungen eines Mitarbeiters ändern, kannst du dem Mitarbeiter ein neues Profil zuweisen, das in Kraft tritt, wenn sein aktuelles Profil abläuft. So funktioniert es:
Beginne damit, ein Enddatum für sein aktuelles Arbeitszeitprofil festzulegen. Das kannst du tun, indem du sein Profil öffnest, "Überstundenkonto" auswählst und auf "Bearbeiten" klickst. Hier kannst du seinem aktiven Arbeitszeitprofil ein Enddatum hinzufügen.
Anschließend kannst du ein neues Arbeitszeitprofil auswählen oder erstellen, das seine neuen Beschäftigungsbedingungen widerspiegelt. Das neue Profil tritt in Kraft, sobald das Enddatum seines aktuellen Arbeitszeitprofils erreicht ist.
FAQ
Kann ich dasselbe Arbeitszeitprofil mehreren Mitarbeitenden zuweisen?
Ja, wenn mehrere Mitarbeitende dieselben Beschäftigungsbedingungen haben, kannst du ihnen dasselbe Arbeitszeitprofil zuweisen.
Kann ich ein Arbeitszeitprofil aus dem Profil eines Mitarbeitenden entfernen?
Ja, du kannst ein Arbeitszeitprofil aus dem Profil eines Mitarbeitenden entfernen. Öffne dazu das Profil des Mitarbeitenden und klicke auf "Überstundenkonto". Dort kannst du das aktuelle Profil entfernen oder ein Enddatum festlegen.
Kann ich ein Arbeitszeitprofil löschen?
Es ist nicht möglich, ein Profil dauerhaft zu löschen, aber du kannst ein Profil archivieren. So funktioniert es:
Öffne die Arbeitszeitprofile im Einstellungsmenü unter "Zeiterfassung".
Klicke bei "Arbeitszeitprofile" auf "Verwalten", um die Liste deiner Profile zu öffnen.
Um ein Profil zu archivieren, klicke bei dem entsprechenden Profil auf "Bearbeiten" und anschließend auf die orangefarbene Schaltfläche oben rechts auf deinem Bildschirm.
Beachte, dass Mitarbeitende, denen das Profil zugewiesen ist, weiterhin diesem Profil zugeordnet bleiben. Wenn du die Zuweisung aufheben möchtest, kannst du unten auf dem Bildschirm auf "Zugewiesene Mitarbeitende" klicken und sie dort entfernen.
Kann ich ein archiviertes Arbeitszeitprofil wiederherstellen?
Ja, du kannst die Archivierung eines Arbeitszeitprofils jederzeit aufheben.
Die Beschäftigungsbedingungen eines meiner Mitarbeitenden ändern sich und das aktuelle Arbeitszeitprofil entspricht nicht mehr den neuen Arbeitsbedingungen. Was soll ich tun?
Der Abschnitt "So weist du einem Mitarbeiter, der bereits ein anderes Profil hat, ein neues Arbeitszeitprofil zu" erklärt, wie du ein neues Profil zuweisen kannst, wenn sich die Beschäftigungsbedingungen eines Mitarbeiters ändern.