Was ist automatisch zuweisen?
Automatisch zuweisen ist Workfeeds automatische Planungsfunktion, mit der du deine Mitarbeiter mit nur einem Klick Schichten zuweisen kannst.
So funktioniert es
Automatisch zuweisen weist deine Mitarbeiter sorgfältig den Schichten im Dienstplan zu, basierend auf der angegebenen Verfügbarkeit deines Teams, Rollen, minimalen und maximalen Wochenstunden sowie Planungsregeln, um eine optimale Verteilung sicherzustellen. Zusätzlich kannst du unseren Algorithmus anpassen, damit er deine Anforderungen bestmöglich erfüllt.
Bevor du mit automatisch zuweisen beginnst
Es ist wichtig zu prüfen, ob du minimale und maximale Stunden für die Mitarbeiter festgelegt hast und/oder ob du Mitarbeiter in den Abteilungen, in denen du automatisch zuweisen möchtest, als primär festgelegt hast.
So definierst du minimale und maximale Stunden für Mitarbeiter
Du kannst minimale und maximale Stunden für jeden Mitarbeiter definieren, indem du in der Dienstplanübersicht auf automatisch zuweisen klickst und Anpassen der 'Min. und max. Stunden' auswählst. Dadurch öffnet sich eine Übersicht über die Mindest- und Höchststunden für alle deine Mitarbeiter, in der du Anpassungen vornehmen kannst.
Stunden für einen einzelnen Mitarbeiter anpassen
Gehe zur Teamliste, indem du oben rechts auf deinem Bildschirm auf das 👬-Icon klickst. Suche hier den Mitarbeiter, den du bearbeiten möchtest, und klicke auf Profil bearbeiten. Nachdem du auf Profil bearbeiten geklickt hast, findest du den Tab 'Min. und max. Stunden/Woche'. Denke daran, oben rechts auf Speichern zu klicken, wenn du deine Änderungen vorgenommen hast.
So markierst du Mitarbeiter als primär in einer Abteilung
Automatisch zuweisen berücksichtigt nur die primären Mitarbeiter der Abteilung, wenn Mitarbeiter Schichten zugewiesen werden. Wenn du einen Mitarbeiter in einer Abteilung als primär markierst, gibst du an, dass dies sein Hauptbereich ist, und stellst sicher, dass er bei automatisch zuweisen berücksichtigt wird.
Du kannst einen Mitarbeiter über das Abteilung-Panel als primär markieren. Um auf das Abteilung-Panel zuzugreifen, klicke oben links auf den Namen deiner Abteilung und wähle 'Abteilungen verwalten'. Wenn du auf eine Abteilung klickst, kannst du Mitarbeiter als primär markieren, indem du unten rechts auf 'Primäre Mitarbeiter' klickst. Setze einfach ein Häkchen ☑️ neben einem Mitarbeiter, wenn du ihn als primär markieren möchtest.
So passt du den Algorithmus für automatisch zuweisen an
Nachdem du den Mitarbeitern min. und max. Stunden zugewiesen, primäre Abteilungen festgelegt und den Dienstplan erstellt hast, kannst du damit beginnen, den Algorithmus an deine Anforderungen anzupassen. Das kannst du tun, indem du oben rechts in der Dienstplanübersicht auf Automatisch zuweisen klickst.
Nachdem automatisch zuweisen geöffnet wurde, kannst du den Algorithmus auf folgende Weise anpassen:
Welche Mitarbeiter und Rollen bei automatisch zuweisen berücksichtigt werden sollen.
Die minimale Pause, die ein Mitarbeiter zwischen zwei Schichten haben muss.
Die maximale Anzahl an aufeinanderfolgenden Arbeitstagen, für die ein
Mitarbeiter eingeplant werden kann.
Ob Mitarbeitern mehrere Schichten am selben Tag zugewiesen werden können.
So verwendest du automatisch zuweisen
Nachdem du den Mitarbeitern min. und max. Stunden zugewiesen, primäre Abteilungen festgelegt, den Dienstplan erstellt und den Algorithmus angepasst hast, ist automatisch zuweisen bereit, deinen Dienstplan auszufüllen. Alles, was du tun musst, ist auf den großen blauen Automatisch zuweisen-Button zu klicken.
Herfra kannst du dich einfach zurücklehnen, während Workfeed die Schichten zuweist. Beachte, dass es umso länger dauert, je mehr Schichten du ausfüllst.
Wenn automatisch zuweisen damit fertig ist, Mitarbeiter den Schichten zuzuweisen, kannst du den Dienstplan speichern (er wird noch nicht veröffentlicht), indem du Behalten und Änderungen speichern auswählst, oder du kannst automatisch zuweisen einen anderen Vorschlag machen lassen, indem du Rückgängig auswählst und automatisch zuweisen erneut startest.
Nachdem automatisch zuweisen abgeschlossen und gespeichert wurde, siehst du Bewegung in den Kreisen auf der linken Seite des Dienstplans. Die Kreise zeigen an, inwieweit die Wochenstunden eines Mitarbeiters erfüllt sind:
Orange bedeutet, dass ein Mitarbeiter weniger Stunden als sein Minimum hat.
Grün bedeutet, dass der Mitarbeiter mit seinen Stunden zwischen Minimum und Maximum liegt.
Rot bedeutet, dass ihm mehr Stunden als sein Maximum zugewiesen wurden (das passiert bei automatisch zuweisen nicht).
Wie sorgt automatisch zuweisen für eine präzise Verteilung?
Der Algorithmus von Workfeed für automatisch zuweisen berücksichtigt die folgenden Faktoren, wenn Mitarbeitern Schichten zugewiesen werden:
Die angegebene Verfügbarkeit eines Mitarbeiters. Mitarbeiter können ihre Verfügbarkeit in der Workfeed-App angeben, die von automatisch zuweisen systematisch berücksichtigt wird.
Die festgelegten min. und max. Stunden eines Mitarbeiters. Einem Mitarbeiter werden niemals mehr Stunden als seine maximale Stundenanzahl zugewiesen.
Die Rolle eines Mitarbeiters. Einem Mitarbeiter wird keine Schicht zugewiesen, wenn ihm die Rolle nicht zugewiesen wurde.
Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheit. Wenn ein Mitarbeiter als abwesend registriert ist, wird er nicht eingeplant.
Die 11-Stunden-Regel. Automatisch zuweisen berücksichtigt die 11-Stunden-Regel und plant niemals jemanden innerhalb von 11 Stunden nach dem Ende seiner vorherigen Schicht ein (oder innerhalb des von dir angepassten Intervalls).
5 Arbeitstage. Für einen Mitarbeiter werden nicht mehr als 5 Tage pro Woche eingeplant (oder die von dir angepasste Anzahl).
FAQ
Warum füllt automatisch zuweisen nicht alle Schichten in meinem Dienstplan aus?
Automatisch zuweisen kann Schichten offen lassen, wenn basierend auf den in 'Wie sorgt automatisch zuweisen für eine präzise Verteilung?' genannten Faktoren kein passender Mitarbeiter verfügbar ist.
Kann ich nach der Verwendung von automatisch zuweisen Änderungen vornehmen?
Ja, automatisch zuweisen ist nur ein Entwurf, und du kannst deine eigenen Änderungen vornehmen, bevor du den Dienstplan veröffentlichst.
Kann ich automatisch zuweisen rückgängig machen?
Ja, du kannst automatisch zuweisen rückgängig machen. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, wirst du gefragt, ob du den Dienstplan behalten oder rückgängig machen möchtest.
Warum passiert nichts, wenn ich auf automatisch zuweisen klicke?
Der häufigste Grund dafür, dass nichts passiert, wenn du auf automatisch zuweisen klickst, ist, dass der Abteilung, in der du automatisch zuweisen verwenden möchtest, keine primären Mitarbeiter zugewiesen wurden. Es kann auch daran liegen, dass basierend auf den in 'Wie sorgt automatisch zuweisen für eine präzise Verteilung?' genannten Faktoren einfach keine verfügbaren Mitarbeiter vorhanden sind.
Warum erhalte ich eine Fehlermeldung, wenn ich auf automatisch zuweisen klicke?
Wenn du eine Fehlermeldung erhältst, kann es sein, dass es im Dienstplan innerhalb des ausgewählten Zeitraums etwas gibt, das Probleme verursacht, z. B. eine Schicht mit einer zugewiesenen Rolle, die nicht mehr existiert. Versuche, den Dienstplan zu überprüfen und neu zu laden, oder teste automatisch zuweisen mit ein paar Schichten in einer anderen Woche, um zu sehen, ob der Fehler verschwindet. Wenn die Fehlermeldung weiterhin angezeigt wird, kannst du uns gerne über den Support-Chat kontaktieren.
Ich kann die Schaltfläche für automatisch zuweisen in meinem Dienstplan nicht sehen. Warum?
Wenn automatisch zuweisen in deinem Workfeed nicht angezeigt wird, kann das entweder daran liegen, dass du kein Pro- oder Pro+-Abo hast, in dem automatisch zuweisen enthalten ist, oder daran, dass du mehrere Abteilungen gleichzeitig im Dienstplan geöffnet hast. Automatisch zuweisen kann nur für eine Abteilung gleichzeitig verwendet werden.