Was sind Abteilungen und Rollen?
Eine Abteilung dient dazu, die Dienstpläne verschiedener Bereiche, zum Beispiel unterschiedliche Standorte oder Küche und Servicebereich eines Restaurants, getrennt zu verwalten. Jede Abteilung enthält ihre eigenen Mitarbeiter und Rollen.
Eine Rolle zeigt an, welche Art von Arbeit ein Mitarbeiter ausführen kann und welche Art von Arbeit die Person übernimmt, wenn sie einer Schicht zugewiesen wird. Mit anderen Worten: Wenn du einem Mitarbeiter eine Rolle zuweist, gibst du an, dass er in der Lage ist, diese Art von Arbeit auszuführen.
Abteilungen
Du kannst Abteilungen im Abteilungsmenü erstellen und bearbeiten. Um eine neue Abteilung zu erstellen, klicke einfach auf die blaue Schaltfläche mit der Bezeichnung "Neue Abteilung hinzufügen". Um eine Abteilung zu bearbeiten, klicke einfach im Abteilungsmenü auf die Abteilung. Hier kannst du die gewünschten Änderungen vornehmen und Abteilungen löschen.
Du kannst abteilungsspezifische Informationen wie Adresse und Öffnungszeiten direkt bei der jeweiligen Abteilung hinterlegen.
Wenn du eine Abteilung nicht mehr benötigst, kannst du sie archivieren, sodass sie nicht mehr unter deinen aktiven Abteilungen angezeigt wird. Falls du sie später wieder benötigst, kannst du die Abteilung jederzeit wiederherstellen.
Rollen
Du kannst Rollen im Abteilungsmenü erstellen und bearbeiten. Bevor du eine neue Rolle erstellen kannst, musst du die Abteilung öffnen, in der die Rolle erstellt werden soll. Danach kannst du auf "Neue Rolle hinzufügen" klicken, um eine neue Rolle zu erstellen. Nach dem Klick auf "Neue Rolle hinzufügen" kannst du der Rolle einen Namen und eine Farbe geben und ihr Mitarbeiter zuweisen.
Zuweisung von Abteilungen und Rollen an Mitarbeiter
Du kannst Mitarbeitern Abteilungen und Rollen über das Abteilungsmenü zuweisen.
Wenn du auf "Abteilungen verwalten" klickst, öffnest du das Abteilungsmenü mit all deinen Abteilungen. Wenn du auf eine Abteilung klickst, kannst du die Mitarbeiter und Rollen dieser Abteilung verwalten.
Zuweisung von Mitarbeitern zu Abteilungen
Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Mitarbeiter einer Abteilung zuzuweisen: entweder, indem du ihm eine Rolle in dieser Abteilung zuweist, oder indem du ihm "Nur Zugang zur Ansicht" gewährst.
Zuweisung einer Rolle an einen Mitarbeiter
Wenn du auf eine Rolle klickst, kannst du sie Mitarbeitern zuweisen, indem du das Kästchen neben dem jeweiligen Mitarbeiter anklickst. Wenn du fertig bist, klicke einfach auf "Speichern", um die Änderungen zu speichern. Dem betreffenden Mitarbeiter wird die Rolle sofort zugewiesen.
Einem Mitarbeiter nur Zugang zur Ansicht gewähren
Wenn du einem Mitarbeiter "Nur Zugang zur Ansicht" gewährst, kann er nur den Dienstplan der Abteilung sehen. Um einem Mitarbeiter nur Zugang zur Ansicht zu gewähren, folge denselben Schritten wie oben, jedoch im Abschnitt "Nur Zugang zur Ansicht".
Verwaltung der Abteilungs- und Rolleninformationen einzelner Mitarbeiter
Wenn du die Abteilungs- und Rolleninformationen einzelner Mitarbeiter bearbeiten oder ansehen möchtest, kannst du das ganz einfach über die Teamliste tun. So geht's:
Du kannst die Teamliste oben rechts auf dem Bildschirm aufrufen, indem du auf das Zwei-Personen-Symbol "👫" klickst. In der Teamliste kannst du nach dem betreffenden Mitarbeiter suchen und auf den Namen der Person klicken. Anschließend kannst du oben rechts auf "Profil bearbeiten" klicken. Danach klickst du auf "Rollen". Wenn du auf "Rollen" klickst, kannst du die Abteilungen und Rollen verwalten, auf die die Person Zugriff hat.
FAQ
Kann dieselbe Rolle in verschiedenen Abteilungen verwendet werden?
Ja, aber es ist wichtig zu verstehen, dass es sich praktisch um zwei verschiedene Rollen mit demselben Namen handelt. Das bedeutet: Wenn ein Mitarbeiter dieselbe Rolle in mehreren Abteilungen erhalten soll, musst du ihm die Rolle in beiden Abteilungen zuweisen.Ich habe versehentlich eine Abteilung archiviert. Kann ich sie wiederherstellen?
Ja, du kannst eine archivierte Abteilung jederzeit wiederherstellen, wenn du sie wieder benötigst.
Ist es möglich, Mitarbeiter mehreren Abteilungen zuzuweisen?
Ja, du kannst einen Mitarbeiter mehreren Abteilungen zuweisen, indem du ihm in den gewünschten Abteilungen eine Rolle oder "Nur Zugang zur Ansicht" gibst.Kann ich Abteilungen verknüpfen?
Nein, es ist nicht möglich, Abteilungen direkt zu verknüpfen. Es ist jedoch einfach, Mitarbeiter von einer Abteilung in eine andere zu verschieben oder ihnen mehrere Abteilungen zuzuweisen.
Was sind primäre Mitarbeiter?
Wenn du einen Mitarbeiter in einer Abteilung als primär markierst, gibst du an, dass dies sein Hauptarbeitsplatz ist. Außerdem werden primäre Mitarbeiter in der automatischen Dienstplanung von Workfeed berücksichtigt.Was sind sekundäre Mitarbeiter?
Wenn du einem Mitarbeiter mehrere Abteilungen zuweist, zeigen die anderen Abteilungen neben der primären an, dass es sich um gelegentliche Arbeitsplätze handelt. Sekundäre Mitarbeiter stehen daher am Ende der Liste, wenn du Mitarbeiter für eine Schicht auswählst.
Ich möchte einer/m Mitarbeitenden eine Schicht zuweisen, sehe die Person aber nicht - warum?
Die Mitarbeitendenliste ist gruppiert; einige Bereiche können eingeklappt sein.
Oben: Primäre Mitarbeitende mit der Schichtrolle
Bereich 1: Sekundäre Mitarbeitende
Bereich 2: Weitere Mitarbeitende ohne Schichtrolle
Klicke einen Bereich an, um ihn aufzuklappen. Du kannst jederzeit Mitarbeitende zuweisen - auch wenn es nicht ihre primäre Abteilung ist oder die Rolle nicht zur Schicht passt.