Standardmäßig können Administratoren sowie Mitarbeitende mit einem Berechtigungsprofil, das das Anzeigen und Bearbeiten von Schichten erlaubt, Schichten in Workfeed erstellen. So geht's:
Schicht erstellen
Du kannst Schichten sowohl in der "Wochenansicht" als auch in der "Tabellenansicht" erstellen. Um zwischen ihnen zu wechseln, klicke oben rechts im Dienstplan auf das Auge und wähle die Ansicht unter "Ansicht anpassen".
In der Wochenansicht
Klicke auf eine leere Stelle des Tages im Dienstplan. Es erscheint ein Menü, in dem du "Neue Schicht erstellen" wählst. Die Schicht wird sofort erstellt, und du kannst sie anpassen.
In der Tabellenansicht
In der Tabellenansicht hat jeder Mitarbeiter seine eigene Zeile und jeder Tag seine eigene Spalte.
Klicke auf ein leeres Feld neben dem Mitarbeiter an dem Tag, an dem die Schicht liegen soll.
Klicke auf das blaue "+" im Feld oder auf "Schicht hinzufügen" in der Leiste unten. Du kannst auch Enter drücken.
Die Schicht wird sofort erstellt. Sie ist noch nicht veröffentlicht, sodass du sie zuerst anpassen kannst.
Mehrere Schichten auf einmal: Ziehe über mehrere leere Felder oder halte Shift gedrückt und klicke. Klicke dann in der Leiste unten auf "Schichten hinzufügen". Jedes ausgewählte leere Feld erhält eine Schicht, die noch nicht veröffentlicht ist.
Wenn dir ein Fehler passiert ist, kannst du ihn mit Cmd+Z auf dem Mac oder Strg+Z unter Windows rückgängig machen.
Die verschiedenen Felder einer Schicht
Nachdem du eine Schicht erstellt hast, kannst du sie anpassen. Klicke auf die Schicht, um sie zu öffnen. In der Tabellenansicht kannst du die Schicht auch markieren und in der Leiste unten auf "Bearbeiten" klicken. Du kannst unter anderem die Rolle, den Mitarbeiter (oder niemanden, wenn die Schicht offen sein soll), den Zeitraum, die Pause und eine Notiz angeben. Unten findest du eine kurze Erklärung zu jedem Feld:
Die Rolle, im Bild unten als "Cleaning" angezeigt, gibt an, welche Arbeit die Person ausführt, der die Schicht zugewiesen ist. Du kannst eigene Rollen erstellen und sie passenden Mitarbeitern zuweisen.
Der zugewiesene Mitarbeiter ist derjenige, der die Schicht übernimmt. Wählst du niemanden, wird die Schicht eine "Nicht zugewiesene Schicht".
Der Zeitraum ist die Start- und Endzeit der Schicht.
Die Pause ist die Pause, die der Mitarbeiter während der Schicht machen kann. Klicke auf die Zahl neben "Gesamt", um die Pause zu ändern. Die Pausenregeln kannst du jederzeit in den Einstellungen verwalten oder anpassen.
Die Notiz, angezeigt als 💬, ermöglicht dir, eine Notiz zur Schicht zu schreiben.
Schichten veröffentlichen
Wenn du neue Schichten erstellst, sind diese nicht automatisch für deine Mitarbeitenden sichtbar. Solange neben einer Schicht eine blaue Linie angezeigt wird, wurde sie noch nicht veröffentlicht. Das bedeutet, dass die Schichten nur für Administratoren und Mitarbeitende mit einem entsprechenden Berechtigungsprofil sichtbar sind.
Du kannst entweder alle Schichten innerhalb des angezeigten Zeitraums (siehe Screenshot) auf einmal veröffentlichen oder einzelne Schichten separat veröffentlichen. Sobald die Schichten veröffentlicht wurden, werden deine Mitarbeitenden benachrichtigt und können sie sehen. Wenn du eine nicht zugewiesene Schicht veröffentlichst, wird sie der Liste der verfügbaren Schichten hinzugefügt, auf die sich deine Mitarbeitenden bewerben können. Mehr dazu erfährst du hier.
Alle Schichten innerhalb des angezeigten Zeitraums auf einmal veröffentlichen
Klicke oben rechts auf dem Bildschirm auf die blaue Schaltfläche "Veröffentlichen", um alle Schichten innerhalb des ausgewählten Zeitraums auf einmal zu veröffentlichen. Die Zahl dahinter gibt an, wie viele Schichten es sind.
Einzelne Schichten veröffentlichen
Um in der Wochenansicht nur eine Schicht zu veröffentlichen, klicke mit der rechten Maustaste auf die Schicht und wähle "Schicht veröffentlichen". Dann wird nur diese Schicht veröffentlicht.
In der Tabellenansicht klickst du auf die Schicht und wählst in der Leiste unten "veröffentlichen".
Du kannst auch den Filter verwenden, indem du auf das Trichtersymbol klickst und die Ansicht filterst. Anschließend kannst du nur die angezeigten Schichten veröffentlichen.
Aktivität einer Schicht (Aktivitätsprotokoll)
Für jede einzelne Schicht kannst du sehen, welche Aktionen und eventuellen Änderungen vorgenommen wurden und wer sie vorgenommen hat. Wechsle von "Einzelheiten" zu "Aktivität", um das Aktivitätsprotokoll der Schicht zu sehen.
Hier kannst du sehen, wer die Schicht erstellt oder Mitarbeiter, Rolle, Zeitraum, Pause usw. geändert hat, falls Änderungen an der ursprünglichen Schicht vorgenommen wurden. Du kannst außerdem sehen, an welchem Datum und zu welcher Uhrzeit die Änderungen vorgenommen wurden.
FAQ
Wer kann Schichten erstellen?
Jede Person mit der Berechtigung, Schichten zu erstellen, kann Schichten erstellen. Mehr über Berechtigungsprofile erfährst du hier.Kann ich meinen Mitarbeitenden erlauben, ihre eigenen Schichten zu erstellen?
Ja, das ist möglich. Wenn du zu den Einstellungen gehst (klicke oben rechts auf ⚙️) und zu "Dienstplan" navigierst, findest du unten die Option "Erlaube es Mitarbeitern, Schichten hinzuzufügen". Wenn du diese Einstellung aktivierst, können Mitarbeitende Schichten erstellen (nur für sich selbst). Die erstellten Schichten werden dir zur Genehmigung gesendet, bevor sie veröffentlicht werden. Mehr über das Genehmigen von Schichten erfährst du hier.Kann ich veröffentlichte Schichten bearbeiten?
Ja, das kannst du. Klicke einfach auf die Schicht, die du bearbeiten möchtest. Dort findest du die Option "Schicht bearbeiten". Wenn du darauf klickst, kannst du Änderungen vornehmen. Sobald du fertig bist, klicke unten auf "Speichern", um die Änderungen zu speichern und die zugewiesene Person zu benachrichtigen.Wie kann ich die Veröffentlichung von Schichten rückgängig machen?
Um die Veröffentlichung einer Schicht rückgängig zu machen, klicke einfach mit der rechten Maustaste auf die betreffende Schicht, kopiere sie und füge sie anschließend erneut ein. Danach kannst du die ursprünglich kopierte Schicht löschen. Du hast dann eine neue, identische Schicht, die noch nicht veröffentlicht wurde.
Ich muss meinen gesamten Dienstplan ändern. Kann ich mehrere Schichten gleichzeitig bearbeiten?
Ja, du kannst die Mehrfachbearbeitung von Schichten nutzen und musst Änderungen nicht einzeln an jeder Schicht vornehmen. Mehr dazu erfährst du hier.
Die Schicht ist eine Stunde kürzer oder länger als geplant.
Wenn die Schicht im Verhältnis zur Start- und Endzeit eine Stunde zu viel oder zu wenig zählt, liegt das vermutlich daran, dass die Schicht über die Umstellung zwischen Sommer- und Winterzeit hinweg läuft.