Standardmäßig können Administratoren sowie Mitarbeitende mit einem Berechtigungsprofil, das das Anzeigen und Bearbeiten von Schichten erlaubt, Schichten in Workfeed erstellen. So geht's:
Schicht erstellen
Sie können ganz einfach Schichten erstellen, indem Sie an einer beliebigen Stelle im Dienstplan klicken. Daraufhin öffnet sich ein Dropdown-Menü mit mehreren Optionen, darunter auch die Möglichkeit, eine neue Schicht zu erstellen.
Die verschiedenen Felder einer Schicht
Nachdem du eine neue Schicht erstellt hast, kannst du sie spezifizieren. Zum Beispiel kannst du festlegen, welche Rolle mit der Schicht verbunden ist, welcher Mitarbeiter zugewiesen werden soll (oder keiner), den Zeitraum, die Pause und mögliche Kommentare. Unten findest du eine kurze Erklärung jedes Feldes:
Eine Rolle: In dem Bild unten, als "manager" angezeigt, ist eine Möglichkeit, anzugeben, welche Arbeit die Person, die der Schicht zugewiesen ist, ausführen wird. Du kannst deine eigenen Rollen erstellen und sie den passenden Mitarbeitern zuweisen.
Der zugewiesene Mitarbeiter: Der Mitarbeiter, der die Schicht ausführen wird.
Der Zeitraum: Bezieht sich auf die Start- und Endzeit einer Schicht.
Die Pause: Gibt an, wie viel Pause der Mitarbeiter während dieser Schicht nehmen kann. Du kannst die Pausenregelungen in den Einstellungen verwalten.
Der Kommentarbereich 💬: Hier kannst du einen Kommentar zur Schicht einer Person hinterlassen oder für alle, die an diesem Tag arbeiten.
Schichten veröffentlichen
Wenn Sie neue Schichten erstellen, sind diese nicht sofort für Ihre Mitarbeitenden sichtbar. Solange neben einer Schicht eine blaue Linie angezeigt wird, wurde sie noch nicht veröffentlicht. Das bedeutet, dass die Schichten nur für Administratoren und Mitarbeitende mit einem entsprechenden Berechtigungsprofil sichtbar sind.
Sie können entweder alle Schichten innerhalb des angezeigten Zeitraums (siehe Screenshot) auf einmal veröffentlichen oder einzelne Schichten separat veröffentlichen. Sobald die Schichten veröffentlicht wurden, werden Ihre Mitarbeitenden benachrichtigt und können sie einsehen. Wenn Sie eine nicht zugewiesene Schicht veröffentlichen, wird sie der Liste der verfügbaren Schichten hinzugefügt. Mehr dazu erfahren Sie hier.
Alle Schichten innerhalb des angezeigten Zeitraums auf einmal veröffentlichen
Wenn Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf die blaue Schaltfläche 'Veröffentlichen' klicken, werden alle Schichten innerhalb des ausgewählten Zeitraums auf einmal veröffentlicht. Die Zahl daneben gibt an, wie viele Schichten veröffentlicht werden.
Einzelne Schichten veröffentlichen
Wenn Sie nur eine einzelne Schicht veröffentlichen möchten, können Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Schicht klicken. Dort finden Sie die Option 'Schicht veröffentlichen'. Wenn Sie darauf klicken, wird nur diese Schicht veröffentlicht. Sie können auch den Filter verwenden, indem Sie auf das Trichtersymbol klicken und die Ansicht filtern. Anschließend können Sie nur die angezeigten Schichten veröffentlichen.
FAQ
Wer kann Schichten erstellen?
Jede Person mit der Berechtigung, Schichten zu erstellen, kann Schichten erstellen. Mehr über Berechtigungsprofile erfahren Sie hier.
Kann ich meinen Mitarbeitenden erlauben, ihre eigenen Schichten zu erstellen?
Ja, das ist möglich. Wenn Sie zu den Einstellungen gehen (klicken Sie oben rechts auf ⚙️) und zu 'Dienstplan' navigieren, finden Sie unten die Option 'Mitarbeitenden erlauben, eigene Schichten hinzuzufügen'. Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, können Mitarbeitende Schichten erstellen (nur für sich selbst). Die von ihnen erstellten Schichten werden Ihnen zur Genehmigung vorgelegt. Mehr über das Genehmigen von Schichten erfahren Sie hier.
Kann ich veröffentlichte Schichten bearbeiten?
Ja, das können Sie. Klicken Sie einfach auf die Schicht, die Sie bearbeiten möchten. Dort finden Sie die Option 'Schicht bearbeiten'. Wenn Sie darauf klicken, können Sie Änderungen vornehmen. Sobald Sie fertig sind, klicken Sie unten auf 'Speichern', um die Änderungen zu speichern und die zugewiesene Person zu benachrichtigen.
Wie kann ich die Veröffentlichung von Schichten rückgängig machen?
Um die Veröffentlichung einer Schicht rückgängig zu machen, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die betreffende Schicht, kopieren Sie sie und fügen Sie sie anschließend erneut ein. Danach können Sie die ursprünglich kopierte Schicht löschen. Sie erhalten dann eine neue, identische Schicht, die noch nicht veröffentlicht wurde.
IIch muss Änderungen an meinem gesamten Dienstplan vornehmen. Kann ich mehrere Schichten gleichzeitig bearbeiten?
Ja, Sie können die Mehrfachbearbeitung von Schichten nutzen und müssen Änderungen nicht einzeln an jeder Schicht vornehmen. Mehr dazu erfahren Sie hier.