Dette er den komplette guide til integrationen mellem Salary og Workfeed. Integrationen i sig selv er super simpel, men der opstår naturligt nogle spørgsmål undervejs når det drejer sig om udbetaling af løn. Du kan finde svar på alle dine spørgsmål nedenfor!
Opsætning af integration
Åbn Workfeed > Indstillinger > Integrationer > Åbn lønintegration
Herefter vælger du Salary i menuen til højre.
Indtast din Salary-nøgle
Åbn Salary
Gå til virksomhed > API-nøgler > tryk på "Tilføj API-nøgle"
Giv nøglen en beskrivelse, f.eks. "Workfeed"
Kopier nøglen og indsæt den i Workfeed
Du skal nu matche medarbejdere. Matchingen sker automatisk ved at sammenligne e-mail og CPR nr. mellem Workfeed og Salary, men man kan også vælge at matche medarbejderne manuelt.
Matchingen bliver udelukkende brugt til at holde medarbejderprofilerne opdateret i både Workfeed og Salary. Hvis du f.eks. opdaterer e-mailen i Workfeed på en matchet medarbejder, så vil e-mailen også opdatere sig i Salary.
Når man sender timer til Salary, bliver timerne sendt baseret på e-mail og CPR nr. uafhængigt af om medarbejderen har et match eller ej.
Sørg for at holde integrationen opdateret, når du får nye medarbejdere, ved at gå til indstillinger > integrationer > Salary > Indstillinger > "Match medarbejdere igen".
Opsætningen er nu færdig og du er klar til at køre løn.
Automatisk oprettelse af medarbejdere
Sørg for at integrationen er sat korrekt op som anvist i trinene ovenfor.
Åbn team listen og tryk på det blå "➕", i øverste højre hjørne for at oprette en ny medarbejder.
Fordi du er integreret med Salary vil du kunne se et grønt flueben "Tilføj til Salary". Med dette flueben markeret vil medarbejderen automatisk blive oprettet i Salary, ligeså snart medarbejderen færdiggør sin profil i Workfeed.
Send timer til Salary fra Workfeed
I øverste venstre hjørne af vagtplanen skal du skifte fra "Vagtplan" til "Tidsregistrering"
Herinde skal du sørge for at sætte den korrekte periode, så du sender de korrekt timer til Salary. Hvis du har indstillet din lønperiode korrekt skal du vælge "Sidste lønperiode", men du kan sætte lige det dato interval du har brug for at sende timer for.
Under indstillinger > Tidsregistrering > Lønperiode kan du indstille din lønperiode så du nemt kan vælge din lønperiode fremover.
Hvis du bruger stempeluret eller på andre måder tillader at medarbejdere kan registrere deres egne timer vil alle de vagter, der afventer godkendelse, lægge sig i knappen i øverste højre hjørne. Hvis du undlader at godkende vagter inden du sender timer til Salary vil det være de planlagte timer i Workfeed der bliver sendt til Salary. Når du godkender vagterne vil det være de godkendte timer, der bliver sendt til Salary.
Gennemgå medarbejdere og tjek at alt ser rigtig ud inde du trykker på "Eksporter..." i øverste højre hjørne af tidsregistrering.
Der åbner sig nu et vindue hvor du har mulighed for at dobbelttjekke, at du har taget højde for det hele:
Er perioden afsluttet? Så du ikke sender timer der ikke er afholdt endnu
Har alle fået tildelt timeløn?
Er der nogen vagter med ændringer der afventer godkendelse?
Du kan godt eksporterer timerne selvom alle reglerne ikke bliver overholdt. Feks du ved, at der er nogle vagter, der ikke har behov for godkendelse.
Tryk på "Vælg lønintegration"
Vælg en aktiv Salary-integration under "Aktive lønintegrationer" eller sæt en ny Salary-integration op under "opsæt ny lønintegration"
Herefter skal du sikre dig at alle medarbejdere er enten "matchet" eller "ignoreret" inden du trykker på "💰 Fortsæt til løn-eksport"
Når du har åbnet løn-eksport skal du igen sikre at information er korrekt for:
Periode
Afdelinger
Roller
Du vil samtidig kunne se hvor mange vagter der eksporteres samt hvis der er vagter som ikke eksporteres.
Når eksporten er slut viser vi dig en status på hvordan overførslen gik.
Hvor mange brugere, der fik sendt vagter.
Hvor mange brugere, der ikke fik sendt vagter. Dette er medarbejdere hvor Workfeed ikke kunne finde en medarbejder med i Salary med præcis samme email eller CPR nr.
Evt. fejl som Salary har sendt tilbage. Dette er unikke fejl som Workfeed ikke kender, du kan derfor med fordel sende fejlbeskeder til Salarys support, som kan hjælpe med at løse problemet inden du forsøger at sende timerne igen.
Du kan med fordel "Downloade backup-filen til Salary", som du også kan sende til Salarys og få løst evt. problemer.
Gem et Salary CSV format
Det kan være rigtig rart at kunne downloade og uploade timerne fra Workfeed manuelt. Det gør man med et CSV format som Salary kan læse. Det er fuldstændig det samme som når man trykker på "Send til Salary", men i stedet for at Workfeed sender timerne direkte til Salary, så står du for at downloade timerne og uploade dem i Salary.
Åbn tidsregistrering > "Eksporter..." > "Vælg lønintegration > "💰Fortsæt til løn-integration > Download backup-filen til Salary.
Filen vil højst sandsynlig blive gemt i dine overførsler på din computer. Som udgangspunkt er det vigtigt at du ikke åbner denne fil, da det kan forstyrre formatet.
Gå til Salary > registreringer > "importer fra fil"
Vælg "Workfeed-CSV-fil i særligt Salary-format" > Fortsæt til upload
Tryk til sidst på "Upload Workfeed fil", gennemgå medarbejderne inden du trykker på "Godkend"
Fejl I eksport
Integrationen kører som regel helt problemfrit, men nogle gange går det ikke helt så nemt som man gerne vil have det. Her er et par tips til hvordan du kan finde en evt. fejl i din eksport til Salary.
Sørg for at alt ser rigtigt ud i Workfeed. Hvis tillæggende feks er sat forkert op i Workfeed så vil de overførte timer til Salary også se forkerte ud.
Tjek at alle medarbejdere, der skal have sendt løn til Salary, har fået indtastet en timeløn i Workfeed. Dette kan du nemt gøre under indstillinger > Tidsregistrering > Timeløn. Du kan også gøre det enkeltvis på medarbejderne ved at åbne Team listen > Vælg en medarbejder > Tryk på "Rediger profil" > Løn > Timeløn.
Tjek status på eksporten i Workfeed. Efter du har eksporteret timer giver vi dig et godt overblik over hvordan eksporten gik, der forklare det hele.
Hvis der er brugere hvis vagter ikke er blevet eksporteret kan du trykke herpå og se præcis hvilke brugere det drejer sig om. Det er højst sandsynligt fordi vi ikke kunne finde en medarbejder i Salary med præcis samme email eller CPR nr.
Salary kan også sende unikke eksport-fejl-beskeder tilbage. Det er oftes fordi:
Du forsøger at overføre mere en 24 timer på samme dato (f.eks. hvis du ved en fejl har oprettet en dobbeltvagt)
Du forsøger at sender vagter til en medarbejder, der starter før deres Salary-kontrakt starter.
Lav en manuel eksport til Salary med CSV-fil. Når du uploader CVS-filen til Salary vil Salary give dig en letforståelig fejlbesked, der kan hjælpe dig med at opdatere opsætningen inden du forsøger at eksportere igen.
FAQ
Hvordan fungerer import af medarbejdere fra Salary?
Du kan via teamlisten ➕ importere dine medarbejdere direkte fra Salary. Du kan via menuen vælge hvilke medarbejdere der skal importeres og sende dem en direkte e-mail invitation til Workfeed.
Hvem bliver der sendt timer for til Salary?
Alle medarbejdere, med en matchende email eller CPR nummer i Salary, der også har en timeløn i Workfeed. Timer bliver sendt når du trykker på "Send til Salary" under tidsregistrering. Vi sender ikke timer for medarbejdere der ikke har en timeløn eller har en fuldtidsløn.
Skal jeg oprette medarbejdere i begge systemer?
Ja, for at sende timerne til Salary er det vigtigt at den samme medarbejder også findes i Salary og har en matchende email eller CPR nr. Med integrationen sat op så bliver medarbejdere automatisk oprettet i Salary med korrekt email og CPR nr. når de bliver oprettet i Workfeed.
Hvad sker der hvis jeg ikke godkender stempeltider inden Eksport til Salary?
Hvis du ikke godkender dine stempeltider vil det være de planlagte tider, der bliver sendt til Salary. Hvis du feks lige har slået stempeluret til og ikke alle har fået checked ind og ud, kan du sagtens vælge at springe godkendelsen over og bare sende de planlagte timer til Salary.
Hvordan inkluderer jeg min bogholder?
Når man har en bogholder er det vigtigt, at mindst 1 person har adgang til begge systemer. Det kan nemlig være rigtig svært at gennemskue overførslen af timer, hvis man ikke kan se, det der bliver overført fra Workfeed. Du kan oprette din bogholder præcis ligesom du ville en medarbejder og sørge for at give dem administrator-adgang.
Det ser forkert ud i Salary hvad gør jeg?
Der er lidt forskellige ting, der kan være skyld i, at timerne ikke ser ud helt præcis som man gerne vil have dem. Vi opfordrer til, at man læser hele denne artikel igennem. Ellers påpeger vi et par ting i det nederste punkt i artiklen som kan hjælpe.