Wat is automatisch toewijzen?
Automatisch toewijzen is de automatische planningsfunctie van Workfeed, waarmee je werknemers met een enkele klik aan shifts kunt toewijzen.
Zo werkt het
Automatisch toewijzen wijst je werknemers zorgvuldig toe aan shifts in het rooster op basis van de opgegeven beschikbaarheid, rollen, minimale en maximale wekelijkse uren en planningsregels van je team om een optimale verdeling te garanderen. Daarnaast kun je ons algoritme ook aanpassen, zodat het zo goed mogelijk aansluit op je behoeften.
Voordat je begint met automatisch toewijzen
Het is belangrijk om te controleren of je minimale en maximale uren voor werknemers hebt ingesteld en/of werknemers als primair hebt ingesteld in de afdelingen waarin je automatisch wilt toewijzen.
Zo definieer je minimale en maximale uren voor werknemers
Je kunt minimale en maximale uren voor elke werknemer definiëren door in het roosteroverzicht op automatisch toewijzen te klikken en 'Min. en max. uren aanpassen' te selecteren. Hiermee open je een overzicht van de minimale en maximale uren voor al je werknemers, waar je aanpassingen kunt doen.
Pas uren aan voor een individuele werknemer
Ga naar de teamlijst door rechtsboven op je scherm op het '👬' pictogram te klikken. Zoek hier de werknemer die je wilt bewerken en klik op 'Profiel bewerken'. Nadat je op 'Profiel bewerken' hebt geklikt, ga je naar het tabblad 'Min. en max. uren/week'. Zorg ervoor dat je rechtsboven op 'Opslaan' klikt wanneer je je wijzigingen hebt aangebracht.
Zo markeer je werknemers als primair in een afdeling
Automatisch toewijzen houdt alleen rekening met de primaire werknemers van de afdeling wanneer werknemers aan shifts worden toegewezen. Wanneer je een werknemer als primair in een afdeling markeert, geef je aan dat dit hun hoofdgebied is en zorg je ervoor dat ze worden meegenomen in automatisch toewijzen.
Je kunt een werknemer als primair markeren vanuit de afdelingslade. Om toegang te krijgen tot de afdelingslade, klik je linksboven op de naam van je afdeling en selecteer je 'Afdelingen beheren'. Wanneer je op een afdeling klikt, kun je werknemers als primair markeren door rechtsonder op 'Primaire werknemers' te klikken. Vink gewoon ☑️ aan naast een werknemer als je diegene als primair wilt markeren.
Zo pas je het algoritme voor automatisch toewijzen aan
Zodra je min. en max. uren aan werknemers hebt toegewezen, primaire afdelingen hebt ingesteld en het rooster hebt gemaakt, kun je beginnen met het aanpassen van het algoritme, zodat het aansluit op je behoeften. Dit doe je door rechtsboven in het roosteroverzicht op 'Automatisch toewijzen' te klikken.
Wanneer automatisch toewijzen is geopend, kun je het algoritme op de volgende manieren aanpassen:
Welke werknemers en rollen moeten worden meegenomen door automatisch toewijzen.
De minimale pauze die een werknemer tussen twee shifts moet hebben.
Het maximale aantal opeenvolgende werkdagen waarvoor een werknemer ingepland kan worden.
Of werknemers meerdere shifts op dezelfde dag kunnen krijgen toegewezen.
Zo gebruik je automatisch toewijzen
Zodra je min. en max. uren aan werknemers hebt toegewezen, primaire afdelingen hebt ingesteld, het rooster hebt gemaakt en het algoritme hebt aangepast, is automatisch toewijzen klaar om je rooster in te vullen. Het enige wat je hoeft te doen, is op de grote blauwe knop 'Automatisch toewijzen' te klikken.
Vanaf hier hoef je alleen maar achterover te leunen terwijl Workfeed shifts toewijst. Let op: hoe meer shifts je invult, hoe langer dit duurt.
Wanneer automatisch toewijzen klaar is met het toewijzen van werknemers aan de shifts, kun je het rooster opslaan (het wordt nog niet gepubliceerd) door 'Behouden en wijzigingen opslaan' te selecteren. Je kunt automatisch toewijzen ook een andere optie laten voorstellen door 'Ongedaan maken' te selecteren en automatisch toewijzen opnieuw te starten.
Nadat automatisch toewijzen is voltooid en opgeslagen, zie je beweging in de cirkels aan de linkerkant van het rooster. De cirkels geven aan in hoeverre de wekelijkse uren van een werknemer zijn ingevuld:
Oranje betekent dat een werknemer minder uren heeft dan het minimum.
Groen betekent dat de werknemer ergens tussen het minimum en maximum aantal uren zit.
Rood betekent dat diegene meer uren toegewezen heeft gekregen dan het maximum (dit gebeurt niet met automatisch toewijzen).
Hoe zorgt automatisch toewijzen voor een nauwkeurige verdeling?
Het algoritme van automatisch toewijzen van Workfeed houdt rekening met de volgende factoren wanneer werknemers aan shifts worden toegewezen:
De opgegeven beschikbaarheid van een werknemer. Werknemers kunnen hun beschikbaarheid doorgeven in de Workfeed-app, wat systematisch wordt nageleefd door automatisch toewijzen.
De ingestelde minimale en maximale uren van een werknemer. Een werknemer krijgt nooit meer uren toegewezen dan het maximale aantal uren.
De rol van een werknemer. Een werknemer krijgt geen shift toegewezen als diegene niet aan de rol is gekoppeld.
Verlof zoals vakantie en ziekte. Wanneer een werknemer als afwezig is geregistreerd, wordt diegene niet ingepland.
De 11-uursregel. Automatisch toewijzen houdt rekening met de 11-uursregel en plant nooit iemand in binnen 11 uur na het einde van hun vorige shift (of het aangepaste interval dat door jou is ingesteld).
5 werkdagen. Een werknemer wordt niet voor meer dan 5 dagen per week ingepland (of het aangepaste aantal dat door jou is ingesteld).
FAQ
Automatisch toewijzen vult niet alle shifts in mijn rooster in. Waarom?
Automatisch toewijzen kan shifts open laten als er geen geschikte werknemer beschikbaar is op basis van de factoren die worden genoemd in 'Hoe zorgt automatisch toewijzen voor een nauwkeurige verdeling?'.
Kan ik wijzigingen aanbrengen na het gebruik van automatisch toewijzen?
Ja, automatisch toewijzen is alleen een concept en je kunt je eigen wijzigingen aanbrengen voordat je het rooster publiceert.
Is het mogelijk om automatisch toewijzen ongedaan te maken?
Ja, je kunt automatisch toewijzen ongedaan maken. Zodra het klaar is, wordt je gevraagd of je het rooster wilt behouden of ongedaan wilt maken.
Er gebeurt niets wanneer ik op automatisch toewijzen klik. Waarom?
De meest voorkomende reden dat er niets gebeurt wanneer je op automatisch toewijzen klikt, is dat er geen primaire werknemers zijn toegewezen aan de afdeling waarin je automatisch toewijzen wilt gebruiken. Het kan ook zijn dat er simpelweg geen beschikbare werknemers zijn op basis van de factoren die worden genoemd in 'Hoe zorgt automatisch toewijzen voor een nauwkeurige verdeling?'.
Ik krijg een foutmelding wanneer ik op automatisch toewijzen klik. Waarom?
Als je een foutmelding krijgt, kan er iets in het rooster binnen de geselecteerde periode zijn dat problemen veroorzaakt, bijvoorbeeld een shift met een gekoppelde rol die niet meer bestaat. Probeer het rooster te controleren en opnieuw te laden, of test automatisch toewijzen op een paar shifts in een andere week om te zien of de fout verdwijnt. Als de foutmelding blijft verschijnen, kun je altijd contact met ons opnemen via de supportchat.Ik kan de knop voor automatisch toewijzen niet zien in mijn rooster. Waarom?
Als automatisch toewijzen niet wordt weergegeven in je Workfeed, kan dat komen doordat je geen Pro- of Pro+-abonnement hebt waarin automatisch toewijzen is inbegrepen, of doordat je meerdere afdelingen tegelijk open hebt in het rooster. Automatisch toewijzen kan maar voor één afdeling tegelijk worden gebruikt.