De prikklok activeren
Als beheerder kun je de prikklok activeren en beheren via de instellingen in je Workfeed-account. Om naar de prikklokinstellingen te gaan, open je de instellingen door rechtsboven op '⚙️' te klikken en selecteer je 'Prikklok'. Hier kun je de prikklok activeren en de instellingen beheren.
De terminal- of in-app prikklok?
Workfeed laat je kiezen tussen twee verschillende prikklokken: de terminal prikklok en de in-app prikklok. Dit is hoe ze werken en waarin ze verschillen:
De terminal prikklok
De prikklok kan worden gebruikt op een fysiek apparaat op de werkplek. Om de prikklok te gebruiken, kun je een tablet of computer op locatie instellen en de prikklok openen met je unieke prikkloklink en -code.
Wanneer werknemers op de werkplek aankomen en vertrekken, kunnen ze bij de terminal in- en uitklokken door hun naam op het scherm te selecteren.
De in-app prikklok
De in-app prikklok, ook wel GPS-gebaseerde prikklok genoemd, bevindt zich in de Workfeed app voor werknemers. In plaats van werknemers in te laten checken op een fysiek apparaat, stelt de in-app prikklok werknemers in staat om in te checken vanuit de Workfeed app op basis van hun GPS-locatie. Om een voorbeeld te geven: werknemers kunnen alleen inklokken voor een shift als ze aanwezig zijn in een van de aangewezen GPS-zones.
Je prikklokinstellingen aanpassen
Zodra de terminal- of in-app prikklok is geactiveerd, kunnen je werknemers beginnen met in- en uitklokken voor hun shifts. Alle geklokte uren worden automatisch naar jou gestuurd ter controle. Je hebt echter verschillende opties waarmee je de prikklokinstellingen kunt aanpassen:
Instellingen
Als je bepaalde werknemers hebt die niet moeten kunnen in- of uitklokken voor shifts, kun je ze uitsluiten.
Beheer hoe ver van tevoren en na shifts werknemers mogen in- en uitklokken.
Let op: als je geen voorkeursvenster voor ervoor en erna instelt (0m voor, 0m na), moeten je werknemers precies op de start- en eindtijd van hun shifts in- en uitklokken.
Je kunt ook kiezen om af te ronden naar het begin en/of einde van de shift als werknemers voor of na de geplande tijden van de shift in- of uitklokken.
Je kunt het controleproces makkelijker maken met automatisering door 'Geklokte tijden automatisch goedkeuren' in te schakelen.
Je kunt ook 'Inchecken zonder shift toestaan' inschakelen, zodat werknemers een nieuwe shift kunnen aanmaken bij het inklokken of eerder kunnen inklokken op dezelfde dag waarop ze al een shift hebben.
Pauzes
Als je de pauzetijden van je werknemers wilt bijhouden, kun je 'In- en uitchecken van pauzes tijdens de shift' inschakelen. Lees hier meer over hoe het werkt.
Het is ook mogelijk om 'Werknemers mogen hun pauze bewerken' in te schakelen. De geklokte tijden worden dan niet automatisch goedgekeurd, omdat de aanpassingen ter goedkeuring naar jou worden gestuurd.
Je kunt er ook voor kiezen om 'Bewerk de pauzeduur handmatig bij het uitchecken' in te schakelen.
Gewerkte uren goedkeuren
Wanneer een werknemer heeft ingecheckt en uitgecheckt en de shift is afgerond, worden de uren naar jou gestuurd ter goedkeuring. Je kunt deze uren beheren vanuit het tijdregistratieoverzicht door op de blauwe knop te klikken met 'X wijzigingen in afwachting van goedkeuring'.
Nadat je op 'X wijzigingen in afwachting van goedkeuring' hebt geklikt, kun je de gewerkte uren beheren. Je kunt zowel de geplande uren als de bewerkte/geklokte uren zien. Om de uren goed te keuren, vink je ze eenvoudig ☑️ aan en klik je op 'Goedkeuren'.
FAQ
Hoe werkt de prikklok voor mijn werknemers?
Deze handleiding laat zien hoe het werkt voor je team.Kan ik de in-app en terminal prikklok tegelijk gebruiken?
Ja, je kunt zowel de in-app als de terminalprikklok activeren en je werknemers laten inklokken met beide methodes. Het is ook mogelijk om één locatie via de terminal te laten inklokken en een andere via de in-app prikklok.Kunnen werknemers inklokken voor werk als ze niet aan een shift zijn toegewezen?
Standaard kunnen werknemers alleen inklokken als ze aan een shift zijn toegewezen. Als je echter de instelling 'Inchecken zonder shift toestaan' inschakelt in de prikklokinstellingen, kunnen ze ook inklokken zonder aan een shift te zijn toegewezen.Wat gebeurt er als een werknemer vergeet in of uit te klokken?
Als een werknemer vergeet in en/of uit te klokken, blijven de geklokte/bewerkte uren leeg en worden de geplande uren getoond.Kan ik de prikklok activeren voor specifieke afdelingen?
Nee, het is niet mogelijk om de prikklok in- of uit te schakelen voor specifieke afdelingen. Alle prikklokinstellingen gelden voor het hele Workfeed-account.Waarom stopt de terminalprikklok met werken?
Wanneer je Workfeed in dezelfde browser gebruikt als de terminalprikklok, stopt de link met werken. Daarom raden we aan om de URL van de terminalprikklok in een incognitovenster te openen.