So exportierst du Stunden in deine Abrechnungssoftware
Workfeed macht es einfach, am Ende des Abrechnungszeitraums alle Stunden direkt in deine Abrechnungssoftware zu exportieren. Wir bieten zwei verschiedene Möglichkeiten, die Stunden in deine Abrechnungssoftware zu exportieren. Du kannst die Stunden entweder direkt an deine Abrechnungssoftware senden (sofern dies unterstützt wird) oder eine Excel-Datei im bevorzugten Format deiner Abrechnungssoftware herunterladen. Beide Exportmöglichkeiten stehen in der Zeiterfassungsübersicht von Workfeed zur Verfügung. Klicke dazu oben rechts auf dem Bildschirm auf 'Exportieren'.
Bitte beachte, dass beide Möglichkeiten nur verfügbar sind, wenn Workfeed mit deiner Abrechnungssoftware integriert ist und die Lohnabrechnungsintegration für dein Konto aktiviert wurde.
Stunden direkt in deine Abrechnungssoftware exportieren
Um die Stunden direkt in deine Abrechnungssoftware zu exportieren, gehe wie folgt vor:
Wechsle oben links im Dienstplan zu 'Zeiterfassung'.
Klicke auf 'Exportieren...'.
Klicke auf die blaue Schaltfläche 'Lohnabrechnungsintegration auswählen'.
Wähle rechts deine aktive Lohnabrechnungsintegration aus.
Klicke auf '💰 Weiter zum Lohnexport', wenn alles korrekt aussieht.
Stunden als Excel-Datei im Format deiner Abrechnungssoftware exportieren
Je nach Lohnanbieter gibt es zwei Möglichkeiten, deine Stunden nach Excel zu exportieren. Der Export funktioniert etwas unterschiedlich, je nachdem, ob deine Integration das direkte Senden der Stunden an deine Abrechnungssoftware unterstützt oder nur den Export persönlicher Excel-Dateien ermöglicht.
Persönliche Excel-Datei herunterladen
Wenn deine Abrechnungssoftware ausschließlich den Export über eine persönliche Excel-Datei unterstützt (oder du einfach eine Kopie der Stunden als Excel-Datei speichern möchtest), klicke auf 'Exportieren...' und anschließend auf 'Excel-Datei speichern'. Deine Excel-Datei wird sofort heruntergeladen und kann anschließend auf deinem Gerät gespeichert werden.
Excel-Datei des Lohnanbieters herunterladen
Abhängig von deiner Lohnabrechnungsintegration kannst du auch eine Excel-Datei direkt über die Integration herunterladen. Diese Datei wird in der Regel als 'Sicherungsdatei' bezeichnet und dient als Sicherung, falls beim automatischen Lohnexport Fehler auftreten. Wenn deine Lohnabrechnungsintegration diese Funktion unterstützt, gehe wie folgt vor:
Wechsle oben links im Dienstplan zu 'Zeiterfassung'.
Klicke auf 'Exportieren...'.
Klicke auf die blaue Schaltfläche 'Lohnabrechnungsintegration auswählen'.
Wähle rechts deine aktive Lohnabrechnungsintegration aus.
Klicke auf 'Sicherungsdatei für X herunterladen'.
Anschließend kannst du die Sicherungsdatei manuell bei deinem Lohnanbieter hochladen, den Fehler identifizieren und so einen erfolgreichen Lohnexport sicherstellen.
FAQ
Wie funktioniert die Integration zwischen meiner Abrechnungssoftware und Workfeed?
Bei weiteren Fragen empfehlen wir dir, den entsprechenden Artikel zu deiner Abrechnungssoftware aufzurufen. Alle Hilfeartikel zu Lohnabrechnungsintegrationen findest du hier.
Der direkte Export der Stunden in meine Abrechnungssoftware schlägt fehl. Woran kann das liegen?
Es kann verschiedene Gründe geben, warum der Lohnexport fehlschlägt. Wir empfehlen dir, der Anleitung deines Lohnanbieters zu folgen, die du über den obenstehenden Link findest. Unabhängig vom Lohnanbieter gilt jedoch, dass die Mitarbeiter sowohl in Workfeed als auch in der Abrechnungssoftware angelegt sein und einen Lohn in ihrem Profil hinterlegt haben müssen. Mehr zum Thema Lohn findest du hier.
Werden die Gehälter archivierter Mitarbeiter in meine Abrechnungssoftware exportiert?
Nein, die Gehälter archivierter Mitarbeiter werden nicht in die Abrechnungssoftware exportiert. Nur aktive Mitarbeiter in Workfeed können mit der Lohnabrechnungsintegration verknüpft und exportiert werden. Nachdem ein Mitarbeiter archiviert wurde, sind seine Stunden weiterhin in der Zeiterfassung sichtbar. Sie werden dort lediglich mit einem Kreuz neben dem Namen gekennzeichnet. Das bedeutet, dass die Gehälter archivierter Mitarbeiter manuell in die Abrechnungssoftware übertragen werden müssen.
Wenn du keine Mitarbeiter ohne Stunden im ausgewählten Zeitraum sehen möchtest, kannst du rechts auf das "Auge" 👁️ klicken und 'Mitarbeiter ohne Schichten anzeigen' deaktivieren.
Werden die Gehälter von Mitarbeitern mit Monatsgehalt in meine Abrechnungssoftware exportiert?
Nein, die Stunden von Mitarbeitern mit Monatsgehalt werden nicht automatisch in deine Abrechnungssoftware exportiert. Das Gehalt von Mitarbeitern mit Monatsgehalt muss daher manuell in deiner Abrechnungssoftware erfasst werden.