Wenn du viele der gleichen Schichten in deinem Dienstplan verwendest, kannst du Vorlagen nutzen, um deine Dienstplanung effizienter zu gestalten. Hier kannst du Schichten als Vorlage speichern, die du später ganz einfach wiederfinden und deinem Dienstplan hinzufügen kannst.
So erstellst du eine Vorlage
Um eine Vorlage zu erstellen, musst du zuerst einen Dienstplan erstellen. Wenn der Dienstplan fertig ist, kannst du ihn als Vorlage speichern, indem du oben rechts im Dienstplan auf 'Vorlage' klickst und 'Als Vorlage speichern' auswählst.
Anschließend kannst du die Vorlage benennen und festlegen, ob sie mit oder ohne Mitarbeitende, die den Schichten zugewiesen sind, gespeichert werden soll. Das ist nur relevant, wenn du den Schichten in dem Zeitraum, den du als Vorlage speicherst, bereits Mitarbeitende zugewiesen hast.
So fügst du eine Vorlage ein
Wenn du eine oder mehrere Vorlagen erstellt hast, kannst du sie in einen ausgewählten Zeitraum einfügen, indem du auf 'Vorlage' klickst und 'Vorlage einfügen' auswählst.
Anschließend kannst du festlegen, für welchen Zeitraum die Vorlage eingefügt werden soll. Standardmäßig ist das der ausgewählte Datumsbereich. Außerdem kannst du auswählen, welche deiner Vorlagen du verwenden möchtest. Wenn du alle Auswahlmöglichkeiten getroffen hast, klickst du abschließend auf 'Ausgewählte Vorlage einfügen'
Hinweis: Wenn du eine Vorlage einfügst, erhältst du außerdem eine Warnung, falls im Dienstplan im ausgewählten Zeitraum bereits Schichten vorhanden sind, in den du eine Vorlage einfügen möchtest. So kannst du entscheiden, ob du die Vorlage zusätzlich zu den vorhandenen Schichten einfügen möchtest oder nicht.
Nachdem du die Vorlage eingefügt hast, hast du zwei Möglichkeiten: Du kannst sie beibehalten und speichern oder den Vorgang rückgängig machen und sie wieder entfernen. Wenn du sie behalten möchtest, klickst du einfach auf 'Änderungen beibehalten und speichern'. Wenn du den Vorgang rückgängig machen und sie wieder entfernen möchtest, klickst du einfach auf 'Rückgängig machen'.
So fügst du eine Vorlage über einen längeren Zeitraum ein
Es ist möglich, eine Vorlage für einen längeren Zeitraum als eine Woche einzufügen. Hier ist ein praktisches Beispiel dafür, wie das funktioniert:
Wenn du den Dienstplan für einen Monat erstellt hast, musst du zunächst eine Vorlage speichern, die nur diesen einen Monat abdeckt. Anschließend kannst du die Vorlage erneut einfügen und so einen weiteren Monat ausfüllen.
Wenn du einen Dienstplan für zwei Monate erstellt hast, kannst du eine neue Vorlage speichern, die beide Monate abdeckt, und diese anschließend für einen Zeitraum von zwei Monaten einfügen. Danach kann der Vorgang für vier Monate usw. wiederholt werden.
Wir empfehlen jedoch, den Dienstplan nur für eine angemessene Anzahl von Monaten im Voraus zu erstellen, zum Beispiel für drei Monate oder für einen anderen Zeitraum, der sinnvoll ist. So ist es einfacher, Änderungen vorzunehmen, wenn sich der Bedarf im Laufe der Zeit ändert.
So bearbeitest du eine Vorlage
Um eine Vorlage zu bearbeiten, kannst du sie in einen leeren Zeitraum oder in einen Zeitraum ohne Schichten einfügen. Von dort aus kannst du Änderungen vornehmen und den Dienstplan als neue Vorlage speichern. Anschließend kannst du die alte Vorlage optional löschen. Mehr dazu weiter unten.
So löschst du eine Vorlage
Um eine Vorlage zu löschen, musst du im Dienstplan auf 'Vorlage' klicken und 'Vorlage einfügen' auswählen. Dort öffnest du die Vorlagenliste, um alle deine Vorlagen zu sehen. Klicke auf das rote Kreuz rechts neben der Vorlage, die du löschen möchtest.
FAQ
Kann sich eine Vorlage über einen längeren Zeitraum als 1 Woche erstrecken?
Ja, du kannst eine Vorlage für so viele Wochen speichern, wie du möchtest. Wenn du eine Vorlage speicherst, kannst du den Datumsbereich festlegen, den du speichern möchtest. Alle Schichten in diesem Zeitraum werden dann in der Vorlage gespeichert.
Kann ich eine Vorlage wiederholen lassen?
Ja, du kannst eine Vorlage wiederholen lassen. Wenn du eine Vorlage einfügst, gibst du den Zeitraum an, den sie abdecken soll. Wenn dieser Zeitraum länger ist als die Vorlage selbst, wiederholt sich die Vorlage bis zum ausgewählten Enddatum.
Kann ich Vorlagen mit festem Personal erstellen?
Ja, wenn du eine Vorlage mit festem Personal erstellen möchtest, musst du die Schichten anlegen und die festen Mitarbeitenden den Schichten zuweisen, bevor du die Woche als Vorlage speicherst. Denke daran, beim Speichern der Vorlage das Häkchen bei 'Rollen, Zeitraum und Mitarbeitende' zu setzen.In meiner Vorlage fehlen Schichten. Warum?
Stelle sicher, dass du die Vorlage für den richtigen Zeitraum, mit dem richtigen Dienstplan und in der richtigen Abteilung gespeichert hast. Wenn du eine Vorlage speicherst, die leere Tage enthält, werden diese Tage ebenfalls in der Vorlage gespeichert.