Integrationen vil give dig mulighed for at eksportere arbejdstimer fra Workfeed direkte til Fortnox med bare et klik. Kun brugere med administratoradgang kan opsætte integrationer i Workfeed.
Hvordan aktiveres integrationen mellem Workfeed og Fortnox?
For at aktivere integrationen skal du åbne indstillinger ved at trykke på "⚙️" symbolet øverst til højre på din skærm. Herefter vælger du "Integrationer".
For at opsætte integrationen kræver det at du som minimum har adgang til "løn" og "integrationer" i Fortnox.
Rul ned og find Fortnox. Når du har fundet den, trykker du på "start integration".
Workfeed vil nu spørge dig, om du ønsker at forbinde Workfeed til Fortnox, tryk på "Ja, forbind" for at fortsætte.
Du vil nu blive omdirigeret til Fortnox, hvor du skal logge ind på din Fortnox-konto.
Efter login bliver du bedt om at give Workfeed adgang til Løn i Fortnox. Tillad adgang for at fortsætte.
Når du har tilladt adgang, vil du automatisk blive omdirigeret tilbage til Workfeed, og Workfeed vil begynde at matche Workfeed-brugere med Fortnox-brugere.
For at Workfeed kan identificere brugerne fra Fortnox, er det vigtigt at huske følgende:
Brugere i Workfeed og Fortnox skal have samme navn.
Ansættelsesdatoen for en bruger i Fortnox skal være tidligere end datoen, hvor du begyndte at bruge Workfeed.
Hvis du har en bruger i Workfeed, der ikke findes i Fortnox, kan du klikke på rullemenuen ved siden af brugeren og vælge at ignorere matchet.
Når du har sikret dig, at hver bruger har et match, vælger du at fuldføre.
Nu har du succesfuldt aktiveret integrationen, og ved siden af integrationen bør du se teksten "Integreret" markeret med grønt.
Opsætning af tillæg til Fortnox
Hvis du har opsat tillæg i Workfeed har du mulighed for at definere hvilken linje i Fortnox tillægget skal ende på. Dette gøres ved at indtaste lønartnummeret på tillægget i Workfeed som det er angivet i Fortnox.
For at få vist tillæggene i kalenderen skal du derudover huske at aktivere "tillad kalenderregistrering
Eksport af data til Fortnox
Når integrationen er sat op, er det muligt at sende tidsregistreringsdata direkte til Fortnox. Arbejdstimer og tillæg vil automatisk blive inkluderet ved eksport.
For at eksportere data til Fortnox skal du gå til tidsregistreringsmodulet.
Når du er kommet ind på tidsregistreringssiden, vil du kunne se en opsummering af alle arbejdsdage og timer pr. medarbejder.
Inden eksport skal du vælge, hvilke data du ønsker at eksportere. Du kan filtrere efter afdeling og roller og indstille en tidsperiode. Dette kan gøres i øverste venstre hjørne af skærmen.
Når du har valgt en tidsperiode og filtreret roller og afdelinger, kan du nu klikke på den blå knap "Eksport" i øverste højre hjørne af tidsregistreringsvisningen.
Inden du sender data til Fortnox, skal du sikre dig, at følgende krav er opfyldt:
Perioden er afsluttet
Korrekt integreret med Fortnox
Ingen uden en timeløn
Ingen ændringer afventer godkendelse
Du kan nu vælge at eksportere til Fortnox.
Her skal du sikre at alle medarbejdere er enten matchet eller ignoreret. Du kan evt. åbne "bruger matchning" for at lave ændringer.
Når alt ser rigtigt trykker du på "send til Fortnox".
FAQ
Jeg får en fejlmeddelelse, når jeg klikker på "match medarbejdere", hvad kan jeg gøre?
Dette skyldes sandsynligvis, at du ikke har de korrekte tilladelser i Fortnox på grund af en nyligt udført API-opdatering i Fortnox, hvilket gør, at Workfeed viser fejlmeddelelsen.
Beskrivelsen nedenfor forklarer, hvordan du får den korrekte adgang i Fortnox.I april 2024 blev der foretaget en opdatering af Fortnox løn-API.
Dette betød, at visse brugere, der havde aktiveret en integration med deres Fortnox-abonnement, var nødt til at opdatere deres brugere for at få integrationen til at fungere igen.
Dette kan du gøre på følgende måde:
Klik på firmanavnet i den øverste række på startsiden
Klik på administrer brugere
Klik ind på den bruger, der godkendte tilladelserne for integrationen
Klik på tilladelser for lønlicensen og derefter klik på gem
Når ovenstående er gennemført, så er brugeren opdateret, og fejlmeddelelsen bør ophøre.
Hvilke løntyper bruges i Fortnox?
Almindelige løn vil blive samlet på løntype 111, mens alle tillæg samles på løntype 112 medmindre du angiver lønartnummeret på tillægget i Workfeed. Du kan se mere her.
Hvem sendes der data for ?
Der sendes data for alle matchede medarbejdere som har
En timeløn på mere end 0
Tillæg
Der sendes ikke data for alle ikke matchede medarbejder samt
Månedslønnede
Mine brugere blev ikke matchet automatisk, hvad gør jeg?
Du kan prøve at matche brugerne igen manuelt. Åbn indstilling og integrationer, herefter trykker du på åbn lønintegrationer. Klik herefter på Fortnox og vælg "åbn brugermatchning" som nu åbner et vindue hvor du manuelt kan matche dine medarbejdere.
Jeg har flere Fortnox-konti, kan jeg forbinde Workfeed til mere end én?
Ja, det er blevet muligt at integrere med flere forskellige Fortnox-konti. Du opsætter blot en ekstra integration ved at følge "Hvordan aktiveres integrationen mellem Workfeed og Fortnox?"
Hvad betyder denne fejl ?
"Fejl ved overførsel til Fortnox. Der opstod en fejl under overførslen af timer til Fortnox. Du bør besøge fortnox.se for at se status for overførslen."
Den kan betyde rigtigt meget forskelligt, men Fortnox kan typisk se fejlen i deres log så vi anbefaler at du tager fat i deres support.
Eksempler på hvad det kan betyde:Ansættelses dato i Fortnox er senere end første vagt i Workfeed.