Dette er den komplette guide til integrationen mellem Danløn og Workfeed. Integrationen i sig selv er super simpel, men der opstår naturligt nogle spørgsmål undervejs når det drejer sig om udbetaling af løn. Du kan finde svar på alle dine spørgsmål nedenfor!
Opsætning af integration
Sørg for at alle dine medarbejdere er oprettet i Danløn
Åbn Workfeed > Indstillinger > Integrationer > Danløn > tryk på "Start integration".
Herefter åbner du Danløn vi menuen til højre
Du bliver nu spurgt om du vil forbinde Workfeed og Danløn hvortil du skal svare "Ja, forbind"
Du vil nu blive bedt om at logge ind på Danløn og give tilladelse til, at Workfeed kan sende data til Danløn.
Du vil nu blive sendt tilbage til Workfeed hvor du skal matche medarbejdere. Matchingen sker automatisk ved at sammenligne email og navn mellem Workfeed og Danløn, men man kan også vælge at matche dem manuelt.
Det er vigtigt at du gennemgår alle brugere og sørger for at de enten matcher eller bliver ignoreret. Dette bliver brugt til at sende timer til de rigtige medarbejdere i Danløn. Timer bliver sendt for alle timelønnede. Ignorerede brugere, fuldtidslønnede og brugere uden timeløn får ikke sendt timer.Sørg for at holde integrationen opdateret, når du får nye medarbejdere, ved at gå til indstillinger >åbn integrationer > Danløn > Match medarbejdere igen.
Opsætningen er nu færdig og du er klar til at køre løn.
Send timer til Danløn fra Workfeed
I øverste venstre hjørne af vagtplanen skal du skifte fra "Vagtplan" til "Tidsregistrering"
Herinde skal du sørge for at sætte den korrekte periode, så du sender de korrekt timer til Danløn. Hvis du har indstillet din lønperiode korrekt skal du vælge "Sidste lønperiode", men du kan sætte lige det dato interval du har brug for at sende timer for.
Under indstillinger > Tidsregistrering > Lønperiode kan du indstille din lønperiode så du nemt kan vælge din lønperiode fremover.
Hvis du bruger stempeluret eller på andre måder tillader at medarbejdere kan registrere deres egne timer vil alle de vagter, der afventer godkendelse, lægge sig i knappen i øverste højre hjørne. Hvis du undlader at godkende vagter inden du sender timer til Danløn vil det være de planlagte timer i Workfeed der bliver sendt til Danløn. Når du godkender vagterne vil det være de godkendte timer, der bliver sendt til Danløn.
Gennemgå medarbejdere og tjek at alt ser rigtig ud inden du trykker på "Eksporter..." i øverste højre hjørne af tidsregistrering.
Der åbner sig nu et vindue hvor du har mulighed for at dobbelttjekke, at du har taget højde for det hele:
Er perioden afsluttet? Så du ikke sender timer der ikke er afholdt endnu
Er alle medarbejdere matched?
Har alle fået tildelt timeløn?
Er der nogen vagter med ændringer der afventer godkende?
Du kan godt eksporterer timerne selvom alle reglerne ikke bliver overholdt. Feks du ved, at der er en medarbejder der mangler match, men heller ikke skal have eksporteret sine timer
Når alt ser rigtigt ud trykker du på "vælg lønintegration"
Du skal nu vælge en aktiv Danløn-integration eller opsætte en nye integration (se punkt 1).
Tjek at alle brugere er matchet korrekt. Hvis der er brugere som ikke er matchet kan du trykke på "åbn bruger-matching" og sikre at de står korrekt inden du trykker på "💰Fortsæt til løn-eksport.
Når alt ser rigtigt ud vælger du "send til Danløn"
Find de sendte timer i Danløn
Når du har eksporteret timerne fra Workfeed er du klar til at finde dem i Danløn. De bliver ikke lagt direkte på lønsedlen i Danløn, du har i stedet mulighed for at tjekke om det ser rigtigt ud i Danløn inden timerne endeligt bliver indlæst.
Log ind på Danløn
Gå til Løn > "Indlæs fra integration"
Gennemgå timerne og sikre dig at de stemmer overens med dem i Workfeed
Tryk på "Indlæs" i bunden af skærmen.
Forklaring af format i Danløn
Som udgangspunkt bliver alle timer for en medarbejder sendt til 2 linjer i Danløn
Alle timer med almindelig timeløn lægger sig på T4
Alle forskellige løntillæg bliver lagt sammen i en total og lægger sig på T5
Du har ikke mulighed for at ændre hvor den almindelig timeløn ender, det er derfor vigtigt, at T4 er ledig i Danløn. Du har dog mulighed for, vælge lige hvor de forskellige tillæg skal lande i Danløn. Dette er specielt smart hvis du har flere forskellige tillæg, så medarbejderen nemt kan se hvor meget at de forskellige tillæg de har fået på deres lønseddel.
(Vi anbefaler at du sørger for at T4 i Danløn er ledig til overførsel af timer, men der findes et trick til at sende timelønnen til en anden linje i Danløn hvis du fortsætter til vores FAQ i bunden)
Opsætning af tillæg til Danløn integration
Hvis du har opsat tillæg i Workfeed har du mulighed for at definere hvilken linje i Danløn tillægget skal ende på. Dette gøres ved at indtaste en løntype på tillægget i Workfeed som også findes i Danløn.
Du kan oprette dine egne løntyper og navngive dem som du har lyst til i Danløn under virksomhed > Teksttilpasninger. Hvis du er tvivl om hvilke løntyper du burde bruge, så anbefaler vi at du bruger løntypen "overtidstillæg 1, 2, 3 osv." da du har mulighed for at oprette uendeligt mange hvis du skulle få brug for det.
Danløn forklarer hvordan deres løntyper fungerer i denne fil:
Eksempel på overførsel med timeløn og tillæg:
Jeg har 2 tillæg i Workfeed, et aftentillæg, der træder i kraft efter klokken 18 og et overtidstillæg der træder i kræft på vagter længere end 8 timer. De 2 typer tillæg vil jeg gerne have fordelt på 2 forskellige linjer i Danløn:
https://app.danlon.dk/app/static/pdf/indlaes-til-danloen.pdf
Jeg åbner indstillinger > tidsregistrering > Tillæg > Jeg vælger mit "Aftentillæg"
Fold "Tilføj" ud > Løntype
Jeg indtaster "O1", der refererer til Danløns Overtidstillæg 1
Jeg gør det samme for mit overtidstillæg og indtaster "O2", der refererer til Danløns Overtidstillæg 2
For at det ser rigtigt ud på lønsedlen giver jeg Danløns overtidstillæg 1 og 2 nye navne
Åbn Danløn > Virksomhed > Teksttilpasninger
Jeg navngiver Overtidstillæg 1 "Aftentillæg" i stedet
Jeg navngiver Overtidstillæg 2 "Overtid efter 8 timer" i stedet
Nu er jeg klar til at eksportere timer til Danløn. Jeg har lavet et meget simpelt eksempel med Johanne Trier, der har 2 vagter i perioden.
Vagt 1: 10 timer med 30 minutters pause hvilket giver hende 1,5 timers overtidstillæg
Vagt 2: 8 timer med 30 minutters pause med 2 timers aftentillæg.
I alt er der arbejdet 17 timer med 1,5 x overtid og 2 x aftentillæg
Jeg går nu til tidsregistrering > Eksporter > "Send til Danløn".
Efter eksporten åbner jeg Danløn > Løn > "Indlæs fra integration"
Jeg kan nu se timelønnen og de 2 tillæg fordelt på 3 linjer i Danløn. Det ser helt rigtigt ud, så jeg trykker på "Indlæs" i bunden, så lønnen er klar til at blive kørt.
Gem et Danløn CSV format
Det kan være rigtig rart at kunne downloade og uploade timerne fra Workfeed manuelt. Det gør man med et CSV format som Danløn kan læse. Det er fuldstændig det samme som når man trykker på "Send til Danløn", men i stedet for at Workfeed sender timerne direkte til Danløn, så står du for at downloade timerne og uploade dem i Danløn.
Åbn tidsregistrering > "Eksporter..." > vælg en aktiv "Danløn" integration eller sæt en ny op> "💰Fortsæt til løn-eksport" > "Download backup-filen til Danløn"
Filen vil højst sandsynlig blive gemt i dine overførsler på din computer. Som udgangspunkt er det vigtigt at du ikke åbner denne fil, da det kan forstyrre formatet.
Gå til Danløn > Løn > "Indlæs fra fil"
Tryk på "Vælg fil" og vælg filen.
Tryk til sidst på "Indlæs" i bunden.
Du vil nu få et overblik over timerne, ligesom når du sender timerne direkte fra Workfeed, inden du til sidst kan trykke på "Indlæs" for at få timerne på lønsedlerne.
Fejl I eksport
Integrationen kører som regel helt problemfrit, men nogle gange går det ikke helt så nemt som man gerne vil have det. Her er et par tips til hvordan du kan finde en evt. fejl i din eksport til Danløn.
Sørg for at alt ser rigtigt ud i Workfeed. Hvis tillæggende feks er sat forkert op i Workfeed så vil de overførte timer til Danløn også se forkerte ud.
Gennemgå opsætningen i Workfeed igen
Åbn indstillinger > Integrationer > Åbn lønintegrationer >Danløn > "Åbn bruger-matchning". Her skal du sørge for, at alle medarbejdere er matched til den korrekte medarbejder i Danløn. Desuden skal du vælge "Ignorer" ud for de medarbejdere, der ikke skal have sendt løn. Dette er feks. alle fuldtidsmedarbejdere og administratorer i Workfeed.
Tjek at alle medarbejdere, der skal have sendt løn til Danløn, har fået indtastet en timeløn i Workfeed. Dette kan du nemt gøre under indstillinger > Tidsregistrering > Timeløn. Du kan også gøre det enkeltvis på medarbejderne ved at åbne Team listen > Vælg en medarbejder > Tryk på "Rediger profil" > Løn > Timeløn.
Er løntyperne på dine Workfeed tillæg korrekte? Tjek at de løntyper der er indtastet på dine Workfeed tillæg er nogle løntyper som Danløn forstår. Feltet skal enten være tomt eller være en Danløn-løntype. Længere oppe har jeg lavet et eksempel hvor jeg bruger løntyperne O1 og O2.
Lav en manuel eksport til Danløn med CSV-fil. Når du uploader CVS-filen til Danløn vil Danløn give dig en letforståelig fejlbesked, feks at løntypen ikke findes eller at CVR-nummeret er forkert. Du kan bruge denne information til at rette til i Workfeed inden du overfører timerne igen.
Tjek at løntyperne på dine tillæg i Workfeed er sat op korrekt. Følg forklaring i Eksempel på overførsel med timeløn og tillæg
FAQ
Hvordan fungerer import af medarbejdere fra Danløn?
Du kan via teamlisten ➕ importere dine medarbejdere direkte fra Danløn. Du kan via menuen vælge hvilke medarbejdere der skal importeres og sende dem en direkte e-mail invitation til Workfeed.
Hvem bliver der sendt timer for til Danløn?
Alle matchede medarbejdere med en timeløn bliver sendt til Danløn når du trykker på "Send til Danløn". Vi sender ikke timer for medarbejdere der mangler et match, er blevet ignoreret, ikke har en timeløn eller har en fuldtidsløn.
Skal jeg oprette medarbejdere i begge systemer?
Ja, for at sende timerne til Danløn er det vigtigt at den samme medarbejder også findes i Danløn og er korrekt matched i Workfeed.
Kan jeg sende timer fra 1 Workfeed konto til 2 Danløn konti?
Ja, det er nu blevet muligt at du kan opsætte flere Danløn konti og vælge hvilke afdelinger/medarbejdere du ønsker at eksportere timer/løn for
Kan jeg skifte timelønnen til en anden linje end T4?
Desværre ikke direkte i Workfeed, men hvis du i stedet for at trykke på "Send til Danløn" trykker på knappen med en lille pil i lige til venstre for "Send til Danløn"-knappen kan du download en CSV-fil. I denne fil kan du ændre alle felter med med løntypen T4 til lige den løntype du vil have, feks T1. Sørg for at du gemmer filen i det korrekte CSV format igen inden du uploader filen til Danløn under løn > "Indlæs fra fil".
Hvad sker der hvis jeg ikke godkender stempeltider inden Eksport til Danløn?
Hvis du ikke godkender dine stempeltider vil det være de planlagte tider, der bliver sendt til Danløn. Hvis du feks lige har slået stempeluret til og ikke alle har fået gjort det kan du sagtens vælge at springe godkendelsen over og bare sende de planlagte timer til Danløn.
Hvordan inkluderer jeg min bogholder?
Når man har en bogholder er det vigtigt, at mindst 1 person har adgang til begge systemer. Det kan nemlig være rigtig svært at gennemskue overførslen af timer, hvis man ikke kan se, det der bliver overført fra Workfeed. Du kan oprette din bogholder præcis ligesom du ville en medarbejder og sørge for at give dem administrator-adgang.
Det ser forkert ud i Danløn hvad gør jeg?
Der er lidt forskellige ting, der kan være skyld i, at timerne ikke ser ud helt præcis som man gerne vil have dem. Vi opfordrer til, at man læser hele denne artikel igennem. Ellers påpeger vi et par ting i det nederste punkt i artiklen som kan hjælpe.