Dette er den komplette guide til integrationen mellem Dataløn og Workfeed. Integrationen i sig selv er super simpel, men der opstår naturligt nogle spørgsmål undervejs når det drejer sig om udbetaling af løn. Du kan finde svar på alle dine spørgsmål nedenfor!
Indhold
Opsætning af integration
Send timer til Dataløn fra Workfeed
Find de sendte timer i Dataløn
Fejl i Eksport
FAQ
Opsætning af integration
Sørg for at alle dine medarbejdere er oprettet i Dataløn
Åbn Workfeed > Indstillinger > Integrationer > Åbn lønintegrationer
Herefter vælger du > Visma Dataløn
Indtast din Dataløn-nøgle.
Log på Dataløn.
Vælg "Opsætning" > "Integration til andre systemer".
Find Workfeed I listen under "Tidsregistreringssystemer" og tryk på "Administrer".
Kopier nøglen og indsæt den i Workfeed.
Du skal nu matche medarbejdere. Matchingen sker automatisk ved at sammenligne navne mellem Workfeed og Dataløn, men man kan også vælge at matche dem manuelt.
Det er vigtigt at du gennemgår alle brugere og sørger for at de enten matcher eller bliver ignoreret. Dette bliver brugt til at sende timer til de rigtige medarbejdere i Dataløn. Timer bliver sendt for alle timelønnede. Ignorerede brugere, fuldtidslønnede og brugere uden timeløn får ikke sendt timer.
Sørg for at holde integrationen opdateret, når du får nye medarbejdere, ved at gå til indstillinger > integrationer > Dataløn > Indstillinger > "Match medarbejdere igen".
Opsætningen er nu færdig og du er klar til at køre løn.
Send timer til Dataløn fra Workfeed
I øverste venstre hjørne af vagtplanen skal du skifte fra "Vagtplan" til "Tidsregistrering"
Herinde skal du sørge for at sætte den korrekte periode, så du sender de korrekt timer til Dataløn. Hvis du har indstillet din lønperiode korrekt skal du vælge "Sidste lønperiode", men du kan sætte lige det dato interval du har brug for at sende timer for.
Under indstillinger > Tidsregistrering > Lønperiode kan du indstille din lønperiode så du nemt kan vælge din lønperiode fremover.
Hvis du bruger stempeluret eller på andre måder tillader at medarbejdere kan registrere deres egne timer vil alle de vagter, der afventer godkendelse, lægge sig i knappen i øverste højre hjørne. Hvis du undlader at godkende vagter inden du sender timer til Dataløn vil det være de planlagte timer i Workfeed der bliver sendt til Dataløn. Når du godkender vagterne vil det være de godkendte timer, der bliver sendt til Dataløn.
Gennemgå medarbejdere og tjek at alt ser rigtig ud inde du trykker på "Eksporter..." i øverste højre hjørne af tidsregistrering.
Der åbner sig nu et vindue hvor du har mulighed for at dobbelttjekke, at du har taget højde for det hele:
Er perioden afsluttet? Så du ikke sender timer der ikke er afholdt endnu.
Har alle fået tildelt timeløn?
Er der nogle, der mangler match?
Er der nogle vagter med ændringer der afventer godkendelse?
Du kan godt eksporterer timerne selvom alle reglerne ikke bliver overholdt. Feks du ved, at der er nogle vagter, der ikke har behov for godkendelse.
Tryk på "Send til Dataløn" og vent et øjeblik.
Find de sendte timer i Dataløn
Efter du har sendt timerne fra Workfeed til Dataløn skal du logge på Dataløn og gøre følgende:
Vælg: "Lønindberetning" > "Ny løn" > "Importer" > "Workfeed".
Vælg den periode du har sendt timer for fra Workfeed.
Tryk "Indlæs registrering".
Fejl I eksport
Integrationen kører som regel helt problemfrit, men nogle gange går det ikke helt så nemt som man gerne vil have det. Her er et par tips til hvordan du kan finde en evt. fejl i din eksport til Dataløn.
Sørg for at alt ser rigtigt ud i Workfeed. Hvis tillæggende feks er sat forkert op i Workfeed så vil de overførte timer til Dataløn også se forkerte ud.
Åbn indstillinger > Integrationer > Dataløn > Indstillinger "Match medarbejdere igen". Her skal du sørge for, at alle medarbejdere er matched til den korrekte medarbejder i Dataløn. Desuden skal du vælge "Ignorer" ud for de medarbejdere, der ikke skal have sendt løn. Dette er feks. alle fuldtidsmedarbejdere og administratorer i Workfeed.
Tjek at alle medarbejdere, der skal have sendt løn til Dataløn, har fået indtastet en timeløn i Workfeed. Dette kan du nemt gøre under indstillinger > Tidsregistrering > Timeløn. Du kan også gøre det enkeltvis på medarbejderne ved at åbne Team listen > Vælg en medarbejder > Tryk på "Rediger profil" > Løn > Timeløn.
FAQ
Hvordan fungerer import af medarbejdere fra Dataløn?
Åbn team listen > tryk på det blå "+" i øverste højre hjørne for at oprette nye brugere. Herinde skal du vælge fanen "Importer". Hvis du allerede er integrereret med Dataløn, så skal den lige have lov til at indlæse hvorefter du har mulighed for at importere nye eller gamle medarbejdere fra Dataløn.
Hvem bliver der sendt timer for til Dataløn?
Alle matchede medarbejdere med en timeløn bliver sendt til Dataløn når du trykker på "Send til Dataløn". Vi sender ikke timer for medarbejdere der mangler et match, er blevet ignoreret, ikke har en timeløn eller har en fuldtidsløn.
Skal jeg oprette medarbejdere i begge systemer?
Ja, for at sende timerne til Dataløn er det vigtigt, at den samme medarbejder også findes i Dataløn. Med integrationen sat op har du mulighed for løbende at importere medarbejdere fra Dataløn.
Hvad sker der hvis jeg ikke godkender stempeltider inden Eksport til Dataløn?
Hvis du ikke godkender dine stempeltider vil det være de planlagte tider, der bliver sendt til Dataløn. Hvis du feks lige har slået stempeluret til og ikke alle har fået checked ind og ud, kan du sagtens vælge at springe godkendelsen over og bare sende de planlagte timer til Dataløn.
Hvordan inkluderer jeg min bogholder?
Når man har en bogholder er det vigtigt, at mindst 1 person har adgang til begge systemer. Det kan nemlig være rigtig svært at gennemskue overførslen af timer, hvis man ikke kan se, det der bliver overført fra Workfeed. Du kan oprette din bogholder præcis ligesom du ville en medarbejder og sørge for at give dem administrator-adgang.